主要なプロジェクト計画テンプレート

プロジェクト計画とは何か？

プロジェクト計画の目的は、プロジェクトで意図されるスコープを提示し、関係者間のコミュニケーションを促進し、計画における前提条件と決定事項を追跡することです。関係者リスト、範囲記述書、プロジェクト スケジュール、スケジュールとコスト ベースライン、ベースライン管理計画、コミュニケーション計画を含む生きたドキュメントで、プロジェクトの過程で変更できます。プロジェクト プランは単なるプロジェクト タイムラインではなく、計画の重要な構成要素であることに注意してください。

新しいプロジェクトを開始する前に、常にプロジェクト プランを作成する必要があります。プロジェクトで達成したいことから始め、目標を達成するために必要な事柄に分割します。次に、行う必要があるすべてのことを大まかな計画にした所で、タイミング、予算、リソースなどを検討することができます。

最低でも、プロジェクト プランはプロジェクトに関する以下の質問に答える必要があります。

• 理由- なぜこのプロジェクトを始めるのか？このプロジェクトが対処または解決する問題は何か？
• 目的- 何の作業を実行するのか？主要な成果物と目標は何か？
• 担当者- プロジェクトに関与するのは誰で、どのような責任を負うのか？
• 時期- いつプロジェクトを開始し、終了する必要があるか？マイルストーンは何か？

プロジェクト計画に含める内容

プロジェクト計画はそれぞれに異なるものですが、すべてに似たような情報が含まれます。プロジェクト プランには、エグゼクティブ サマリー、プロジェクト目標、マイルストーン、成果物、推定タイムライン、潜在的なリスク、予算の詳細が含まれます。以下に、プロジェクト計画でカバーされる一般的なトピックをいくつかまとめました。

独自のプロジェクト計画を作成する方法については、プロジェクト計画の包括的なガイドに関する記事をご覧ください。

• エグゼクティブ サマリー: エグゼクティブ サマリーでは、プロジェクト計画に含まれる情報を 1 ページにまとめ、読みやすいものとする必要があります。
• プロジェクト目標: プロジェクトの最終目標と、その成功を測定する方法を概説します。
• ターゲット オーディエンス: プロジェクトのターゲット オーディエンス、つまり、プロジェクトが影響を与える人物とプロジェクトの成果を利用する人物を特定します。
• 主要な責任: 各チーム メンバーの役割と責任を概説します。
• 主要なタスクと成果物: プロジェクト全体で最も重要なタスクと成果物を強調し、予想される期限を設定します。
• 利用可能なリソースまたは必要なリソース: プロジェクトを完了するために確保が必要なリソースをリストします。
• リスク分析と軽減計画: 考えられるリスクを特定し、問題になる前に処理するための計画を立てます。
• 主要マイルストーン: 進捗の測定に使用する主要なマイルストーンを特定します。
• 提案されたプロジェクト タイムライン: タスク、マイルストーン、成果物の推定タイムラインを作成します。
• コストと予算の詳細: タスク、マイルストーン、成果物の推定タイムラインを作成します。
• 緊急時対応計画: 計画通りに進まないプロジェクト要素の緊急時対応計画を含めます。
• コミュニケーション戦略: プロジェクトのライフサイクルを通じて参照するためのコミュニケーション計画を作成します。
• 評価戦略: プロジェクトの成功と失敗をどのように評価するかを決定します。

詳細については、こちらの包括的なプロジェクト管理ガイドをご覧ください。

プロジェクト計画の目的は何か？

プロジェクト計画は、プロジェクトを成功させるために最も重要な材料の 1 つです。これは、期待事項を文書化して伝達し、スケジュールと納品を管理し、リスクを計算して管理するために使用されます。一般的に、プロジェクトに関わるすべての人のロードマップとして機能します。

プロジェクト プランの 4 つの最大のメリットは次のとおりです。

• コミュニケーションの改善: 全員が確認できる計画全体を概説することで、関係者はプロセスの早い段階で、物事が正しい方向に進んでいるかどうかについてフィードバックを提供できます。また、プロジェクト プランは、プロジェクトの進捗に合わせてマイルストーンとタイムラインを更新することで、期待事項の管理を促進するのにも役立ちます。
• 透明性の向上: プロジェクト プランを作成すると、関係者とチーム メンバーは、あらゆるステップで情報を得るためにはどこを確認すべきかを正確に知ることができます。期待事項とプロジェクト タイムラインは明確に定義されているため、全員が優先順位と目標について同じ認識を持っています。
• 組織の拡大: 多くのプロジェクトには何十ものタスク、依存関係、マイルストーンがあり、すべての進捗状況を追跡するのが難しい場合があります。プロジェクト プランにより、各アクティビティのタイミングと、それがプロジェクトの残りの部分にどのような影響を与えるのかを考えることになります。各タスクにどれだけの時間を費やし、同時にどれだけのものを達成できるのかを、常に把握できます。

プロジェクト計画のプロセス

プロジェクト計画プロセスでは、プロジェクトを最初から最後まで徹底的にマッピングする必要があります。この時点で、プロジェクトを立ち上げる前に、目標を決定し、主要な成果物のタイムラインを見積もり、推定予算を作成し、リスクを評価します。

1. コンセプトと開始: まず、プロジェクトの全体的な概念と、プロジェクトを完了する方法を決定することから始めます。
2. ロードマップの作成: このフェーズでは、プロジェクトを完了するために必要なタスクの大まかなタイムラインを決定します。
3. 成果物リスト: 各プロジェクトには特定の成果物が必要です。これは計画フェーズの最初の部分で特定し、各チーム メンバーが何が期待されているかを把握できるようにする必要があります。
4. プロジェクトのマイルストーンの特定: 重要なマイルストーンであると考えるプロジェクトの具体的なポイントを把握します。これらのマイルストーンは、完了した特定のタスク、達成した予算目標、または招集するチームで構成されます。
5. 予算の作成: 事前に定義された予算を作成することは、プロジェクト プランの最も重要な部分の 1 つです。プロジェクトが進行する際には、その予算を遵守する必要があります。これにより、支出予測を超えることなく、特定のリソースと予算を特定のタスクに割り当てることができます。
6. チーム メンバーの特定: プロジェクトと同様に、プロジェクトを実施するためにチームを招集する必要があります。他の人と協力して、プロジェクトの遂行に最も役立つ特定の人を対象にしましょう。
7. リスク評価: 予算の問題、プロジェクトの遅延などを引き起こす可能性のあるリスクや脅威など、プロジェクトに対するすべての潜在的なリスクや脅威を特定する必要があります。潜在的なリスクをすべてリストアップし、問題が発生した場合に軽減する計画を詳細に説明します。
8. プロジェクト コミュニケーション: プロジェクトの重要な構成要素を概説したら、主要な関係者や外部関係者を含む、より大きなチームにこれらの計画と目標を伝える必要があります。プロジェクト プランを関係者全員に適切かつ効率的に伝える方法を開発します。
9. プロジェクトの立ち上げ: この時点で、プロジェクトを立ち上げる準備が整うはずです。開始する前に、すべての基本をカバーし、すべての詳細をまとめたことを確認してください。それからプロジェクトを開始します。