プロジェクト管理ソフトウェアに投資するべきタイミングを見きわめるには？
管理プロセスが合理化よりも多くの作業を作り出している場合は、プロジェクト管理ソフトウェアへの投資を検討する必要があります。仕事で使うアプリがあまりにも多くなり、会議に多くの時間がかかっている場合、PM ソフトウェアが役立ちます。
以下のような状況では、より良いツールが必要です。
- 多くの時間を、会議やメールで他のメンバーのステータスを更新することに費やしている。
- データを複数のプラットフォームで最新の状態に保つことができず、アクセスできない場合がある。
- 締め切りに間に合わないことが頻繁にあり、一般的な障害を予測できない。
- データを整理し、レポートを手動で生成するのに時間がかかりすぎている。
多くの小規模企業は、すでに知っているツールを使って、組織化されたプロジェクト管理へのアプローチを開始しています。Microsoft Excel などのスプレッドシート ツールは、状況によっては最適ですが、組織が成長するにつれて、そのプロセスや需要も高まります。Excel は、組み込みのレポート、リアルタイムの更新、拡張性など、大企業が必要とするツールの多くを提供することができません。
The Spanish Group (ザ スパニッシュ グループ) の CEO であるサルヴァドール・オルドリカ氏は、Excel などの静的システムに対する専用プロジェクト管理ソフトウェアの利点について説明します:「すべての Excel プロセスをまとめる 1 つの専用ソリューションがあると想像してみてください。それらの中では、すべてのデータが 1 つの場所で利用でき、すべてのプロジェクト情報を 1 か所に配置できるため、非常に便利です。すべてのタスクを計画し、完了済みとしてマークすることができ、顧客データ、プロジェクトリソース、経費のみならず、過去および今後のカレンダーイベントも参照できます。請求書は自動的にクライアントに送信できます。データに即時にアクセスでき、すべてのデータが 1 か所にまとまっているため、数回クリックするだけで簡単にチームと共有できます。スプレッドシートファイルを切り替えてデータを見つける必要はありません」
プロジェクト管理ソフトウェアは、これらのユースケースに特化して構築されており、共同作業、ステータスレポートと追跡、小規模なオペレーションから大規模で複雑なセットアップへの拡張に関しては、はるかに強力です。また、多くの企業は、プロジェクト管理ソフトウェアは、リモートワークへの移行や、それに伴う非同期コミュニケーションに不可欠であると報告しています。
プロジェクト管理ソフトウェアに求めるべきもの
現在のアプローチの問題に対処し、不足している部分を埋めるプロジェクト管理ソフトウェアを探しましょう。適切なツールは、既存のソフトウェアやプロセスと統合でき、作業を容易にし、予算内に収まるものであるはずです。
「私は自分でいくつかの事業を経営しており、コンサルタントとしてクライアントと働くかたわら、PM の専門家を訓練し指導しています」と、OSP International (OST インターナショナル) の社長で PM に関するポッドキャストを配信している Cornelius Fichtner (コーネリアス・フィハトナー) 氏は言います。「私はこれまで、プロジェクト管理ソフトウェアをかなり広範に使用する機会を得てきました。私が日常的に使用している主な機能は、プロジェクトの計画とスケジューリング、コミュニケーション機能、ドキュメントです。これらがうまく機能しないと、プロジェクトを整理し、チームメンバーにタスクを割り当てる能力は非常に制限されます」。
さらに、PM ソフトウェアを探している場合は、次の点について検討してください。
- チームのニーズ: 現在のソフトウェアツールの中で、チームが最も使用している機能を見きわめます。ソフトウェアを選択する際には、利用可能な機能だけでなく、実際に使用する機能に基づいて選択します。
「私たちは、既存のプロジェクト管理ツールがどの時点で目的を果たさなくなり、物事をより複雑にしたのかを把握する必要がありました」と語るのは、VEM Tooling (VEM ツーリング) のセールスディレクターである David Reid (デイビッド・リード) 氏です。「効率を向上させるために、リソースの管理、割り当て、見積もりを容易にするものを必要としていました。そのため、チームが必要とするすべての機能をリストアップすることにしました」。
- 考え抜かれた設計: 現代のプロジェクト管理ソフトウェアは、考え抜かれたユーザーエクスペリエンスを提供でき、直感的に使用できるものであるはずです。ほとんどのソフトウェアは私用マニュアルを備えていますが、基本的な機能はツールを少し触れば簡単に使えるようにしておく必要があります。
- 製品サポート: レビューを読み、提供されるサポートの種類について営業担当者とチャットします。ソフトウェアによっては、システムの設定、従業員のオンボーディング、製品の使用に関するトレーニングなど、単なる技術サポート以上のサポートを提供している場合があります。
- 予算: ほとんどのプロジェクト管理ソフトウェア ツールは、ユーザー 1 人あたりの月額料金が定められたサブスクリプション モデルで提供されています。ほとんどの場合、複数の価格レベルが用意されており、特定の上位レベルの機能の無料トライアルを提供する企業や、基本的な機能を無料で継続的に提供する企業も多くあります。組織に合ったオンプレミスソリューションを一度きりに購入するだけで済む場合があります。
毎月および年間のサブスクリプション コストと、そのソフトを使用することによって従業員が節約できる時間のコストを考慮してください。ほとんどのサブスクリプションは 1 人あたり月額 50 ドル未満で利用できるため、各従業員がその製品を使用して 1 〜 2 時間を節約できるなら、元が取れるかもしれません。使える機能を追加しようとするとコストは高くなりますが、それらの機能が必要ない場合は、追加の経費が正当化されない場合があります。
「各ツールのコストを比較してください」と、Gold Tree Consulting (ゴールド ツリー コンサルティング) の創設者である Sam Cohen (サム・コーエン) 氏は示唆しています。「ソフトウェアが提供するすべての機能とその価格を確認してください。結局のところ、会社に必要のない機能に支払うことは避けた方がよいでしょう」と同氏は述べています。 - 節約が見込まれる時間数: 自動化は、プロジェクト管理ソフトウェアが提供する最も強力なツールの 1 つです。自動化を使用すると、ワークフローをより効率的にし、納期をチームに前もって知らせ、繰り返しのタスクに費やす時間を短縮できます。
- 共同作業: 優れたプロジェクト管理ツールは、共有ファイル、ダッシュボード、カレンダーへのアクセスを可能にすることによって、共同作業を促進します。多くのチームメンバーが必要に応じてプロジェクトを作成または編集できるように、階層化されたアクセス権を提供しています。
- 柔軟な計画オプション: すべてのプロジェクトが異なるため、チームに最適な計画を立てるのに役立つツールを選択しましょう。多くのプロジェクト管理ソリューションでは、スプレッドシート、ガントチャート、カードビューまたはカンバンビューにより、プロジェクトを効率的に整理して計画します。
プロジェクト管理ソフトウェアを選択する方法
プロジェクト管理ソフトウェアを選択する最良の方法は、すべてのオプションについて時間をかけて検討することです。必要なツールと機能について競合する複数の製品を比較し、無料トライアルを利用しましょう。自社の成長に合わせてスケーリングできるかどうか、またその方法についても検討してください。
ここでは、チームや組織に最適な PM ソフトウェアを特定するためのステップをいくつかご紹介します。
- 機能をリストアップするのリストを作成する: 現在使用しているプログラムを調べ、自社にとって重要な機能をリストアップします。チームと相談し、現在使用しているツールに重大な不足部分があるかどうかを判断し、その不足部分を埋めるツールを探します。現行のツールと新しいプロジェクト管理ソフトウェアとを統合できるかどうか、または置き換えることができるかどうかについても検討してください。
- リサーチ: 選択肢を調査し、類似する機能を調べます。比較チャートを使用して、必要な機能を提供する製品を確認します。さまざまなツールを使用している同業者と話し、ポジティブ、ネガティブ両方のユーザーレビューを読みます。また、多くの企業が自社製品と競合他社との比較を並べて提供しています。
「検索エンジン、業界誌、専門レビューを使用しながら、他のプロジェクトマネージャーにアドバイスを求めました」とリード氏は指摘します。「その後、テストする選択肢を 5 社のサプライヤーに絞り込みました。テクノロジーと、各オプションへの移行費用についても調べました。続いて、リストに記載されているすべてのソフトウェア プロバイダーについてテスト運用を開始し、その動作を確認しました」。 - 利用可能なトライアルの活用: 無料トライアルや、低コストの下位機能を試すことにより、その製品がチームに適しているかどうかを確認します。表面的には優れているように見えても、使い方が難しかったり、組織に必要な機能が不足していたりする製品が数多くあります。「無料トライアルを使用することにより、各ツールをテストし、パフォーマンスが自社のワークフローに適しているかどうかを確認できます」とコーエン氏はアドバイスします。
- 営業担当者と話す: 製品を提供する企業が顧客とどのように関わっているか、サポートを提供しているかどうかを確認します 。導入とトレーニングの全段階を通じて継続的なサポートを提供し、製品の寿命を通じて技術サポートを提供する知識豊富なスタッフを持つ会社を選択してください。
- セキュリティプロトコルを確認する: 選択した製品が厳格なセキュリティガイドラインを遵守し、自社と顧客のデータを保護できるかどうかを確認します。
- 早期にリサーチを開始: 可能であれば、必要性が差し迫る前に、プロジェクト管理ソフトウェアに関するリサーチを開始して、決定を急がないようにします。1 ～ 2 日で簡単に展開できる製品もありますが、より強力なソリューションの実装と完全なカスタマイズには数週間かかる場合があります。
- チームを関与させる: チームの意見を考慮に入れましょう。チームは、過去にさまざまな製品を使用したり、役割に応じた特定の機能を探したりしたことがあるかもしれません。また、日々の業務に役立つツールについて何か意見を持っている可能性もあります。
プロジェクト管理ソフトウェアの検討に際して検討すべき質問
プロジェクト管理ソフトウェアを選択する際には、多くの質問が出てくるのも当然です。コストから機能まで、移行を念頭に置きながら検討すべき最適な質問をまとめました。
プロジェクト管理ソフトウェアについて調査する際には、以下の質問を検討しましょう。
- 自分のチームにはどの機能が役立つだろうか？チームと協力して、必要かつ希望する機能をリストアップしましょう。実は以前にチームに適した製品を使っていたことに気づくかもしれません。
「私がさまざまなソフトウェア プラットフォームを評価する際に使う秘密兵器 1 つは、フリーランサーとしての経験です。私はフリーランサーとしてスタートしましたが、その経験を通じて、業界のさまざまなソフトウェアプラットフォームや管理プラクティスについて多くのことを学ぶ機会を得ました。現在は CEO として働いているため、フリーランサーとしての視点が欠けてしまいますが、フリーランサーのオンボーディングやオフボーディングの際に彼らとどのように情報共有するか、という点を常に自問しています」と、Pixoul (ピクソウル) の創設者兼 CEO である Devon Fata (デボン・ファタ) 氏は述べています。 - どのプロセスを改善したいか？チームと話し合い、現在のソフトウェアでは改善するのに限界があるプロセスを洗い出します。「私のチームが直面した主な課題は、スケジューリングと時間管理でした」とコーエン氏は言います。「プロジェクト管理ツールを使って、この問題を乗り越えることができました。現在では、タスクを全員にスケジュールし、大きな問題につながる可能性があったボトルネックを防ぐことができています」。
- 予算はどれくらいか？プロジェクト管理ソフトウェアの予算を決定します。現在のプロセスの人件費を考慮し、プロジェクト管理ソフトウェアによって節約できる時間と比較します。多くの製品は、無料または低コストの製品層を提供したり、ライセンスなしでアクセスを提供したりしています。ソフトウェアの使用に有料ライセンスが必要なのは、プロジェクトマネージャーと管理レベルの従業員だけである場合もあります。
「特にリモートワーク従業員の管理において、ライセンスの数が少なくて済むことは、私たちにとって大きなプラスでした」とコーエン氏は自身の経験を述べています。 - このソフトウェア企業は販売を始めてからしばらく経っているか？検討している製品を提供している企業についていくらか調査を行います。しばらく前から続いている企業は、サービス提供やサポートを完成させるのに長い時間を費やしてきたため、時代遅れになるリスクが少ない可能性があります。
- 製品アップデートはたくさんあるが、それはどのような影響を及ぼすのか？製品の更新は素晴らしいものであり、一般的にバグを修正し、機能を追加します。多くの企業が購入後に発表される製品アップデートをウェブサイトに公開しており、ユーザーが可能な限りスムーズに更新できるように取り組んでいます。
- この製品について自社と類似するユーザーからのクチコミがあるか？プロジェクト管理ソリューションが組織に適しているかどうかを確認する最良の方法の 1 つは、実際に使用したユーザーのレビューを見つけることです。自社と類似した業界と規模の企業が発信しているポジティブなレビューとネガティブなレビューの両方を探して、それらの企業の経験を参考にしましょう。
- 製品のサポートを長期的に提供してるか？製品を長年使用する予定がある場合、継続的なサポートは非常に重要です。競合する製品が、継続的な更新を通じて製品をサポートしてきた実績を持っているかどうかを確認してください。
- 利用開始時のトレーニングとオンボーディング、新製品や機能のサポートを提供しているか？ほとんどの企業と同じく、ソフトウェアとその主要な更新についてトレーニングを提供しているかどうかを確認しておくことには価値があります。
- 製品の機能は自社のプロセスに合っているか、それともプロセスの方を大幅に変更する必要があるか？現在のプロセスに対応するソフトウェアを選択しましょう。とはいえ、新しいソフトウェアを採用することによって、新しい有益なプロセスチャネルを開くことができるかもしれません。
「リモートビジネスモデルへの移行にあたって最大の課題となったのは、コミュニケーションでした。柔軟に働けるようにしましたが、それは、従業員が異なる時間に勤務することを意味しました。プロジェクト管理ソフトウェアにより、割り当てられたタスクを各チームメンバーに非同期で伝えることができます。「プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、コミュニケーションを合理化し、部門間の共同作業を支援できます」と、UpShift Work (アップシフト ワーク) の CEO、Steve Anevski (スティーブ・アネフスキー) 氏は説明します。
- 現在使用しているアプリと統合可能か？現在のツールの一部を新しいツールと一緒に使用し続けることができれば、チームからより簡単に賛同を得られます。多くのプロジェクト管理ソフトウェアソリューションは、Slack、Google Workspace、Microsoft OneDrive などの一般的なアプリと統合可能です。
- ソフトウェアを完全に実装するのにどのくらいの時間がかかるか？ソフトウェアの完全実装には、その複雑さに応じて、数日から数週間かかる場合があります。チームのオンボーディングとプロジェクトの移行に必要な時間を見積もりましょう。
- テクノロジーに詳しくないチームメンバーでも直感的に使えるユーザーインターフェイスになっているか？優れたソフトウェアは、平均的なユーザーでも直感的に使えるように設計されています。最近のプロジェクト管理ソフトウェアは、ユーザーエクスペリエンスを念頭に置いて設計されています。
プロジェクト管理ソフトウェアの要件
プロジェクト管理ソフトウェアは、可能な限り多くのニーズを満たすものである必要があります。現在のプロセスの問題点を特定して、必要なツールと機能を決定します。これらの問題を軽減するのに役立つ機能を備えた製品を選択してください。
Anevski (アネヴスキ) 氏は、ビジネスに合ったプロジェクト管理ソリューションを選択する方法について、次のように述べています。「部門間の共同作業を強化するプロジェクト管理ツールは、当社のビジネスに不可欠な要素となってきました。理想的なツールを探す際には、どのプラットフォームがニーズに最も適しているかを判断するために、まず、ビジネスニーズを評価しました。私はプロジェクトを処理する際に従業員が直面する問題を特定し、リスト化しました。次に、これらの問題を、ソフトウェアを通じて解決する方法について調べました。さまざまなツールを調査し、それらの機能によって優先順位を付けるようにしました」。
組織のニーズは、ビジネスの規模、業界、性質によって異なります。とはいえ、ほとんどの企業が必要とするプロジェクト管理ソフトウェアは以下の機能を備えています。
- 共同作業ツール: これらのツールには、チャットや 非同期コミュニケーション ツール、リアルタイムの更新、ファイル共有、階層化されたアカウントアクセスが含まれます。共同作業ツールは、チームメンバー、クライアント、その他の関係者間の可視性とコミュニケーションを促進します。
- 計画ツール: これらのツールには、チャート、スプレッドシート、ダッシュボード、カレンダーが含まれており、タスクのスケジュール、ステータスの追跡、レポートの作成に使用されます。
- リソース管理ツール: このカテゴリーには、タスク管理、自動化、リマインダー、通知が含まれます。リソース管理を使用すると、チームは労働を賢く分割し、プロジェクトに効率的にアプローチできます。
- タイム追跡ツール: これには、従業員向けのタイムシート、個々のタスクの時間追跡、納期を設定する機能が含まれます。時間追跡は労働時間を計算し、納期を逃さないようにする機能です。
チームが求める要件
企業のニーズが異なるように、チームのニーズも異なります。プロジェクトに適用する傾向のあるプロセスや手法 (例: Waterfall、Agile) など、チームのニーズを反映したツールを選択しましょう。
Waterfall や Kanban などの積極的なプロジェクト管理手法を使用しているチームは、役割を厳密に定義し、締め切りを簡単に設定し、リマインダーを自動化して、明確に定義されたステップを通じてプロジェクトを動かすためのツールを必要としています。このようなチームにとっては、定期レポートの自動化ツールも便利です。Agile や Scrum などの、より柔軟な手法を使用するチームは、大規模なプロジェクトを、個人に割り当てられる小さなタスクに分割できるツールを好む場合があります。また、Agile 手法を採用するチームは、統合されたコミュニケーションツールや、同僚がリアルタイムで更新できるダッシュボードにも大きなメリットを感じます。
機能要件
プロジェクト管理ソフトウェアは、個々のチームが求める要件を満たしていることに加えて、使い方が比較的簡単で、企業の成長に合わせて適切にスケーリングできること、また、ユーザーの役割に基づいてアクセスを管理でき、リアルタイムのアップデートを提供できることが必要です。
PM ソフトウェアについて調べる際には、機能に関する次の要件を考慮してください。
- 外部と共有する機能: プロジェクト管理ツールを使用すると、レポートやダッシュボードを、社内にいない、またはプラットフォームを使用するアカウントを持っていない関係者や顧客と共有できます。
- ユーザーの役割に基づくアクセス管理: プロジェクト管理ソフトウェアでは、ユーザーの役割に基づいてさまざまなアクセス レベルを管理できるものである必要があります。全員が機密性の高い顧客情報や、シート内のすべてのセルを編集する機能にアクセスする必要があるわけではありません。
- 導入のしやすさ: 選択したツールが使いやすいかどうか、チームへのトレーニングを提供しているかどうかを確認します。新しいツールを採用する目的は、全員の作業を容易にすることです。複雑にすることではありません。
- コミュニケーションが簡単: プロジェクト管理ツールは、ソフトウェア内での簡単なコミュニケーションを可能にし、コンテキストによっては会話を 1 か所で維持する必要があります。
「社内では、プロジェクト管理ソフトウェアのコミュニケーション機能に優先順位を付けていました」とフィッツナー氏は言います。「コミュニケーション以外の多くの機能は、どの製品も似たようなレベルですが、コミュニケーションツールの品質は製品によって大きく異なります。現在では、業務の調整とコミュニケーションを 1 か所で行っています。プロジェクトに関する話し合いと管理を 1 か所で行えることに、非常に大きなメリットを感じています」。 - リアルタイムの更新: 誰かがドキュメントに変更を加えた場合に、すべてのユーザーがその更新をリアルタイムで見られるようにする必要があります。
- 拡張性: プロジェクト管理ツールは、プロジェクトや会社の成長に合わせてスケーリングできるものである必要があります。必要に応じて新しいユーザーとクラウドストレージを追加できるツールを選択しましょう。
技術要件
プロジェクト管理ソフトウェアは、技術的に合理化された体験を提供する必要があります。一般的なアプリケーションと問題なく統合でき、あらゆる主要なオペレーティングシステムできちんと動作し、さまざまなファイルタイプと互換性があり、製品の寿命を通じてサポートが利用可能である必要があります。
PM ツールを選択する際には、次の技術的な機能を考慮してください。
- 自動化と通知: 一般的なワークフローを自動化し、自動通知とリマインダーを設定できるツールかどうかを確認します。
「メールは職場でのコミュニケーションに不可欠な部分ですが、プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、受信トレイの煩雑さを減らすことができます。あなたとあなたのチームがお互いの進捗状況を伝え、確認し、自動的に通知を送信できるため、フォローアップやリマインダーメールを送信する必要はありません」とオルドリカ氏は説明します。 - ブラウザー、オペレーティング システム、モバイル互換性: 優れたプロジェクト管理ツールは、すべての一般的なインターネット ブラウザー、オペレーティング システム、モバイル プラットフォームと互換性があります。そのようなツールの多くは、場所を問わず世界中からアクセスできるように、独自のモバイルアプリを備えています。
- クラウドベースのストレージ: プロジェクト管理ソフトウェアは、ユーザーがいつでもどこでもデータにアクセスできるように、クラウドストレージを備えている必要があります。
- 既存のソフトウェアとの統合: 多くのプロジェクト管理システムは、Evernote、Google ドキュメント、Microsoft Office、Microsoft OneDrive、Slack など、一般的に使用される他のアプリケーションと統合できます。使用する他のアプリケーションに対して行うべき変更を最小限に抑えられるソリューションを検討しましょう。
- ファイルの互換性: すでに使用しているファイルと互換性のあるツールを選択します 。プロジェクト管理ソフトウェアは、あなたが望む方法で作業できるよう支援するものであるべきです。
- 継続的なサポート: 継続的なサポートと新しいリリースに関するサポートは絶対要件です。製品を長期的に使用する場合は、新しいリリースに対するトレーニングとサポートの提供実績がある製品を選択してください。
プロジェクト管理ソフトウェアのリサーチ用比較チャート
プロジェクト管理ソフトウェアのリサーチ用比較チャートのダウンロード
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Smartsheet は、Trivvy (トリヴィ) の創設者である Sam Sweeney (サム・スウィーニー) 氏の助けを借りて、このプロジェクト管理ソフトウェア調査比較チャートを作成し、さまざまなプロジェクト管理ソフトウェアソリューションのサービス内容について確認し、比較できるようにしました。リサーチの際に、チャート内の質問に答えることにより、プロジェクト管理ソフトウェアのオプションを比較できます。この方法で比較することにより、自社のチームに合ったプロジェクト管理ソフトウェアを選択しましょう。
Smartsheet でプロジェクト管理ソフトウェアを最大限に活用
シンプルなタスク管理やプロジェクト プランニングから、複雑なリソース計画やポートフォリオ マネジメントまで、Smartsheet は共同作業の改善と作業速度の向上に役立ち、より多くの成果を上げるのに効果的です。 Smartsheet プラットフォームなら、いつでもどこでも簡単に作業の計画、保存、管理、およびレポート作成が可能なため、チームはより効率的かつ効果的に仕事を進めることができるようになります。作業に関して主要なメトリックを表示したり、リアルタイムの可視性を提供したりするために、ロールアップ レポート、ダッシュボード、および自動化されたワークフローを作成する機能も装備されており、チーム メンバーをつないで情報共有を促進することが可能です。 やるべきことを明確にすると、チームの生産性と作業達成能力が向上します。ぜひこの機会に Smartsheet を無料でお試しください。