作業の管理と追跡のためにチームで Smartsheet を使用している場合でも、関係者全員が最新情報にリアルタイムでアクセスして即実行に移せる状態に維持し続けるのは意外と難しいものです。タスクを実行するワーカーにとっては必要な詳細も、幹部チームには過剰な情報だったり、またその逆の場合もありえます。組織において各自がより良い意思決定をすばやく行ってアクションを取るためには、適切なときに適切な情報が適切な人に提供されるようにする必要があります。
そこでご紹介したいのが、「Smartsheet ダッシュボード」です。独自に開発された見える化ツールの Sight 機能が、より使いやすくなって生まれ変わりました。また、新しく追加された「グラフ ウィジェット」をダッシュボードで使用して、Smartsheet のデータをグラフとして可視化できるようにもなりました。
ダッシュボードを作成したり編集したりするにはビジネス プランまたはエンタープライズ プランのライセンスが必要ですが、共有または公開されているダッシュボードを表示するのにライセンスは必要ありません。
最新情報へのリアルタイムの可視性を提供
ダッシュボード機能は、作業の進捗状況に対するリアルタイムの可視性を提供するように設計されています。ウィジェットを設定・編集するだけでダッシュボードを簡単に作成またはカスタマイズできるため、コードを記述したり IT のヘルプを求めたりしなくても、特定の役割に必要なデータだけが表示されるようにすることが可能です。さらにダッシュボードは、デスクトップでもモバイルでも表示できます。
ダッシュボードに追加できるウィジェットのタイプはいくつもあります。シートを使用してプロジェクトを追跡している場合は、「ショートカット ウィジェット」を使用して、そのシートへのリンクを追加できます。シートから特定のデータ ポイントが表示されるようにする場合は、「メトリック ウィジェット」を使用して、シートのセルの情報を表示できます。イニシアチブにわたる最新ステータスを示したレポートを埋め込みたい場合は、「レポート ウィジェット」を使用して、作成済みのレポートを表示するだけです。その他にも、「リッチ テキスト ウィジェット」、「タイトル ウィジェット」、「画像ウィジェット」、および新しく追加された「グラフ ウィジェット」があり、さまざまなダッシュボードを構築することが可能です。
ダッシュボードのすばらしい点は、一度作成したら、最新の情報が常に表示される点です。シート、レポート、ファイルなど、ウィジェットに対して指定したデータ ソースが更新されても、ダッシュボードでは変更が自動的に反映表示されるため、手動で最新状態を維持し続ける手間を省けます。
グラフ ウィジェットでデータを可視化して迅速な意思決定を実現
データをグラフとしてビジュアル表示すると、傾向、ステータス、数値関係などを視覚効果の高い方法で伝えることが可能です。新しい「グラフ ウィジェット」を使用すれば、効果的なグラフ付きダッシュボードを簡単に作成できます。グラフ タイプには、「横棒グラフ」、「縦棒グラフ」、「線グラフ」、「円グラフ」の 4 つがあります。いずれのタイプを選択した場合でも、シートの最新情報がリアルタイムでグラフ化されるため、表示されたグラフをすぐに確認して分析、対応へとつなげることができます。
誰にでも便利なダッシュボード機能
大局的に洞察したい最高情報責任者 (CIO) から、パイプラインのアクティビティを共有したいセールス マネージャー、ステータス情報などのサマリーを必要とするプログラム マネージャーまで、ダッシュボード機能はどんな役割の人にも役立つように設計されています。
最高情報責任者の場合、ダッシュボードはポートフォリオの状態を監視するのに最適です。ダッシュボードを作成して、ポートフォリオ全体を 1 つの場所に正確にリアルタイム表示すれば、戦略的目標の実現に向けてプロジェクト ステータスを確認したり、予算と実績を追跡して予実比較を行ったりすることが可能です。
セールス マネージャーにとって、商談パイプラインの状況を確認するのにうってつけなのがダッシュボードです。ダッシュボードでは、パイプラインのアクティビティ、商談のステータス、主要なメトリックなど、各種データの要約をビジュアル表示できるだけでなく、データに張られているリンクをクリックして詳細 (シート、Web ページ、ファイルなど) へとすばやく移動できるようにすることも可能です。
プログラム マネージャーには、ダッシュボードは全体的なプログラム ステータスを常に把握するのに便利です。ダッシュボードを作成すると、主要なメトリックから、ステータス情報、関連文書まで、プロジェクトの全側面にわたって総合的に視覚化して一目で確認できるようにすることが可能です。
米製薬会社の Karyopharm Therapeutics でプログラム プランニング マネージャーを務める Oscar Gonzalez 氏は、ダッシュボードを使用して臨床試験プログラムを管理しており、Smartsheet のダッシュボード機能について次のように述べています: 「ガンやその他の症状に対する新治療薬の発見と開発に取り組んでいる弊社では、20 か国以上に存在する 300 以上もの病院やクリニックにて臨床試験を行っています。臨床試験ポートフォリオ全体にわたってリアルタイムの可視性を維持することは、スケジュールどおりに臨床試験を行いながら幹部チームに最新情報を提供するために欠かせません。これを可能にしてくれるのが Smartsheet のダッシュボード機能です。また、新しいグラフ ウィジェットで臨床試験参加に関する予測データをグラフ化してダッシュボードに表示すれば、プロジェクト チームが今後数か月間の予測を確認できるので非常に便利ですね。」
必要なときに必要な情報にアクセス
所属組織での役割にかかわらず誰でも簡単にウィジェットを設定・編集して作成できるダッシュボードは、必要な最新情報を必要に応じてすばやく強調表示し、より良い意思決定を行うことを可能にします。
シートやレポートから最新データをリアルタイムで集めてダッシュボードとして視覚化し、傾向を特定しながら変化する状況にすばやく対応する様子を、次のビデオでご覧ください。
ダッシュボードでグラフを表示する方法については、こちらのヘルプ記事 をご覧ください。
「ダッシュボード」機能は、Smartsheet の ビジネス プランまたは対象のエンタープライズ プラン のお客様向けとなっています。