編集者注: Smartsheet に所属する私たちは、お客様から日々刺激を受けています。このゲスト記事は、Sabra (サブラ) で IT プロジェクト リーダーとして勤務する Smartsheet 製品認定取得者、Juan Vargas 氏 (PMP) によるものです。
私の情報技術 (IT) のキャリアは平たんな道ではありませんでした。加工食品のトップ企業である Sabra Dipping Company (サブラ ディッピング カンパニー) で、私はテクニカル サポートのコンサルタントとしてキャリアをスタートさせました。テクニカル サポートに携わることで、お客様が抱えている問題の本質やニュアンスをより良く理解することができました。
Sabra (サブラ) での最初の 3 年間、私は当社のリモート ワーカー、工場の生産作業員、案件を獲得しようとしている営業担当者、そして経営陣を相手に、パスワードの記憶から電子メールへのアクセスに至るまで、あらゆるレベルでグローバル ビジネスをサポートしました。
社内、特に IT 部門でプロジェクト管理の必要性が生じた時、私たちは Smartsheet を採用しました。私は IT プロジェクト コーディネーター (現在は IT プロジェクト リーダー) としての職務で、日常的なプロジェクトの問題を解決するためにこのプラットフォームを使用しました。そして、自社の技術チームが、情報により簡単にアクセスする必要があって業務用の中央ハブを望んだ時、その課題を解決したのが Smartsheet でした。
Sabra (サブラ) の部門横断的な IT 部門が、Smartsheet を使用して複数の場所で共同作業を行った方法について、いくつか紹介させていただきます。
Smartsheet を活用して IT プロジェクトを遂行する
IT プロジェクト管理オフィス (PMO) の一環として、私は組織内のすべての IT コミュニケーションを管理します。これには、会社に新しいツールや機能を導入するプロジェクトにまつわる、サービス停止やコミュニケーション キャンペーンが含まれます。率直に言うと、整合性が重要です。ワークフローと情報がソフトウェア ツールで一元化されておらず、組み込みのバージョン管理に容易にアクセスできないと、パートナーから支援を得るのが非常に困難になる (かつ不満につながる) 可能性があります。
当社の IT 部門は 20 人以上の卓越した専門家で構成されており、Sabra (サブラ) のグローバル事業を支援すべくチームに分かれています。私が所属しているテクニカル ソリューション チームは企業の屋台骨を支えます。これには、ネットワーク、インフラストラクチャ、データ センター、災害復旧、IT サービス デスク、サービス デリバリーなど、技術サービス全体を含みます。
企業コンピューター管理
Smarsheet で管理した最初のプロジェクトは、JAMS コンピューター管理ソリューションを実装するというものでした。これは、社内のすべてのコンピューターを管理する必要性から、非常に大きな取り組みとなりました。当時、テクニカル ソリューション チームのメンバーは、1 台のコンピューターをセット アップするのに丸 1 日分の作業を必要としていました。
ご想像のように、これは効率の悪いシステムであり、より効果的な方法が必要でした。プロジェクト計画を Smartsheet と同期させると、このタスクを 1 時間に短縮することができ、実際の実行時間はわずか 5 ～ 10 分でした。
シングル サインオンを介して安全性を向上させる
さらに、Smartsheet にシングル サインオン (SSO) 機能があることは、特に組織全体にまたがる急速な採用を進める上で非常に重要です。セキュリティの観点から見れば、何かをするためあまりに多くの手順を踏まなければならない場合、ユーザーは回避策を模索するでしょう。こうした手順は過剰になりがちです。特に、IT 部門は、企業向けアプリケーションとサービスから成る広範なポートフォリオのバランスを取らなければならないからです。すべてのユーザーが、付箋メモにパスワードを書き込むのは好ましくありません。
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私の部署は、Microsoft Azure Active Directory を対象とする Smartsheet の統合機能を利用できることに胸躍らせています。なぜなら、Sabra (サブラ) の従業員が単一の場所から 1 度のクリックで、すべてのアプリケーションとサービスにアクセスできるからです。ユーザーがツールにアクセスしやすいほど、そのツールを使用する可能性が高くなります。また、Smartsheet の使いやすさのおかげで、より大規模な進行中のプロジェクトの整理も容易になりました。
ネットワークのアップグレードを管理するのにかかる時間が減少
私たちは、ネットワークのアップグレードをより良く管理する方法が必要でした。これは、長年にわたって蓄積されてきた、現行のソリューション ベースのミニプロジェクトです。クラウドを介してルーティング、セキュリティ、Wi-Fi を制御する手段として Cisco Meraki にアップグレードすると、サービスの中断を避けるために既存のビジネス ネットワークと並行して設定しなければならない要素が、プラットフォームに多数あることにすぐ気づきました。
この継続的なプロジェクトを管理するには、契約しているサービスプロバイダーと、当社の IT 部門から少なくとも 3 人を含む、ネットワーク関連問題の解決のみに焦点を当てた完璧なチームが必要でした。
Smartsheet では、プロジェクトを管理するには 1 人の IT チーム メンバーと、念のためサポートするためにもう 1 人社員がいるだけで十分です。この担当者は、グローバル ワイヤレス ネットワークとその細部、下位区分、VLAN、およびルーティングのすべてを管理し、デバイスが正しい SSID に接続され、正しいノードに向かうようにしています。このプロセスを Smartsheet で実行することで、ネットワークを変革し、より透明性の高い責任分担を実現することができました。これは、私たちにとってもう 1 つの大勝利でした。
円滑な変更管理プロセス
IT の変更管理ワークフローは、購入後すぐに使用できる高価なシステムに投資しない限り、極めて複雑になりがちです。とはいえ、変更管理を建設的かつ迅速に実施する方法は実際にはありません。私たちはこの課題に直面し、それが Smartsheet を使用する機会につながりました。人々は、プロセスを経ずに変更を加えていたのです。
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変更管理は、ライフ サイクルを通じて変更の影響をモニタリングするのに役立つので、IT 組織にとって欠かせません。変更を実施しようとする時は必ず、特に IT における影響について話し合うことが重要です。さらに、変更管理プロセスを外部委託する場合、少なくとも 2 万ドルの費用がかかる可能性があります。そのため、変更管理を担当することになった時、自分たちが創造的にならなければならないことが極めてはっきりしました。
私は Smartsheet を使用して、正式な構造を通じた変更管理システムを構築しました。これにより、社内外の人物からの変更リクエストはキューに入り、IT 部門が体系的に確認できるようになりました。これは、当社の IT チケット システムにアクセスできない社外のパートナー企業にとって重要です。私は Smartsheet フォームを作成し、変更に必要な情報をベンダーが提供できるようにしました。この情報は変更管理ボードに向かいます。このプロセスは、完全に機能し、ビジネス環境に適応可能です。
IT 顧客と協力する新しい方法
IT PMO における最大の課題のひとつは、日常的な意思決定に使用する情報を社外パートナーに理解してもらい、アクセスできるようにすることでした。Smartsheet では、ベンダー パートナーに提供するオンコール ローテーション レポートを作成しました。これにより、特定の月の特定の週に設定されているオンコールの連絡先のマップが得られます。
毎週月曜の午前 0 時に、電話をかけている人物、その連絡先の電話番号、電話をかけている日数、そして連絡を取る最善の方法などを記載した自動電子メールが送信されます。現在のオンコールのスケジュールについて聞かれることがなくなったため、私はこのシステムを大いに自慢しています。代わりに、電子メールを確認してもらうか、Smartsheet に組み込んだオンコール ダッシュボードをざっと確認してもらうだけでいいのです。
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Smartsheet ダッシュボード/ポータルが生まれ変わる、新しい「Web コンテンツ ウィジェット」
視覚的な情報を提供するダッシュボードは、社外のパートナーやベンダーと最新情報を共有するだけに留まりません。私たちは社内パートナーを対象に、プロジェクト コンセンサス フォーラムを開催しました。この会議では、IT プロジェクト マネージャー全員が集まり、プロジェクトの状況について話し合い、その後経営陣が意思決定を行ったり、必要に応じて行動したりします。
プロジェクトの状況、リスクのある項目、およびその他の重要な情報を、全員がダッシュボードを介して事前に確認できるので、この会議は極めて短時間になります。私たちが可視性を向上させたおかげで、リーダーとプロジェクト マネージャーはより頻繁につながることができます。
また、会議を 10 分で済ませることもよくあり、時には会議を完全にキャンセルして、全員がその時間を別のことに活用できるようにしています。当社の IT 管理チームは、ダッシュボードへ簡単にアクセスでき、正確な情報をリアルタイムで入手できることから、Smartsheet を好んでいます。
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