フレキシブルな勤務形態はこれからもなくならないでしょう。Microsoft (マイクロソフト) の調査によると、70% を超える労働者がリモート ワークの継続を望んでおり、従業員の約 3 分の 2 がチーム メンバーに直接会える時間が欲しいと思っています。その妥協案が、ある日は出社し、ある日は在宅ワークという、ハイブリッド ワークです。
Gartner (ガートナー) のシニア リサーチ ディレクターである Ranjit Atwal 氏は、ハイブリッド ワークを「未来の働き方」と呼んでいます。Gartner (ガートナー) は、2022 年までに世界の労働者の 31% がリモートまたはハイブリッドで働き、労働者の 53% が各地に分散している米国が、この傾向をリードすると予測しています。
プロジェクト マネージャーや、増加する事実上のプロジェクト マネージャーとなっている人々は、この溝を埋め、ハイブリッド チームを率いる必要があります。そのためには、プロジェクト管理の 5 つの新ルールに対応する適切なツールを見つける必要があります。
1. 信頼できる唯一の情報源はミッション クリティカルである
プロジェクトをまとめるための革新的なツールはいくらでもあります。しかしその多くがサイロ化されているため、ハイブリッド チームの連携に弊害が生じています。意思決定や収益追跡などのタスクには、信頼できる唯一の情報源となる一元化されたハブが必要不可欠です。Harvard Business Review (ハーバード ビジネス レビュー) の調査によると、ポートフォリオの計画および管理の全体像を把握している経営者は、わずか 5% にすぎません。
たとえば、南アフリカにある西ケープ大学では、各チームが独立した部門として活動していました。ICT ディレクターの Raymond Crown 氏は、チームに入ったとき、一元化された単一のシステムを構築することで透明性を確保し、調達リクエストで発生していた支払いの遅延を回避したいと考えました。
同氏は、ドキュメント、署名、支払い処理を追跡するために Smartsheet を選択しました。スタッフがリモート ワークに移行した際、この新システムはペナルティを回避するのに役立ち、非常に重要でした。支払いが遅延した場合は、自動アラートを受け取るので、部門予算を調整して説明責任を向上させることができます。
2. 仕事の柔軟性によって非同期コミュニケーションを実現する
ハイブリッド ワーカーは、いつでも、どこでも、どのデバイスからでも作業できる必要があり、それには非同期コミュニケーションが求められます。分散したチームが共同で作業するには、クラウドベースのツールが不可欠です。一元化されたポータルでコンテキストに沿った情報を共有することで、全員が一緒に前進し続けることができます。
たとえば、オーストラリアの Fox Sports では、Smartsheet ダッシュボードを使用してライブ中継を行っています。チーム メンバーはモバイル デバイスから更新情報にアクセスして、常に最新の情報を確認することができます。以前は印刷物に頼っていましたが、このような情報はすぐに古くなってしまいます。Smartsheet を使用すると、現場にいなくてもスタッフは次のステップを確認できます。
「モバイル版 Smartsheet は本当に便利です。」と Fox Sports の外部中継チーム マネージャーである Steve Barnes 氏は言います。「今週の土曜日、私は勤務外である可能性がありますが、15 件の外部中継があります。Smartsheet で放送時間や放送内容、グラフィックが機能しているか、すべてうまくいっているかを、買い物でも何でもしながら、すぐに確認できるのです。」
3. リソース管理は競争上の強みである
チームが分散しているとリソースが分散し、プロジェクト マネージャーはキャパシティと稼働率をリアルタイムに把握する必要があります。HBR の調査によると、経営者の 52% が、ワークフロー管理とインテリジェントな自動化および共同作業を組み合わせた単一のプラットフォームがより良いリソース管理を実現すると考えています。しかし、リソース管理の透明性に満足しているのは、わずか 11% です。
最も重要なリソースの 1 つが人材です。Overtime (オーバータイム) は、YouTube、Snapchat、IGTV で 40 のオリジナル シリーズを公開しているスポーツ放送会社です。同社は最近、給与計算とリソース計画のために Resource Management by Smartsheet を導入し、スタッフの時間を追跡しています。Overtime (オーバータイム) のシニア プロダクション マネージャーの Tanya Cuadra 氏は、以前はスプレッドシートを使って番組ごとに従業員の時間を集計していました。しかしこのシステムは欠陥があり、よくミスが発生しました。
Resource Management by Smartsheet で Cuadra 氏が出勤日を入力すると、その数字がカレンダーに反映され、個人の給与額や番組ごとの給与コストが表示されます。リソース データは、シリーズの更新、スタッフの配置、雇用に関する意思決定の指針となります。
4. 計画を作業、そして結果に結び付けなければならない
成果を測定することは、戦略的計画の一部です。ダイナミックなワークフローの計画および実行から、エンタープライズ戦略との整合性の測定までの点をつなぐ方法が必要です。レポートによる可視化によって、意思決定に影響を及ぼすリアルタイムのインサイトを提供し、チームを正しい方向へ導くことができます。
たとえば、ユタ大学ヘルスは、6 州の住民に患者ケアを提供しています。その中で、人事とプロジェクト管理を担当する文化・システム整合部門は最近 Smartsheet を導入し、従業員のトレーニングと定着率を高めて、患者の体験を向上させました。
以前、このチームは共同作業ができないスプレッドシートベースのツールを使っていたのですが、Smartsheet に移行したことで、プロセスが自動化され、約 30% の効率アップが実現しました。「Smartsheet のおかげで、プロジェクト マネージャーはプロジェクトの追跡よりも、プロジェクトでの作業に時間を費やすことができます。」と、プロジェクト管理を主導する Ischa Jensen 氏は述べています。
5. つながりとコンテキストが重要である
一元化された見やすいプラットフォームは、全員の認識を一致させることができるだけではありません。プロジェクトの履歴を記録し、すべてのタスクのコンテキストを提供する記録システムを作成できます。プロジェクト ダッシュボードには、業務に関連する決定事項、会話、ファイル、日付、連絡先がすべて含まれている必要があります。詳細な情報が手元にあるなら、更新情報や参照資料をいちいち追跡しなくても、チームとしてより適切な意思決定を行うことができます。
たとえば、ピザ チェーン店 Domino's (ドミノ・ピザ) の社内コミュニケーション チームは、コーポレート チームやフランチャイジー向けの定期的なニュースレターや、重要なお知らせのためのその都度の電子メールなど、コミュニケーション キャンペーンをいくつか管理しています。以前は、従業員がそれぞれメッセージを送信して情報を共有していたため、内容が重複することがあり、既読率はわずか 4% でした。
そこで、チームは Smartsheet を導入して、さまざまなソースから情報を収集できる一元的なプラットフォームを作成しました。コンテンツ カレンダーを使用すると、コミュニケーション チームはニュースレターのトピックや単独のお知らせを入力し、数か月先までの計画を立てることができます。新しいトピックが追加されると、特定の日付にお知らせが詰め込まれすぎていないかどうかを確認し、必要に応じてコンテンツ所有者と協力して、お知らせの日程を変更できます。メッセージングを合理化し、戦略的計画を改善したことで、既読率は 100% に達しました。
これからの職場環境はさらに柔軟になります。ハイブリッド環境やリモート環境によって、プロジェクト マネージャーが対処すべき課題は生まれますが、テクノロジーがソリューションを提供し、どこにいてもチーム メンバーをつなげて、組織の戦略的プランニングと実行をサポートします。チームの連携を維持するためのツールは、企業が新しい働き方を実現するのに役立ちます。
適応型のプロジェクトおよびポートフォリオ管理の詳細については、Gartner (ガートナー) の「(適応型プロジェクトの管理とレポートに関するマーケット ガイド)」をダウンロードしてください。
