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Excel のタイムライン テンプレートをダウンロードする
Excel でタイムラインを作成する場合、最も簡単なのは既成のテンプレートを使用することです。プロジェクト タイムラインの作成に不慣れな場合は特に、Microsoft Excel テンプレートが役立ちます。プロジェクト情報と日付を表に入力するだけで、Excel タイムラインに変更が自動的に反映されます。
日付をテンプレート内の表に追加するとガント チャートが自動的に調整されますが、見た目はあまり良くないかもしれません。ガント チャートの左側にスペースが空きすぎているように見える場合があります。その場合は、チャートの上部に表示される日付の間隔を調整します。
- ガント チャートの上部にある任意の日付をクリックします。すべての日付を囲む長方形が表示されます。
- 右クリックして [軸の書式設定] を選択します。
- ポップアップ ボックスの左側のタブにあるスケールのフィールドで、
- [最小値] の数値を調整します。値を少しずつ増やして間隔を調整し、希望の表示になるように整えます。
Microsoft テンプレートを使用して Excel でタイムラインを作成する方法
Microsoft Excel 用テンプレートでタイムラインを作成するには、既存のテンプレートを検索し、使用するテンプレートを選択します。次に、テンプレートにデータを入力し、フォントと色をカスタマイズして外観を整えます。
Excel 用タイムライン テンプレートを選択する
Microsoft は、プロジェクトのタイムラインの概要を示すように設計された Excel 用タイムライン テンプレートをいくつか提供しています。Excel タイムラインはガント チャート データには関連付けられていないため、既成のテンプレートのフィールドにはデータを手動で入力します。フィールドは変更可能で、必要に応じて名前を変更したり、フィールドを追加したりすることができます。
- Microsoft Excel 用タイムライン テンプレートを検索するには、Microsoft Excel を開きます。メニュー バーで、[ファイル]、[新規] の順に選択します。
- 検索ボックスに「タイムライン」と入力し、使いたいテンプレートをダブルクリックしてスプレッドシートを開きます。注: ここで使用しているテンプレートはプロジェクト タイムラインです。MacOS Sonoma でその最新バージョンの Excel を見つけることができます。
Excel のタイムラインに情報を追加する
テンプレートを開くと、フィールドに情報がすでに入力された、書式設定済みの Excel スプレッドシートが表示されます。このコンテンツはプレースホルダーです。
テンプレートの上部はタイムラインです。下にスクロールするとチャートが表示されます。チャートには計画の詳細と期日を追加できます。
- スプレッドシート上部の「プロジェクト タイムライン」フィールド (C1) をクリックし、プロジェクト名を入力します。
- タイムラインの見出しの下の「開始日」フィールド (F2) をクリックし、プロジェクトの開始日を入力します。このフィールドを更新すると、タイムラインのほかの部分にあらかじめ設定されている日付が変更されます。
- 表のところまで下にスクロールします。テンプレートの「アクティビティ」列にはプレースホルダー タスクが入力されています。タスクはプロジェクトに合わせてカスタマイズできます。「アクティビティ」列にタスクを追加するには、プレースホルダー タスクが入力されているフィールドをクリックしてテキストを更新します。
- Tab キーを押して対応する「開始」フィールドに移動し、最初のタスクの日付を入力します。Tab キーをもう一度押し、「終了」フィールドにも日付を入力します。ここに入力するのはタスクの完了予定日です。
注: テンプレートには、先行するタスクの開始日に基づいてすべての開始日と終了日を自動入力する数式が設定されています。数式を削除して各タスクに特定の日付を入力することもできます。また、スケジュールに合わせて数式をカスタマイズすることもできます。
- 手順 3 と 4 を繰り返して、表の残りの部分を入力します。
この会議計画タイムラインの期間が 1 か月を超える (超える可能性が高いでしょう) 場合は、タイムラインの下にある灰色のバーの矢印をクリックすると、タイムラインでさらにデータを表示できます。この操作を実行する際には、Excel タイムライン全体でスクロールできます。
Excel 用タイムラインをカスタマイズする
すべてのプロジェクト マイルストーンを表に入力したら、タイムラインを色分けして見栄えを整えましょう。
Excel タイムラインの外観をカスタマイズする手順は次のとおりです。
- テンプレートの全体的な外観を変更するには、[ページ レイアウト] タブをクリックして [テーマ] を見つけます。
- [テーマ] をクリックしてメニューを開き、タイムラインで使用する色とフォントを選択します。[配色] メニューまたは [フォント] メニューをクリックする方法もあり、その場合は各要素を個別に変更できます。
Excel タイムラインのカラー パレットを変更する
- タイムラインをクリックします。
- [グラフのデザイン] タブをクリックし、[色の変更] というラベルの付いたペイント パレット アイコンをクリックします。
- このメニューの色のオプションは、選択したテーマに対応しています。気に入った色が見つかったら、その色をクリックします。するとタイムラインが更新され、そのスタイルが反映されます。
このタイムライン テンプレートには最も基本的な情報のみが表示されます。関係者や経営陣と共有してプロジェクトに必要なタスクの概観を伝える場合に最適です。ただし、予算などの要素は表示されません。また、期限内に完了予定のタスクや各タスクの責任者も表示されません。
さらに詳細なプロジェクト計画タイムラインを作成する場合は、ガント チャートを使用することをお勧めします。詳細については、こちらの Excel でガント チャートを作成するガイドに関する記事をご覧ください。
Excel でタイムラインを作成する方法
まずはタスク リストを作成し、タイムラインに何を表示するかを決定します。現在ガント チャートに表示されているマイルストーンをタイムラインに表示したいのであれば、マイルストーン データを入力するだけで完成できる Excel 用タイムライン テンプレートを探します。
あるいは、特定のプロジェクトについて、各段階のタイムライン上での位置づけを示したい場合もあるかもしれません。その場合は、Excel 用プロジェクト タイムライン テンプレートを探します。カスタマイズできるフィールドが多いので、特定のタスクが完了するまでにかかる時間など、多くの情報をタイムラインで表示できます。
Excel 用タイムライン テンプレートを選択する
Microsoft は、会議計画タイムラインの概要を示すために設計された Excel 用のタイムライン テンプレートもいくつか提供しています。Excel タイムラインはガント チャート データには関連付けられていないため、既成のテンプレートのフィールドにはデータを手動で入力します。フィールドは変更可能で、必要に応じて名前を変更したり、フィールドを追加したりすることができます。
- Microsoft の Excel 用タイムライン テンプレートを検索するには、Microsoft Excel を開いて検索ボックスに「タイムライン」と入力し、Enter キーを押します。注: このテンプレートは Windows 8 上の最新バージョンの Excel で検索したものです。
- Excel 用プロジェクト タイムライン テンプレートをダブルクリックしてスプレッドシートを開きます。
Excel のタイムラインに情報を追加する
テンプレートを開くと、フィールドに情報がすでに入力された、書式設定済みの Excel スプレッドシートが表示されます。このコンテンツは単なるプレースホルダーです。テンプレートの上部はタイムラインです。下にスクロールすると書式設定済みのチャートが表示されます。チャートには会議計画の詳細と期日を追加できます。Excel 用プロジェクト タイムライン テンプレートを使用する利点の 1 つは、書式設定がすでに完了しているため、カスタマイズするだけで作成できることです。
- スプレッドシート上部の「プロジェクト タイムライン」フィールド (C1) をクリックし、会議名を入力します。
- スプレッドシートを下にスクロールして、開始日を入力します。
会議を計画するには、計画の開始日を選択する必要があります。注: イベント計画テンプレートの使用を開始した日を開始日として選択する数式が既に設定されています。その日付を使用しない場合はセルをクリックして数式を削除し、独自の日付を追加します。開始日と終了日に関して設定されている日付が変更されます。
- 完了させる必要がある最初の主要なタスクを入力します。「マイルストーン」と表示されているフィールドをダブルクリックして、「アクティビティ」列にタスクを追加します。
- Tab キーを押して対応する「開始日」フィールドに移動し、会議の開催場所の候補の調査を開始する日付を入力します。Tab キーをもう一度押し、「終了日」フィールドにも日付を入力します。ここには会場を選定する予定の日を入れます。
- 手順 3 と 4 を繰り返して、チャートの残りの部分を入力します。
テンプレートを使用して Excel でタイムラインを作成する方法
Excel でタイムラインを作成する場合、最も簡単なのは既成のテンプレートを使用することです。プロジェクト タイムラインの作成に慣れていない場合は特に、Excel テンプレートが役立ちます。プロジェクト情報と日付を表に入力するだけで、Excel タイムラインに変更が自動的に反映されます。
ただし、表に独自の日付を追加すると、タイムラインの間隔がずれてしまう場合があります。その場合は、次の手順に従うだけで修正できます。
- ガント チャートの上部にある任意の日付をクリックします。すべての日付を囲む長方形が表示されます。
- 右クリックして [軸の書式設定] を選択します。
- 右側に表示されるポップアップ ウィンドウで [軸オプション] タブをクリックし、[境界値] というラベルの付いた最初のセクションに移動します。
- [最小値] ボックスの値を調整します。値を少しずつ増やして間隔を調整し、希望の表示になるように整えます。
Excel で SmartArt を使用してタイムラインを作成する方法
シンプルなタイムライン グラフィックだけが求められる場合は、Excel で SmartArt を使用して作成することができます。SmartArt を使用してタイムラインを作成すると迅速かつ容易に作成できますが、タイムラインは比較的基本的なものになります。プロジェクト計画を詳細または動的に示すのではなく、概要を提示したり主要なマイルストーンを追跡したりする場合に最適です。
- スプレッドシートの [挿入] タブで、横向き矢印とテキスト ボックスのイラストのアイコンが付いた [SmartArt] をクリックします。
- [手順] をクリックし、タイムライン グラフィックやその他のプロセスのイラストを探します。
- 基本的なタイムラインのグラフィックをクリックして選択し、スプレッドシートに挿入します。
- タイムライン グラフィックの横に、SmartArt のテキスト ボックスが表示されます。ボックスの中の [テキスト] を独自のイベントやタスクの名前に置き換えます。
- タイムラインの中のイベントを増やす場合は、+ (プラス) アイコンをクリックします。また、- (マイナス) アイコンを使用するとイベントを削除でき、矢印を使用するとイベントの順序を変更できます。
- タイムラインのグラフィックをカスタマイズするには、[SmartArt のデザイン] タブをクリックします。タイムラインのカラー パレットやスタイルを変更できます。
ピボットテーブルを使用して Excel でタイムラインを作成する方法
Excel のピボットテーブルは、データを要約、分析、提示するための汎用性の高いツールです。ピボットテーブルのタイムラインはデータをガント形式で可視化するわけではありませんが、データセットを変更しなくても月、四半期、年などの期間別にデータをフィルタリングできる、ダイナミックなツールです。
ピボットテーブルを使用してタイムラインを作成するには、次の手順を実行します。
- Excel シートにデータを入力します。練習用のサンプル データが必要な場合は、2 年間の販売取引が記録されているこちらのサンプル データセットをダウンロードしてください。
- ヘッダーを含むデータセット全体を選択して強調表示したら、[挿入] タブをクリックします。
- [挿入] タブをクリックし、[ピボットテーブル] アイコンをクリックします。
- ポップアップ ウィンドウが表示されます。 ピボットテーブルの参照範囲が正しく選択されていることを確認し、既存のワークシートに表示するか、新規ワークシートに表示するかを選択します。この例では、新規ワークシートにピボットテーブルを表示します。[OK] をクリックします。
- [ピボットテーブルのフィールド] パネルでテーブルを設定するには、テーブルのヘッダーを適切なボックスにドラッグ アンド ドロップします。「日付」を [行] ボックスに、「売上」を [値] ボックスにそれぞれドラッグします。「カテゴリ」または「製品」を [列] ボックスにドラッグして、データをさらに細分化することもできます。ピボットテーブルはシート上に自動的に作成されます。
- このピボットテーブルではデータの年別の明細を示しています。「行ラベル」の横にある小さなプラス (+) 記号をクリックすると、その項目が展開されます。例えば、「2023 年」を展開すると、各月や各四半期を表示できます。
- [ピボットテーブル分析] タブをクリックして、[タイムラインの挿入] をクリックします。
- [タイムラインの挿入] ダイアログ ボックスで、「日付」ボックスにチェックを入れて [OK] をクリックします。ワークシートにタイムラインが表示されます。
- タイムラインのハンドルをドラッグして期間を調整します。ピボットテーブルが更新され、設定したフィルターが反映されます。
- データを別の方法で視覚的に表現したい場合は、ピボットグラフを作成することもできます。ピボットテーブル内の任意のセルをクリックして、リボンの [挿入] タブをクリックします。次に、[ピボットグラフ] をクリックします。
- シート内に縦棒グラフ形式のピボットグラフが自動的に表示されます。グラフの種類を変更するには、ピボットグラフを右クリックし、[グラフの種類の変更] をクリックして、オプションからグラフの種類を選択します。このサンプル データセットの場合は縦棒のグラフが適しています。
- グラフの種類を選択したら、グラフをクリックしてドラッグし、シート内に配置します。タイムラインを調整し、選択した期間に基づいてグラフが更新されることを確認します。
- グラフの設定が終わったら、引き続きタイムラインを調整し、各期間を調査して販売傾向を分析します。カテゴリや製品別にフィルターしてさらに詳細なデータを表示することもできます。
Smartsheet でタイムラインを作成する方法
Smartsheet のタイムライン機能は、ガント ビュー、ボード ビュー、カレンダー ビュー、グリッド ビューを選択する場合と同じ方法でアクセスできる新しいビューです。1 つ以上の日付列があるシートのタイムラインにアクセスできます。
Smartsheet でタイムラインを作成して使用するには、次の手順を実行します。
- Smartsheet で、少なくとも 1 つの日付列がある既存のシートを開きます。この例ではシンプルなプロジェクト計画テンプレートを使って、機能をカスタマイズする方法を説明します。 ビューの切り替えボタンを押して[タイムライン] を選択します。画面がグリッド ビューからタイムライン ビューに変わります。
- 期間は画面上部で横方向に表示されます。
タスクをグループ化すると、作業の進行状況が把握しやすくなります。上部のナビゲーション バーで [グループ] をクリックし、1 つ目のドロップダウン メニューで「割り当て先」を選択し、2 つ目のドロップダウン メニューで「ステータス」を選択します。
注: 2 つ目のフィルターは必ずしも選択する必要はありません。グループ化で適用できるフィルターは 1 つのみです。
- このタイムラインでは、「予算を計算」タスクは期限が過ぎているため赤色で表示されています。赤いバーにカーソルを合わせると、タスクの詳細が表示されます。
- タイムライン ビューでタスクの詳細を編集できます。タスクにカーソルを合わせて右クリックし、[詳細を編集] をクリックします。詳細ビューが右側に表示されます。任意のフィールドをクリックして変更できます。変更はタイムラインに保存されます。
- タイムラインでタスクを表示するタイムスケールを変更するには、上部のナビゲーション バーにあるタイムスケール アイコンをクリックし、日、週、月、四半期、または年のいずれかをクリックします。
タイムラインを作成する
この記事では、テンプレートを使用して、Excel でビジネス会議の計画に関するタイムラインを作成する方法を説明します。ビジネス会議を成功させるためには何か月もかけて計画する場合があり、その開催はタイムラインが不可欠なタイプのプロジェクトと言えます。このタイプのプロジェクトは多くの不確定要素を伴います。また、通常は関係者もかなりの数に上ります。
このシナリオでは、イベント プランナーはまずタスク リストを作成します。こうしたタスクには、予算の管理、会議場所の調査と確保、講演者の手配、ホテルの予約、会議計画などがあります。このすべての情報を、Excel のタイムライン テンプレートに表示できます。もしくは、まずガント チャートを作成し、それを使用してタイムラインを作成するというさらに強力なソリューションもあります。このチュートリアルでは、両方の方法を説明します。
Excel 用タイムラインをカスタマイズする
すべての会議マイルストーンをチャートに入力したら、タイムラインの外観を容易に変更できます。タイムライン データの表示を変更してカラフルな外観にすることができます。
この会議計画タイムラインの期間が 1 か月を超える場合は (超える場合がほとんどでしょう)、開始日ボックスの横にある灰色のバーの矢印をクリックすると、タイムラインでさらにデータを表示できます。この操作を実行する際には、Excel タイムライン全体でスクロールできます。
- グラフ全体の見た目を変更するには、チャートをクリックしてから絵筆のアイコンが付いたボックスをクリックします。
- さまざまなスタイルのタイムラインのグラフを示すポップアップ ボックスが表示されます。各スタイルにカーソルを合わせると、タイムライン上で表示を確認できます。気に入ったものがあれば、それをクリックします。タイムラインが更新され、そのスタイルが反映されます。
Excel タイムラインのカラー パレットを変更する
- グラフをクリックします。
- 絵筆アイコンをクリックし、表示されたポップアップ ボックスの上部にある [色] をクリックします。
- タイムラインで使用したい色の上にカーソルを合わせると、タイムライン上で表示を確認できます。気に入った色が見つかったら、その色をクリックします。するとタイムラインが更新され、そのスタイルが反映されます。
このタイムライン テンプレートには最も基本的な情報のみが表示されます。関係者や経営陣と共有し、会議で示す必要があるタスクの概要を伝える場合に最適です。ただし、予算などは表示されません。また、期限内に完了予定のタスクや各タスクの責任者も表示されません。詳細な会議計画タイムラインを作成する場合は、Excel 形式のガント チャートを作成することを検討してください。
Smartsheet テンプレートを使用して堅牢なタイムラインを作成する
会議の計画には多くの詳細事項がつきものです。すべての情報を 1 か所に保管し、複数の関係者がアクセスできるようにしておくことが重要です。
Smartsheet には、作業を開始するのに役立つイベント タイムライン テンプレートが多数用意されています。データをタスク リストやガント チャートの形式で表示できるため、進捗状況をすばやく確認できます。また、添付ファイル/リンクの追加、連絡先データのインポート、タスクの割り当て、更新リクエストの自動通知設定も可能で、場所やデバイスを問わず共同作業を行うことができます。イベント登録 Web フォーム用のテンプレートもあり、登録プロセスの効率化に役立ちます。
Smartsheet でプロジェクト計画テンプレートを選択する
- Smartsheet を使い始めるには、アカウントにログインして左側のナビゲーション バーの「+」タブに移動するか、30 日間の無料トライアルにサインアップしてください。
- 検索ボックスに「イベント タスク リスト」と入力して虫眼鏡アイコンをクリックします。いくつかのオプションが表示されます。この例では「イベント タスク リスト_ガントと予算テンプレート」をクリックし、ポップアップ ウィンドウの [使用] ボタンをクリックします。
- 次に、テンプレートに名前を付け、保存する場所を選択して、[OK] ボタンをクリックします。
テンプレートに独自の情報を追加する
セクション、サブタスク、サンプルの添付ファイル/リンク、進捗状況の追跡、予算の計算式が含まれている、事前に書式設定されたテンプレートが開きます。参照用のサンプル コンテンツも入力されています。
- テンプレートの上部にある黄色のボックスを削除するには、ボックスをクリックして右クリックし、[行の削除] を選択します。
- 「歓迎イベント」セルをダブルクリックして既存のコンテンツを強調表示し、情報を入力します。
- 黄色の [文字装飾] をダブルクリックして既存のコンテンツを強調表示し、情報を入力します。このタイトルは、会議計画の主要カテゴリ (「会場の選択」、「スポンサーの募集」、「登録」など) から選ぶ必要があります。
- 「フェーズ」列の空白セルをクリックして別のカテゴリを入力します。 「終了」列から「開始」列まで行全体を強調表示し、ペイント バケツ アイコンをクリックして黄色をクリックします。この手順を必要なカテゴリ行の数だけ繰り返します。
- 作成された新しいカテゴリの下のセル (この例では「イベント マーケティング」) をクリックし、「ソーシャル メディア」など、サブタスクより下位のサブタスクを追加します。次に、ツールバーの「インデント」ボタンをクリックして、先ほど作成した新しいカテゴリをサブタスクに変換します。この手順をすべての新しいカテゴリに対して繰り返します。
- 「予算合計」列は、対応する列に入力された金額に基づいて自動的に計算されます。
- 各タスクの開始日と期日を「期日」列と「開始」列に入力します。プロジェクトの一部が完了したら、日付セルをダブルクリックし、左側のツールバーで「文字の取り消し線」ボタン (「S」という文字を取り消すように線が引かれたボタン) をクリックします。
- 各行の「ステータス」列でセルをクリックし、ドロップダウン メニューで進捗状況に合ったマークを選択します。緑のチェック マーク、黄色の「！」マーク、赤の「X」マークから選択できます。これにより、特定のタスクの達成状況や保留中かどうかを簡単に確認できます。
- 「割り当て先」列のセルをクリックし、ポップアップ メニューから割り当て先を選択します。社外関係者の連絡先を追加することもできます。
Smartsheet でユーザーにタスクを割り当てると、そのユーザーの連絡先情報が自動的にリンクされます。
- 入力したデータをガント チャートで表示するには、ツールバーの [ガント ビュー] ボタンをクリックします。
何度かクリックするだけで、ガント チャートの外観をカスタマイズできます。 タスク バーの色を変更するには、
- タスク バーを右クリックし、[色設定] を選択します。
- カラー パレットが表示され、バーの色を変更できるようになります。
- 同じ色を複数のタスク バーに適用する場合は、Shift キーを押しながらタスク バーをクリックします。これにより、クリックしたすべてのバーが選択状態になります。次に、Shift キーから指を離し、選択したバーの 1 つを右クリックして [色設定] を選択します。
Smartsheet テンプレートをプロジェクト タイムラインに変換する
すでにすべての情報を Smartsheet に入力してあるため、あとは数回クリックするだけでイベント計画の進捗状況が一目でわかる美しいタイムラインを作成できます。
Smartsheet は、PowerPoint のグラフィカル アドオン ツールである Office Timeline と統合されており、プロフェッショナルで視覚に訴えるプロジェクト計画を作成できます。
PowerPoint アプリに Office Timeline がインストールされていない場合は、ダウンロードして無料でお試しいただけます。ダウンロードしたらインストールして、PowerPoint を再起動します。
- PowerPoint を開き、新しいスライドを作成します。
- [Office Timeline Free (無料の Office Timeline)] タブ (注: Office Timeline を購入済みの場合は [Office Timeline] タブ) をクリックし、リボンの [New (新規)] ボタンの下にあるドロップダウン矢印を選択します。[Import Data (データをインポート)] を強調表示し、[Import from Smartsheet (Smartsheet からインポート)] をクリックします。
- 指示に従って Smartsheet アカウントにログインします。インポートする Smartsheet プロジェクトの横にあるボックスをクリックし、チェックマークの付いた緑色の円をクリックします。
プロジェクト タイムラインを作成した後は、さらにカスタマイズすることもできます。タイムラインに表示するイベントを選択したり、特定の関係者に割り当てられたタスクを色分けしたり、レイアウトにブランディングや色を追加したりすることができます。
Smartsheet のタイムライン ビューで意思決定を的確かつ迅速に
Smartsheetのタイムライン ビューにより、ユーザーはデータに基づく作業をリアルタイムで計画、視覚化、共同作業することができ、タスクの整理、進捗状況の追跡、ステータス連絡が容易になります。
わずか数回のクリックで、任意のシートでプロジェクトのタイムラインを起動し、作業を視覚化し、詳細を理解し、情報を調整できるため、プロジェクトの進捗状況の追跡、阻害要因の検出、ステータス連絡が簡単になります。
Smartsheetのタイムラインビューは、チームがデータに基づく作業を視覚化し、プロジェクト間の効率と透明性を高める方法をご覧ください。
Smartsheet のボード ビューに関する詳細情報をご覧ください。