プロジェクト作業指示書テンプレート
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制作作業指示書テンプレート
ISO 9001 作業指示書テンプレート
作業指示書テンプレートの目的
作業指示書 (「ジョブ指示書」、「業務指示書」、または「ビジュアル作業指示書」とも呼ばれる) は、特定のタスクの実行方法に関する固有の情報、順を追った情報、詳細な情報を提示するものであるため、ビジネス プロセスにとって不可欠です。プロジェクトやプロセスだけでなく、セキュリティ、人事、エンジニアリング システムなどの領域における多数のポリシーや手順に関する簡単な指示も提供できます。
作業指示書を使用すると、プロセスを実行する際のリスクやエラーの可能性が減少するため、ビジネス効率が改善され、精度が向上します。作業指示書でプロセスの複雑な手順およびワークフローを詳細なステップバイステップの指示に分割することにより、作業プロセスが合理化され、コミュニケーションと意思決定が強化され、この文書に従う作業者のジョブが明確になります。
さらに、作業指示書を適用することには、企業とって、より多くのメリットがあります。作業指示書は、以下の作業に役立ちます。
概要から詳細まで、すべてのアクティビティの適切な実行方法を文書化する
すべての当事者が規格、規制、運用ポリシーを遵守していることを確認する
ユーザーが自分で説明情報を探す必要がないように、必要なコンテンツを提供する
すべての部門で正確かつ精密な情報を維持する
大規模なプロセスに含まれる特定のタスクの実行方法を、より詳細かつ明確に説明する
新入社員のトレーニングや、現在の従業員にプロセスを思い出させるのに役立つ
責任、要件、ツール、その他の重要な情報など、プロセスやタスクのすべての部分を定義する
IT から人事、エンジニアリングまで、すべてのプロセスに一貫した手法を確立する
購入を追跡し、数量、単価、出荷日など、すべての主要な構成要素を説明する
品目の購入やシステム プロセスの変更に関する承認を得る
作業指示書の書き方
包括的で、明確であり、教育的な作業指示書を書くことは、細部への徹底的な注意と、特定のタスクやプロセスに関する膨大な知識を必要とするため、困難な作業になる場合があります。当て推量なしで作業指示書を書くには、簡単に実行できる以下の手順に従ってください。
導入部を書きます。プロジェクトの背景を示し、プロジェクトの所有者を特定し、当面のタスクやジョブを明確に文書化してください。指示に記載されているジョブの目的に関する簡単な概要を含めます。
ジョブの実行方法を説明します。各手順を、より小さく実行しやすい指示に分割して、すべてのアクションを、誰が読んでも明確で理解しやすいものにしてください。資料、参考文献、文字で書かれた手順を補足する画像や図面など、ジョブを完了するために必要なすべての構成要素を含めます。
情報を検証します。対象分野の専門家 (SME) および主要な関係者に相談して、指示内の各手順が正確かつ最新のものであることを確認してください。
読みやすいように書式を整えます。すべての手順を書いたら、指示がユーザーフレンドリーであることを確認してください。指示が順を追って書かれ、手順が目立つように太字になっており、指示に各手順の番号付きリストや箇条書きリストが含まれていることを確認します。
必要に応じて、簡素化したり、書き直したりします。文書を読みなおし、すべての筋が通っていることを確認してください。混乱がある場合は手順を簡素化し、必要に応じて手順を書きなおしたり言い換えたりして、一貫性を確保してください。
テストします。文書を同僚や協力者に渡して、手順の実行を依頼してください。混乱がないか、指示が不明確であったり間違った最終目標につながったりしていないか判断してください。
保存して共有します。上記のすべての手順を完了したら、文書を保存してチームに送信し、これらの指示が必要となる可能性のある作業者によってアクセス可能な場所に配置してください。
ビジュアル作業指示書の作成方法
ビジュアル作業指示書は、基本的な作業指示書テンプレートと同じ機能を持ちますが、文書に記載される指示を簡単に表示する方法も提供します。ビジュアル作業指示書は、通常、エンジニアリング、製品開発、制作といった、タスクをよりグラフィカルに説明する必要がある部門や分野で使用されます。
ビジュアル作業指示書を書くには、通常の作業指示書と同じ手順を実行するだけですが、必要に応じてグラフィックス、画像、図面、フローチャートを追加します。手順を書面で文書化し、視覚的な構成要素を使用して同じ手順を示します。
たとえば、新入社員のデスクのセットアップ方法を書いているとします。新しいデスクを配置する場所を確認する、デスクの脚を組み立てる、デスクの天板を脚の上に設置するといった、連続する各手順を書き出します。その後、各手順を完了した場面を撮影した写真や、各手順の実行方法を正確に示す図を含めます。作業指示書は、プロセスの各手順の背後にある作業方法を示すことに重点を置いているため、そのようにプロセスを文書化および編集することに注意してください。
作業指示書を書くためのヒント
すべてのビジネス プロセスについて、最適で最も包括的な作業指示をまとめるために、作業指示書の作成、編集、維持に役立つ以下のヒントを参照してください。
参照するすべての従業員、チーム メンバー、または関係者にとって、意味が明確で理解しやすいことを確認してください。
必要なすべての情報を事前に収集して、指示書を構成する方法のイメージをつかみ、そのタスクやジョブの精通者と相談してプロセスを書いてください。
指示書を作成するタスクやジョブに適用されるすべての概要手順、ポリシー、依存関係を判断してください。
複雑な言葉や文章、不要な専門用語、頭字語、技術用語を避け、表現の一貫性も維持してください。
指示書を読む作業者がそれらに共感できるように、能動態を使用してください。
できるだけ短く簡潔な表現を使用し、すべてのデータおよび情報が有益かつ正確であることを確認し、すべての手順を論理的に編成してください。
文書を理解しやすくし、文字による指示を補完するために、必要に応じて図面や画像を含めてください。
最終文書に簡単にアクセスできるようにしてください。
文書を定期的にレビューし、必要に応じて指示を更新してください。
作業指示書と標準作業手順書の違い
作業指示書と標準作業手順書 (SOP) は、「作業支援書」や「ユーザー マニュアル」とも呼ばれ、プロセスを詳細に説明するためと、手順を実行するための最良の方法に関する指示を提供するための両方に役立つ、職場で活用される重要なツールです。どちらも「手順」よりも詳細なものと見なされ、作業プロセスの詳細に関する指示を提供します。ただし、それらは、正確に何を説明するのかという点で異なります。
簡単に言えば、SOP は、何を、誰が、どのような時間枠で行う必要があるのかを説明するために役立ちます。SOP では、特定の状況で、または特定の作業プロセスを実行する際に実行する必要のあるすべてのことを説明します。
一方、作業指示書では、プロセスの完了方法を説明し、全体的な作業を合理化するために個々の各ステップを実行する方法を文書化します。作業指示書は、SOP で概説されている各手順を補足し、通常、すべての SOP または手順を補完する作業指示を提供します。
作業指示書が重要である理由
プロセスが理解しやすい、他の作業者がプロセスを学ぶことを助ける訓練を受けている作業者がすでに存在する、各プロセスの詳細な指示の作成に時間を費やしたくないといった理由で、組織が作業指示書を省くことはよくあります。とは言え、さまざまな理由から、作業指示書は企業の成功に不可欠です。
作業指示書は、企業のナレッジ ベースを構築し、文書化された指示を通じてそれを保持するために役立ちます。作業指示書を使用することで、プロセスの間違った解釈や見当違いの解釈を避け、人為的ミスを克服し、プロセスがうまくいかなかった場合の「責任のなすりつけ合い」を減らし、タスクの実行中に最大限の安全性を確保することができます。長期的には、作業指示書により、プロセスを完了する最も効率的な方法を確立して文書化することで、ビジネスの時間を節約することもできます。
全体として見れば、プロセスの作業指示書を作成するための時間的投資は、その指示書が企業内全体で回覧され、多くの従業員によって使用されることで回収されます。
作業指示書のリソース
独自の文書をまとめる際には、以下のリソースを参照して、作業指示書の書き方、作業指示書が重要である理由、適切に書かれた作業指示書がビジネスに与えるプラスの影響に関する追加の情報を得てください。さらに、サンプルを参照して、ビジネス ニーズに適した最も包括的な作業指示書を作成してください。
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