Smartsheet でダッシュボードを使ったことがあれば、経営陣やチームにリアルタイム データを伝え、変化する情報へ迅速に適応するのに必要な情報を提供する上で、ダッシュボードがいかに強力かをご存じでしょう。しかし、会議でプレゼンテーションする場合、ダッシュボードは情報を伝え、共有する最も効果的な方法なのでしょうか？
30 年以上前の発売以来、Microsoft PowerPoint がプレゼンテーションを事実上代表するプログラムとなっており、Google スライドと Apple の Keynote がそれに続いています。これらのプログラムの使いやすさが評価されるようになり、使い始めたばかりのユーザーでさえ、プレゼンテーションを素早くまとめ、グラフィックスやそのほかの視覚的要素を活用して完成させることができるようになりました。静的な情報 (変更がない計画や資料など) を共有している場合、PowerPoint のようなプレゼンテーション プログラムは、詳細を共有する効果的な方法です。
しかし、週次の更新や月次レポートなど、急速に変化する情報や定期的に更新されるメトリックを提示する責任があり、特に複数のソースからのデータに依存している場合は、プレゼンテーションを更新するという大きな課題があることは、嫌というほどご存じでしょう。バージョン管理の問題や、整合性のない図形やコンテンツのせいで、チームがデータを正しく切り貼りするのに苦労することがあります。情報はすぐに陳腐化し、プレゼンテーションに入力されたデータは、デッキに入れられたとたん、すぐに古くなってしまうことがよくあります。
これらの課題を前に、こうした更新や情報を最高幹部に、さらにはチームに提示する必要がある場合、どうすればよいでしょうか？
リアルタイム データに Smartsheet ダッシュボードを活用する
もしあなたが、経営陣との週次報告会議やビジネス状況会議の実施、または組織の経営陣や他のグループへのデータの提示を任されているなら、正確なリアルタイムのデータを提供することが、こうした人たちに情報を伝え、次々と変化するダイナミックな状況にすばやく対応できるようにする上で不可欠です。その最善の方法は、Smartsheet ダッシュボードを活用することです。
これを実現するために最も必要なことは「設定」です。つまり、必要な情報を伝えるためにダッシュボードを作成し、データを表面化させて視覚化する方法を考え、グラフを作成し、それを明確に、簡潔に、かつ視覚的に訴える形で整理することです。しかし、いったんそれが完了すれば、ダッシュボードは、すべての人に絶えず情報を提供する重要な基本要素となります。特に、すでに Smartsheet に保存されているデータを提示する場合は、継続的な努力を最小限に抑えることができます。
ハイブリッド アプローチを採り入れて、信頼できる唯一の情報源を管理する
一連の資料 (例: 年次計画、議事録、ポリシーと手順のドキュメントが記載された PowerPoint デッキ) が手元にあり、会議でプレゼンテーションとダッシュボードの両方を使用して、リアルタイムの情報とデータ (例: 売上高、株価実績) を共有する必要がある場合は、カスタムフィットのアプローチが必要になるかもしれません。
プレゼンテーションをダッシュボードに組み込み、必要な情報を簡単に呼び出せるワンストップショップを提供することで、関係者のためにシームレスな体験を作り出すことができます。ダッシュボードをロードし、そこから PowerPoint や Keynote のプレゼンテーションにアクセスして、オーディエンスにプレゼンテーションを行った後、ダッシュボードに戻って最新のデータと数字を提示できます。
新型コロナウイルス感染症が流行している現在の状況において、多くの企業の従業員がリモートで働く形態を取る中、このハイブリッド アプローチをとり、信頼できる唯一の情報源を管理することは、特に有用でしょう。これにより、ただ 1 つの場所を参照することで、チーム全員が情報を入手し、自分の仕事に必要な最新情報を得ることができます。
どれを使用するかを決めるには
Smartsheet ダッシュボードとプレゼンテーション プログラムとの間で検討を行い、どちらを使用するかを判断する際は、この大事な質問を自分に問いかけてください。
自分が提示しなければならないデータや情報は、定期的に、または頻繁に変化するのか？
これに対する答えが「はい」の場合、ダッシュボードを使用するのが最善でしょう。
ダッシュボードを使用する予定だが、どこから始めれば良いのかわからない場合はどうでしょうか？人気を博している当社のTeam Portal (チーム ポータル) テンプレートの使用を検討しましょう。これは、リモートで業務を行う従業員にとって日常業務の素晴らしい開始点になります。詳細については、テンプレート ギャラリーにある無料テンプレートの一覧をご覧ください。
