ジョブ分析テンプレート
このテンプレートで、コア タスクと能力、身体的な負荷、必要な教育、その他の要件を網羅する包括的なジョブ分析レポートを作成できます。このテンプレートは、独自にカスタマイズしたフォームを作成する出発点として利用できます。承認日や完了日を文書化する場合は、テンプレートの下部に署名欄を含めることができます。
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簡易ジョブ分析テンプレート
従業員ジョブ分析テンプレート
このジョブ分析は、従業員が業務や責任、さまざまな業務にかかる時間、必要な経験、(社内外を問わず) コミュニケーションをとっている相手など、自分の業務に関する質問に答えるようになっています。他にも、業務に必要なスキル、知識、資格に関する質問があります。また、このテンプレートは、面接者が従業員に質問し、その回答について話し合い、その答えを記録する面接形式にも使用できます。
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ジョブ安全分析テンプレート
ジョブ タスク分析ワークシート
ジョブ タスクと能力分析
ジョブ分析のメリット
どのような分析でも、異なる要素同士の関係を理解するためには、全体を要素に分解する必要があります。ジョブ分析は人材管理の重要な要素として、企業がさまざまな役割に関わる責任を深く理解するのに役立ち、より正確な職務記述、効果的なトレーニング資料、従業員に対する明確な期待事項、情報に基づいた採用決定を可能にします。
また、ジョブ分析は、応募者が職務において必要不可欠な資質と経験を備えているか、職務の給与等級が適切であるかを確認するのにも役立ちます。ジョブ分析は、プロセスや職場環境の調整や責任の委譲によって業務を改善する方法を検討するためにも使用できます。
ジョブ分析プロセスを理解する
ジョブ分析プロセスは、実行する方法がいくつかあります。場合によっては、アナリストが実行中の作業を観察し、記録します。その他にも、個々の従業員やグループに作業について話を聞く、従業員にアンケートに記入してもらう、従業員に実行したタスクを毎日記録してもらうなどの方法があります。また、業界やパフォーマンス基準に関連する技術専門家や書面による資料を参照して、作業の特徴や要件の情報を収集することもできます。
基本的なジョブ分析プロセスでは、タスクの詳細なリストや関連する能力など、作業に関する情報を収集し、評価尺度を使用して必要なタスクの頻度と重要性を判断します。タスク分析はジョブ分析の 1 つの構成要素ですが、作業プロセスを評価したり、特定のタスクをよりよく理解したりするために、個別に実施することもできます。ここでは、新入社員が満たす必要がある要件を特定するためのタスクと関連する能力を示すジョブ分析の例を示します。
従業員は 1 日を通してあらゆる種類の活動を行いますが、仕事のパフォーマンスを保つには、他のタスクよりも明らかに重要なタスクを見分ける必要があります。ジョブ分析で重要なタスクを判断するには、以下のような手順を踏みます。
- 業務に必要なタスクをリストアップする。
- タスクの重要度と実行頻度に基づいて、各タスクを評価する。
- 「未実行」と評価されたタスクを除き、各タスクの平均評価を計算する。
- 最小平均スコアを満たすタスクのみを含めることで、業務に不可欠なタスクを判断する。(しきい値は分析で使用する評価尺度の種類に基づいて決定。)
- 同じプロセスで能力を特定、評価し、業務にとって不可欠な能力を判断する。
- それぞれのタスクを完了するために必要な能力に基づいて、不可欠なタスクと能力を結び付ける。
- 結び付かないタスクと能力があれば取り除く。
この種の詳細なタスク分析を使用することで、作業プロセスを合理化し、効率を高めることができます。また、基本的な評価尺度以外に、さらなる評価が必要な活動や能力を明らかにすることもできます。ジョブ分析の主な目的は、新入社員の採用、安全基準の実施、給与等級の評価など、目標を達成するために効果的に分析できるジョブ情報を収集することです。
ジョブ分析テンプレートを作成する
業務の種類も分析の目的もさまざまであるため、すべてに対応するテンプレートは存在しません。しかし、ジョブ分析には一般的に似たような要素があります。業務と分析の実施理由に応じて盛り込むと良い項目のリストをご紹介します。
- 基本: 職種タイトル、所属部門、上司の名前、面接または観察を行った従業員の名前などの情報はすべて、識別情報として含めることができます。また、ポジションの給与範囲を含めることもできます。
- 職務範囲の概要: 職務の目的と責任の簡単な要約で、分析の概要と内容を説明することができます。
- タスクのリスト: 実行する職務の頻度に加えて、各タスクを簡単に説明できます。
- 仕事関係者: 業務を行う人が連絡した相手と、その連絡の理由と頻度から、コミュニケーションの重要性と必要なスキルを判断します。
- 意思決定権限: 業務の報告体制、受けた監督、従業員の重要な意思決定の自由度などの要素に関する情報を含めることができます。
- 監督責任: 他の従業員を監督する職務の場合は、対象の従業員名をリストアップすることができます。これは監督者のレベルや、出した指示の種類を調べる機会にもなります。
- 身体的労力: この項目では、コンピューターの前に長時間座る業務や肉体労働を伴う業務、屈む、持ち上げる、狭い場所での作業など、必要とされる体勢に関する詳細な情報を含め、身体的な負担について概説することができます。
- 使用ツール: 身体的な労力やスキルに関連して、業務で使用するツールや機器の概要を示します。
- 労働条件: これは、安全上の考慮事項、騒音、振動、粉塵、ガスへの暴露の量など、労働環境についての項目です。
- 教育と経験: 職務遂行に必要な具体的な学歴や研修、必要な経験の年数や種類などです。
- スキル: 知識、スキル、能力 (KSA) は、多くの場合、タスクの完了に必要な能力とともにグループ化されます。スキルには、特定のソフトウェアの使用やタイピング能力、特定の言語での会話能力、電話での効果的なコミュニケーション能力などがあります。
- その他の要件: 出張が多いなど、上記のカテゴリーにあてはまらない要件は、追加の項目が必要な場合があります。
- 評価尺度: 通常、評価尺度は分析フォーム全体を通じて使用し、実行したタスク、使用スキル、発生した危険性の頻度と重要性を判断します。
職務内容の作成や適切な人材採用に焦点を当てたジョブ分析には、細部に気を配るなど、その人材に必要な資質や優先される特質に関する情報も含めることができます。整理されたテンプレートを作成すれば、手順を標準化でき、ジョブ分析プロセスの実装と繰り返しが簡単にできるようになります。
人事向け Smartsheet でジョブ分析を改善
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