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テンプレートを使用して Excel でタイムラインを作成する方法

どんなプランニングにおいても、その最初のステップはタイムラインを考えることです。 計画を順調に進めるためには、何をいつ行わなければならないかを把握する必要があるからです。 利用者が教師であれ、イベント プランナーやプロジェクト マネージャーであれ、タイムラインを作成すると、計画の全体像をわかりやすく視覚的に描くことができます。

Excel でタイムラインを手動で作成することは可能ですが、希望どおりに作成するには時間がかかって面倒な場合があります。 多くの人々は、強力なコラボレーション機能と共有機能を使用して、ニーズに合わせてカスタマイズできるタイムライン テンプレートを使用する方がはるかに簡単だと感じています。 Smartsheet のタイムライン テンプレートを使用すると、タイムラインとスケジュールをより簡単に、かつ協力して、計画、追跡、および管理することができます。

あなたなら、どちらの方法でガント チャートを作成する?


無料の Excel タイムライン テンプレートをダウンロードする

FL Project Timeline Excel Japanese
Smartsheet

Excel でタイムラインを作成する最も簡単な方法は、既成のテンプレートを使用することです。 Microsoft Excel テンプレートは、プロジェクトのタイムラインを作成した経験があまりない場合に特に役立ちます。 プロジェクト情報と日付を表に入力するだけで、Excel のタイムラインにその内容が自動的に反映されます。

Excel のタイムライン テンプレートをダウンロードする


表にある日付を変更すると、ガント チャートの日付も自動的に調整されますが、間隔は調整されません。ガント チャートの左側にスペースが空きすぎてしまっているように見えませんか。 これを修正するには、チャートの上部に表示される日付の間隔を調整します。

  1. 「グラフ タイトル」の下で、日付が表示されている「横 (値) 軸」の任意の部分をクリックします (周りがボックスで囲まれます.  
  2. 右クリックして [軸の書式設定] を選択し、[軸の書式設定] ウィンドウを表示します.  
  3. 一番右の [軸のオプション] タブ (縦棒グラフのアイコン) を選択します.  
  4. [軸のオプション] セクションの [境界値] で、[最小値] の値を確認します (書き留めておくのも良いでしょう. 右側にある [リセット] をクリックし、まずは自動調整して表示を確認した後、必要に応じて値を手動調整します。

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タイムラインを作成する

この記事では、ビジネス会議のプランニングを例に、テンプレートを使用して Excel でタイムラインを作成する方法を紹介します。 ビジネス会議を成功させるには何か月にもわたる計画が必要な場合もあります。そうしたタイプのプロジェクトでは、タイムラインが不可欠になります。 これには多くの不確定要素が含まれ、通常はかなりの数の関係者がいます。

このシナリオでは、イベント プランナーはまずタスクのリストを作成します。 これらのタスクには、予算の管理、会場の調査と確保、スピーカーの招待、ホテルの手配、会議のスケジュール作りなどが含まれます。 こうしたすべての情報に対し、Excel のタイムライン テンプレートを使用することもできますが、最初にガント チャートを作成し、それを使用してタイムラインを作成するという便利なソリューションもあります。 このチュートリアルでは、両方の方法を説明します。


Excel でガント チャートを作成する方法

まずタスクリストを作成して、タイムラインに表示する内容を決定します。 現在ガント チャートにあるマイルストーンを表示したい場合は、マイルストーン データの入力のみが必要な Excel タイムライン テンプレートを探してください。

特定のプロジェクトのさまざまな部分がタイムラインにどのように表示されるかを表示したい場合があるかもしれません。 その場合は、Excel プロジェクトのタイムライン テンプレートを探します。 ほかのタイムライン テンプレートと比べて、このテンプレートにはカスタマイズできるフィールドがさらに含まれているため、より多くの情報をタイムラインに表示させることが可能です。


Excel タイムライン テンプレートを選択する

Microsoft には、会議プランニングにおけるタイムラインの概観を示すように設計された Excel タイムライン テンプレートがいくつも揃っています。 Excel のタイムラインはガント チャート データに関連付けられていないため、既成のテンプレート フィールドにデータを手動で入力する必要があります。 これらは変更できるので 必要に応じて名前を変更し、フィールドを追加できます。

  1. Microsoft の Excel タイムライン テンプレートを見つけるには、Microsoft Excel を開き、検索ボックスに「タイムライン」と入力して Enter キーを押します。注: このテンプレートは、Windows 8 にて最新バージョンの Excel を使用して検出されました。

Excel タイムライン テンプレート
  1. Excel プロジェクト タイムライン テンプレートをダブルクリックして、スプレッドシートを開きます。

イベント計画テンプレート


Excel でタイムラインに情報を追加する

テンプレートを開くと、フィールドに情報がすでに入力され、書式設定済みの Excel スプレッドシートが表示されます。 このコンテンツは単なるプレース ホルダーです。 テンプレートの上部にタイムラインがあります。 下にスクロールすると、会議の計画の詳細と期日を追加できる書式設定済みのチャートがあります。 Excel のプロジェクト タイムライン テンプレートを使用するメリットの1つは、フォーマットが既に完了しているため、データをカスタマイズするだけ済むという点にあります。

  1. タイムラインの一番上で「プロジェクト タイムライン」と表示されているセル 1C をクリックし、会議名を入力します。

プロジェクト タイムライン
  1. スプレッドシートを下にスクロールして、開始日を入力します。

タイムライン用の Excel テンプレート

会議を計画中なので、計画の開始日を選択する必要があります。 注: 既に数式により、イベント計画テンプレートの使用を開始した日が開始日として選択されています。 その日付を使用したくない場合は、セルをクリックして数式を削除し、新たな日付を追加してください。 これに伴い、開始と終了の書式設定済みの日付も変更されます。

  1. 完了する必要のある最初の重要なタスクを入力します。「マイルストーン」と表示されているフィールドをダブルクリックして、[アクティビティ] 列にタスクを入力します。

Excel のマイルストーン
  1. Tab キーを押して、対応する [開始] フィールドに移動し、会議会場候補の調査を開始する日付を入力します。 Tab キーをもう一度クリックして、[終了] フィールドに日付を入力します。 これは、会場を決定したい日付になります。

Excel タイムライン テンプレートに日付を追加する
  1. 手順 3 と 4 を繰り返して、チャートの残りの部分を完成させます。

Excel のタイムラインをカスタマイズする

会議のすべてのマイルストーンを入力したら、タイムラインの外観は簡単に変更できます。 タイムライン データの見せ方を変更して、よりカラフルにすることも可能です。

会議計画のタイムラインが 1 か月以上続く場合は (たいていはそうでしょう)、[開始日] ボックスの横にある灰色のバーの矢印をクリックすると、タイムラインにさらにデータが表示されます。 この場合は、Excel のタイムラインをスクロールしてその内容を確認します。
 

タイムライン Excel テンプレート
  1. タイムライン全体の表示を変更するには、チャートをクリックし、ペイントブラシ アイコンの付いたボックスをクリックします。
     
  2. さまざまなタイムラインのグラフ スタイルを表示しているポップアップ ボックスが表示されます。 フォーマットの上にカーソルを合わせると、そのスタイルがタイムラインに表示されます。 気に入ったものがあれば、それをクリックします。 タイムラインが更新され、そのスタイルが反映されます。
     

Excel タイムラインの配色を変更する

  1. タイムラインをクリックします。
     
  2. ペイントブラシ アイコンをクリックし、ポップアップ ボックス上部の [色 ] をクリックします。
     
  3. タイムラインの色にカーソルを合わせると、タイムラインに表示されます。気に入ったものがあれば、それをクリックするとタイムラインが更新され、そのスタイルが反映されます。

Excel でタイムラインの色を変更する

このタイムライン テンプレートには、最も基本的な情報のみが表示されます。 会議を開催するために必要なタスクの概要を関係者や役員と共有するのにはとても便利です。 ただし、これには予算などは含まれず、期限内に完了しているタスクや各タスクの責任者も表示されません。 より詳細な会議計画のタイムラインを作成する必要がある場合は、Excel でガント チャートを作成することを検討しましょう。


Smartsheet テンプレートを使用してパワルフなタイムラインを作成する

会議の計画には多くの情報が必要です。 そうしたすべての情報を 1 つの場所に置き、複数の関係者がアクセスできるようにすることは非常に重要です。

Smartsheet には、この目的に合うイベント タイムライン テンプレートが数多くあります。 データをタスク リストまたはガント チャートとして表示できるので、進捗状況をすばやく確認できます。 また、添付ファイル/リンクの追加、連絡先データのインポート、担当者の割り当て、更新リクエストの自動送信、共同作業などを場所やデバイスを問わずに実施することができます。 登録プロセスの合理化に役立つイベント登録者の管理_Web フォームというテンプレートもあります。

Smartsheet でタイムラインを作成する


Smartsheet でプロジェクト プランニング テンプレートを選択する

  1. Smartsheet の利用を開始するには、アカウントにログインして、左側のナビゲーション バーの [+] タブを選択するか、30 日間の無料トライアルにサインアップします。
     
  2. 左側のナビゲーション バーで [作成] をクリックします。

 

Create New Project
  1. 上部にある検索用ボックスに「依存関係」と入力して Enter キーを押し、検索を開始します. いくつかのオプションが表示されますが、この例では、「イベント タスク リスト_予算差異_ガント」をクリックし、ポップアップ ウィンドウにある青色の [テンプレートの使用] ボタンをクリックします。&

 

Create Event Task List with Gantt and Budget
  1. テンプレートを適用するシートに名前を付け、保存場所を選択したら、[OK] をクリックします. 
     

テンプレートに情報を追加する

書式設定済みテンプレートが開き、セクション、サブタスク、サンプルの添付ファイル、進行状況、および予算の数式が既に用意されています。 また参照用のサンプル コンテンツも用意されています。

  1. テンプレートの上部にある黄色のボックスを削除するには、そのボックスを右クリックして [行の削除] を選択します。

 

Formatted Event Task List Template


 

  1. 「歓迎イベント!」と表示されているセルをダブルクリックし、既存のコンテンツを強調表示して、新たな情報を入力します。

 

Customize Template Title
  1. 黄色の「イベント装飾」と表示されているセルをダブルクリックし、既存のコンテンツを強調表示して、必要な情報を入力します。 このタイトルは、会議の計画の主要なカテゴリの1つにしてください (「会場の選択」、「スポンサーの募集」、「登録」など)。
     
  1. [フェーズ] 列の空白のセルをクリックして、別のカテゴリを入力します。 [完了] 列から [開始] 列までの行全体を強調表示し、背景色アイコンをクリックして、黄色をクリックします。 必要なカテゴリ行に対して、この操作を繰り返します。

 

 

Change Background Color
  1. 作成した新しいカテゴリ (この例では「イベント マーケティングを行う」) の下のセルをクリックし、「ソーシャル メディア」などのサブ サブタスクを追加します。 次に、ツールバーの [インデント] ボタンをクリックして、作成した新しいカテゴリをサブタスクに変換します。 この作業をすべての新しいカテゴリに対して繰り返します。

 

 

Indent Row to Create Subtask
  1. [予算合計] 列は、対応する列に入力したコストに基づいて自動的に計算されます。
  2. [期日] 列と [開始] 列に各タスクの開始日と期日を入力します。 プロジェクトの一部が完了したら、日付セルをダブルクリックし、左側のツールバーの文字の取り消し線ボタン (「S」に線が引かれているボタン) をクリックします。
  3. 各行の [ステータス] 列でセルをクリックし、ドロップダウン メニューから進捗状況に一致する記号を選択します。 記号は、緑色のチェック、黄色の感嘆符、または赤色の「X」マークから選択します。 これにより、特定のタスクがどれだけ達成されたか、または保留中になっているかどうかを簡単に確認できます。
     

 

Show Project Progress or Status
  1. [割り当て先] 列でセルをクリックし、ポップアップ メニューから担当者を選択します。 社外の人を追加することもできます。

Smartsheet のユーザーにタスクを割り当てると、連絡先情報が自動的にリンクされます。

 

Assign Project Tasks
  1. 入力したデータをガント チャートとして表示するには、ツールバーの [ガント ビュー] ボタンをクリックします。

 

Event Task List Budget Gantt View

ガント チャートの外観は、数回クリックするだけでカスタマイズできます。 タスク バーの色を変更する: 

  1. 任意のタスク バーを右クリックし、[色設定] を選択します.
     
  2. カラー パレットが表示されたら、バーに対して希望の色を選択します. 
     
  3. 複数のタスク バーに同じ色を同時に適用することも可能です。 連続している複数のバーを選択する場合は Shift キー、連続していない複数のバーを選択する場合は Ctrl キーを押しながら該当バーをすべて選択した後、 任意のバーを右クリックして [色設定] を選択し、希望の色を選択するだけです. 

 

Smartsheet テンプレートをプロジェクト タイムラインに変換する

Smartsheet にすべての情報を入力したら、数回クリックするだけで、イベント プランニングの進捗状況がわかる美しいタイムラインを作成できます。

Smartsheet は、PowerPoint のグラフィカル アドオン ツールである Office Timeline と統合されているため、本格的で魅力的な視覚的表現を備えたプロジェクト計画を作成できます。
 
PowerPoint アプリケーションに Office Timeline がインストールされていない場合は、無料お試し版をダウンロードし、インストールして PowerPoint を再起動してください。

  1. PowerPoint を開き、新しいスライドを作成します。
     
  2. [Office Timeline Free (無料の Office Timeline)] タブ (注: Office Timeline を購入済みの場合は [Office Timeline] タブ) をクリックし、リボンの [New (新規作成)] ボタンの下にあるドロップダウン矢印を選択します。 [Import Data (データのインポート)] を強調表示し、[Import from Smartsheet (Smartsheet からインポート)] をクリックします。
     

Smartsheet タイムライン

 

  1. 表示される指示に従って、Smartsheet アカウントにログインします。 インポートする Smartsheet プロジェクトの横にあるボックスをクリックし、チェックマークのある緑色の円をクリックします。

Office タイムラインと Smartsheet

プロジェクトのタイムラインを作成した後にさらにカスタマイズすることもできます。 タイムラインに表示するイベントを選択したり、特定の関係者に割り当てられたタスクを色分けしたり、レイアウトにブランドや色を追加したりすることができます。

 

Smartsheet のタイムライン テンプレート

 

Smartsheet を使用して、タイムラインと計画をリアルタイムで可視化

シンプルなタスク管理やプロジェクト プランニングから、複雑なリソース計画やポートフォリオ マネジメントまで、Smartsheet は共同作業の改善と作業速度の向上に役立ち、より多くの成果を上げるのに効果的です。 Smartsheet プラットフォームなら、いつでもどこでも簡単に作業の計画、保存、管理、およびレポート作成が可能なため、チームはより効率的かつ効果的に仕事を進めることができるようになります。作業に関して主要なメトリックを表示したり、リアルタイムの可視性を提供したりするために、ロールアップ レポート、ダッシュボード、および自動化されたワークフローを作成する機能も装備されており、チーム メンバーをつないで情報共有を促進することが可能です。 やるべきことを明確にすると、チームの生産性と作業達成能力が向上します。ぜひこの機会に Smartsheet を無料でお試しください。

ワークフローの合理化とサイロの完全排除を実現するより良い方法を見つけましょう。

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