編集者による注: この記事では、シニア プロダクト マネージャーの Chris Mathews が、シート データを使用して複数のカスタム PDF を迅速に同時に生成できるようにする Smartsheet ドキュメント ビルダーを紹介しています。
毎日、世界中のチームがドキュメントを使用して、プロセスの開始、コミュニケーションの強化、契約の正式化などを行っています。 しかし、お客様からは、これらのドキュメントを作成するプロセスが、十分な速度で仕事を進める上での障害になっていることがあまりにも多いと言われています。
Smartsheet のコンテンツ作成の製品リーダーとして、お客様のようなチームが重要なビジネス ワークフローに集中し、それをサポートするドキュメントの作成に費やす時間を短縮できるよう支援することを目指しています。 この度、まさにその役に立つ、新しい Smartsheet ドキュメント ビルダーのリリースを発表できることを嬉しく思います。
ドキュメント ビルダー: コピー/貼り付けはもう不要
契約書、発注書、品質保証 (QA) レポート、建設の情報提供依頼書 (RFI)、またはその他の標準化されたドキュメントの記入を担当しているチームの方は、その準備に長い時間がかかることはよくあることをご存知だと思います。
問題は、1 つのドキュメントの準備に時間がかかることや、作成が難しいことではありません。 むしろ課題は、ドキュメントがサポートするビジネス プロセスの規模と緊急性を一致させることです。
シナリオによっては、毎月のリース更新や年 1 回または半年ごとのパフォーマンス レビューなど、断続的に大量のカスタム ドキュメントを作成する必要がある場合があります。
また、アドホックで継続的なニーズがあり、各ドキュメントをできるだけ早く出すことが急務な場合もあります。 たとえば、長い候補者探しの後、選択した採用者にできるだけ早く雇用のオファーを送りたいと思うことがあるでしょう。 また、見込み客から新たな見積り依頼が来た場合、対応を遅らせると売れなくなってしまう可能性もあります。
標準的なドキュメントのカスタマイズに関わる手動の手順は、通常、時間がかかりすぎてエラーが発生しやすく、需要を満たすことができません。 実際、値のコピーと貼り付けを繰り返す単調さは、ミスの可能性を高め、チームのメンバーが全体像を把握できなくなります。
市場には専門的なソリューションがありますが、それらはコストが高く、記録システム間でさらなる統合が必要となります。
Smartsheet には、より優れたオプションがあります。 Smartsheet のドキュメント ビルダーでは、既存の標準化された PDF に数回のクリックでシート データをフィードするだけで数十のカスタム バージョンを同時に素早く作成することができます。 コピー/貼り付けはもう必要ありません。 コストのかかる統合はもう必要ありません
ビルダーを使用するには、2 つの簡単な手順があります。
- ドラッグ アンド ドロップ UI を使用して、シートから必要なフィールドを選択し、それらを入力可能な PDF にマップします。
- 次に、1 つまたは複数の行のドキュメントのバージョンを生成し、各行に添付します。これにより、関係者はすぐにさらなるアクションを実行できます。
ドキュメント ビルダーで何を達成しますか？
「新しい高度に自動化された購買プロセスの一部としてドキュメント ビルダーを使用してから 1 か月以内で、少なくとも 2 人のフルタイムの従業員を削減することができました。この従業員は現在、購買の追跡よりもはるかに生産性の高い作業をしています。」
-American Roofing & Metal エグゼクティブ バイスプレジデント Rob Waite 氏
ドキュメント ビルダーをアーリー アダプターのグループにリリースして以来、私は彼らが成し遂げたことに感銘を受け続けています。 ビルダーによって、チームが最も重要な作業に集中できるようになると確信しています。 コンテンツ作成チームは現在、ドキュメントに依存するワークフローをさらに合理化するために、Smartsheet 内外の統合機能の構築に注力しています。 今後も最新情報を共有できることを楽しみにしています。
Smartsheet ドキュメント ビルダーの仕組みに関する詳細は、Smartsheet のヘルプ記事でご覧いただけます。
