IT PMO とは何ですか?
情報テクノロジープロジェクト管理オフィス（IT PMO) は、テクノロジー関連プロジェクトを効果的に管理するために、プロジェクトの監視と取り組み規則を提供します。 IT PMOは、プロジェクト管理 (PM) のベストプラクティス、プロセス、リソース、関連ツールの監視員です。
多くの組織にとって、PMO は IT 部門から始まっています。 なぜなら、かなりの数の IT プロジェクトで構造が必要になるためです。 例えば、ソフトウェア開発ライフサイクル (SDLC) を採用するプロジェクトは、計画設定、必要条件の調査、設計、開発、テスト、展開/実施、プロジェクト停止という要素からなり、IT 関連の構造を要求します。 最高情報責任者 (CIO) が多くの場合監督する今日の IT PMOにより、プロジェクトコスト、スケジュール、リソースの割り当てに鋭く焦点を当てて、現代のプロジェクト管理とポートフォリオ管理プラクティスが適用されます。
IT 業界におけるPMOの略語は何ですか?
プロジェクト管理オフィス (PMO) は、テクノロジー関連のプロジェクトを中心に IT PMO として知られています。
PMOとPMの違いは何ですか?
PMOは、プロジェクト管理プロセス、ベストプラクティス手法、プロジェクトスコープ、複数のプロジェクトに関連するリスク管理として監視・指導します。 プロジェクト管理協会 (PMI) によると、「PMO は組織の戦略的変化を可能にする」ということです。
対照的に、PM は、時間と予算に焦点を当てて、アイデアを出す段階から完了までプロジェクトを管理する PMO の特殊領域です。 会社がプロジェクトを承認して計画すると、プロジェクトマネージャーは納品を管理します。
異なるタイプのPMOとは?
PMOは、会社の規模、ビジネスニーズ、戦略的目標に基づき、様々な形で提供されます。 様々な関係者や顧客をサポートするために、外部または内部的に対応することができます。 プロセスの標準化や知識・ツールの共有に役立つこともあれば、プロジェクトを組織の目標に整合させるものもあります。
企業が社内PMOを組織するために使用する方法は次のとおりです。
- 個別PMO： これらは、単一のプロジェクトの計画設定、ドキュメント作業、実行をサポートします。
- 部のPMOまたは課のPMO： これらのPMOは、特定の部の目標達成のために、複数のプロジェクトを統合および調整します。 IT PMOは、部のPMO の一例です。
- 組織PMO： 企業戦略と組織目標を、組織全体のプロジェクト管理のためのリソース配分と能力管理に整合させるハイレベルな戦略的プロジェクト計画設定。
貴方のビジネスに必要なコントロールの影響力レベルに基づき、PMOには次の3タイプがあります。
- サポートPMO： サポートするPMOは、最小限の制御レベルを保証します。 サポートするPMOは、プロジェクト管理の専門知識、テンプレート、ツール、トレーニング、管理フレームワークの情報保管場所として機能します。
- 制御PMO： 制御PMOにより、より多くのコンプライアンス要求またはプロジェクト制御が導入されます。 制御PMOは、特定の作業ツール、テンプレートおよび制御要求を受け入れるよう請求します。
- 指導管理PMO： 指導管理PMOは、全制御指令、制御管理、コンプライアンス、経営管理をプロジェクトに与えます。
IT PMOと企業PMOの比較
多くの企業は2つの異なるPMO構造を持っています。 IT PMOは、全ての IT 関連プロジェクトを管理するための IT実体です。 対照的に、ビジネス PMO または企業PMO (EPMO) は、会計、人事、製造、マーケティング、ロジスティクス等の複数部門の部門間プロジェクト管理を行います。
IT PMOはなぜ重要なのですか?
企業がビジネスのあらゆる側面で急速な成長とテクノロジーの変化に対応しようと努力する時、IT PMOは適切で、利用可能かつ実績のあるサポートを提供します。 IT PMOの新規構想は、通常、次のいずれかが実現すると企業の優先事項になります：
- 諸目的と目標が満たされていない。
- 合併や買収等、大きなビジネスイベントが発生しています。
- Y2K のように重要なマイルストーン（段階）に達しています。
- 経営陣は、制御と可視性の向上を求めています。
- プロジェクトは継続的に失敗しています。
- コストは管理しにくくなり、収益に影響を与えています。
- 標準化された PM のベストプラクティスと意思決定フレームワークには欠けています。
- リソース配分の問題が発生する。
- 制御管理とプロジェクト納品の請求とのバランスをとる必要があります。
IT PMOとは、PM戦略を策定し、全面的にITプロジェクト管理を実行する組織構造です。 PMOプロセスでは、次の事項を保証します。
- 人と活動諸目標に向かっています。
- プロジェクトは、ターゲットを定め、期限内に、予算内で行われます。
- 会社は適切なプロジェクトを重点的に取り扱っています。
- 会社はリスクを軽減します。
- 顧客と関係者の与えるインパクトが明確です。
- 会社はリソースを適切に割り当てます。
- プロジェクトの依存関係は明確です。
一貫性と自動化によって大規模な仕事を実現します。
Smartsheetコントロールセンターは、プロジェクトおよびポートフォリオ管理ツールで、この管理ツールがSmartsheetの中核的価値を基に作成され、プロジェクト作成を自動化することで、一貫性と可視性を大きな規模で実現します。
コントロールセンターにより、貴方のプログラムの全ライフサイクル並びにプログラムの一部である全プロジェクトと全プロセスを管理できます。
IT PMOの構造
効果的なIT PMOを構築するには、柔軟性があり、組織され、戦略的に調整されたプロセスが必要です。 また、採用、トレーニング、新人社員教育、適切な人材とのコミュニケーションも重要な要素です。
IT PMOは、多くの場合、IT部門、PMOディレクターまたはマネージャー、ITプロジェクトマネージャー、ソフトウェアエンジニア、データアナリスト、変更マネージャー、トレーニングスタッフ、サポートスタッフのサポートを必要とします。 プロジェクトのスコープ（範囲）によって、どの技能とチームメンバーが最も適しているか決定します。
IT PMOの役割
PMOのディレクターまたはマネージャーの指導で、スタッフは戦略的目標を補完する必要があります。 一般的に、スタッフ候補者は戦略的思考を持ち、財務的に精通し、有能で、柔軟性があり、プロセス指向がある必要があります。 加えて、メンバーはチームワークとコミュニケーションの両方に長けている必要があります。
IT業界におけるPMOの役割は何ですか?
IT PMOは、プロジェクトを成功に導くために、指導、タイムライン（予定表）、リソース、ツールを提供するよう系統立てられています。 同オフィスでは、通常複数のプロジェクトを戦略的なレベルで処理します。
最も発達したPMOでは、以下の事項が提供されます。
- サポート： PMOは、お役所主義の傾向を減らし、期待値を管理することでチームを成功に導きます。 トレーニング、コーチング、新入社員教育も提供しています。
- ナレッジ（知識）： 効率性とは、何がうまくいき何がうまくいかなかったかについての知識を共有することです。 PMOは、知識を一元化して再現性を高めます。
- 履歴とトレーサビリティ： PMOは、過去の記録と進行中の文書を、透明性が高くアクセスしやすい形式で管理し、今後とられる決定をサポートします。
- 制御管理（ガバナンス）： PMOは、適切な人材配置、プログラムの構成、監査に渡る全てのレベルで報告義務を保持します。
PMOの中核機能についての詳細は、「PMO中核機能ソリューションガイド」をご覧 ください。”
優れたIT PMOの特徴
IT PMOの複雑さはビジネスごとに異なりますが、成功のための要素は変わりません。 IT PMOは、効率的な構造と質の高いリーダーシップが一つになって成功を収めます。 優れたIT PMOの特徴を以下に示します。
- 企業戦略に合わせ、プロセス改善に重点を置く
- 変化への対応と戦略の変化
- 情報とベストプラクティスを共有し、プロセスを管理
- テンプレート、ツール、リソースを提供
- ハイレベルパフォーマンスのためのトレーニング、新人社員教育、コーチングを促進します
- 技術的見識を持つ
- PMI認定スタッフがいる
最後に、優れたIT PMOは、プロジェクトの活動、結果、継続的改善に透明性持たせることで、全社レベルでの支援を得ています。
IT PMOのプロセスと戦略
IT PMOは、実績あるプロセスとビジネスに沿った戦略を活用する才能ある人材が集まります。 IT PMOは、共同作業、共通のビジョン、成功を促進するマイルストーン（重要段階）、定義されたプロセス、ツール、コミュニケーションを提供します。 また、トラブルシューティングや必要に応じてコースを変更することで、問題を特定し、それに対応します。
コスト削減と効率性向上という全体目標の一部として、IT PMOはリソースの効率的な使用、最適なコミュニケーション、大幅なエラー削減を促進します。 繰り返し可能なプロセスと共有された情報により、IT PMOはプロジェクトを改善し、会社が時間に正確で予算に合った納品を達成できるようにします。
IT PMOが採用し、広めようとする数多くの方法論やフレームワークには、以下のものが含まれます。
プロジェクト管理方法論の完全なガイドについては、「適切なプロジェクト管理方法論の選択方法」をお読みください。”
IT PMO指標
優れたPMOは、結果を測定して継続的に改善します。これは部署の価値を証明し、コスト中心の徴候を避けるために重要です。 PMO戦略では、改善が継続的要因であるため、測定用に適切な指標を選択することが非常に重要です。
測定によって、物事が必要に応じてなにが機能しているかを証明できる一方で、改善の機会も浮き彫りになります。 KPIは、人や文化への影響の評価の計るため、不可欠になります。 以下に、必要なIT PMO測定をいくつかご紹介します：
- 統計分析： 統計分析は絵を描き、PMOプロセスによって成果、タイムライン、納品物がどのように改善されるかを表示します。 IT PMOが測定したい統計の例を以下に示します。
- 1 年で完了したPMO管理プロジェクトと非PMO管理プロジェクトの数
- 推定コストおよびリソース配分 対 実際の納品物コスト
- マイルストーン/タイムラインのインパクト
- 投資収益率 (ROI)
- チームメンバーアンケート： PMO が仕事に与える影響についてプロジェクトメンバーにアンケートを行い、関係者を考慮に入れる。 ここでは、プロジェクトメンバーに質問する質問の例をいくつかご紹介します：
- 会社は、どのような方法でコミュニケーションやプロセスを改善することができますか?
- PMOは仕事の満足度にいかなる影響を与えますか?
- コーチングと新社員教育の価値は?
IT PMOの利点
PMOは、リスク、意思決定、変更、対立、タイムラインを全員が把握できる構造を供給します。 今日、ITプロジェクトは数において増加し、その複雑さも増していて、C-suiteからスタッフのサポートまで、関係者は様々なレベルで関与し関心を持っています。 プロジェクト管理協会によると、チャンピオン (つまり、 業績の高い企業）の80%がPMOを持っています。 IT PMOの利点は次のとおりです。
IT PMOの課題
IT PMOが必要かどうかを判断する方法は?
IT PMOが組織に適しているかどうかを判断するには、貴方の業務構造を見てみましょう。 プロジェクト・マネジメント・エッセンシャルズ創設主要メンバーであるアラン・ザッカー（Alan Zucker）氏は、以下の提案を行っています。
IT PMOの設定方法は?
IT PMOを順調に進めるために、以下の技能のある進行役の参加をザッカー氏は勧めます。 「業界の専門家は、組織が「あるべき」状態であるための問題点や要望点を特定するプロセスを通して利害関係者を決めます。 このプロセスは、組織が必要とするPMOの種類を定義するのに役立ちます。」
IT PMOチェックリストの使用を開始する
IT PMOビジョンおよび使命発表テンプレート
あるビジョンおよび使命の公表は、IT PMOが独自の目的、機能、目標をスタッフ、関係者、その他のビジネスパートナーに伝える際に役立ちます。 このテンプレートを使って、ビジョンと使命を宣言します。
IT PMOビジョンおよび使命発表テンプレートをダウンロードする。
IT PMOのベストプラクティス
IT PMOは、大小様々なプロジェクトを処理します。 PMOオペレーションを最適化し、信頼性を高め、摩擦・遅滞・コスト超過・修正課題のないプロジェクトを管理するためには、標準的かつインパクトのあるベストプラクティスが必要です。
- 一元化されたコミュニケーション： 一元化されたコミュニケーションは、透明性の高い協力体制と情報共有によって問題を最小限に抑え、チームにそして経営上層部に利益をもたらします。
- トレーニング、コーチング、新人社員教育： これらの活動は、チームの価値と PMOプロセスの有効性を高めます。
- PMO テンプレートとツール： 事前に定義されたテンプレートと適切なプロジェクト管理ツールによって、コミュニケーション、リソースの割り当て、トレーニングが簡素化されます。
- 共同リソース管理： 標準的なリソース管理プロセスと情報の透明性により、無駄やエラーを削減します。
- 標準化された方法論またはフレームワーク： 全員が合意したベストプラクティスのフレームワークを遵守していれば、プロジェクト管理は一貫性を持ち、全員が同じ言語を話すという状況が保証されます。
- 定義された役割と責任： 役割を明確に定義し、伝達することで、作業の責任と報告責任を簡単に割り当てることができます。
IT PMOツール
IT PMOの採用と成功に向けた最も効果的な戦略の1つに、適切なフレームワーク・人材・プロセス・ツールの選択と導入があります。 ツールは、変化を追跡・報告・管理し、そのライフサイクルを通じてITプロジェクトを追う機能をサポートする必要があります。
導入の成功および高レベルのユーザーの採用は、一貫性を高め、PMOの標準化されたプロセスをサポートして実施することで、プロジェクトの納品を加速できます。 ツールを使えば、生産性が向上し、チームや C-suite管理のためにプロジェクトの可視性が向上し、より良い意思決定が可能になります。 以下にPMOツールの機能と特徴を網羅します。
- 導入と使用のしやすさ
- タイムラインと進捗の追跡
- 共同作業機能
- ガントチャート、カンバン カード、およびその他の表示に関する可視性
- ファイル保管
- 自動化と変更管理
- プロジェクトの保存
- レポートとダッシュボード
- モバイルアクセス
- リソースと能力管理
IT PMOの未来
デジタルトランスフォーメーションは、企業が質を維持しながら、より迅速に動く必要性を高めています。 つまり、より多くの作業をより迅速に行うためには、全チームがプロセスとツールを最適化する必要があります。
モバイルアプリケーション、カスタマーサービスのためのAI、または新しい会計システムを導入する場合、テクノロジーが部門の効率性確保のための中核を占めるので、その仕事の大部分は IT部門の担当となります。
PMOが、全事業部門で機能する統合モデルへと進化することが期待されます。 ガートナー（Gartner）氏によると、2030 年までに、人工知能 (AI) がデータ収集、追跡、レポート等の従来のPM機能を引き受けるため、今日のプロジェクト管理 (PM) の80% が除去されると予測しています[1]。 私たちは、AI を活用する動向により、PMOは基本的な従来のPM活動の一部を処理するために高度なテクノロジーを使うようになり、プロジェクトマネージャーがより戦略的なイニシアチブに集中できるようになると考えています。
ザッカー氏は、「アジャイルプラクティスを採用する組織が増えるにつれ、歴史的に導管理と制御に重点を置く従来のPMOは、順応と変更を余儀なくされるでしょう。 PMOは大規模なアジャイル企業で役割を果たしますが、価値の継続的な提供に焦点を当てた共同アプローチを行う必要があるでしょう。」
ガートナー社の2019年3月20日のプレスリリースで、「人工知能が作業を継ぎ、今日のプロジェクト管理タスクの80%は2030年までに除去されるとガートナーは述べている。」と発表されました。 https：//www。gartner。com/en/newsroom/press-releases/2019-03-20-gartner-says-80-percent-of-today-s-project-management
プロジェクト管理のSmartsheetで IT PMOを最適化
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