SharePoint ドキュメント管理—どのようなものか、何ができないのか

共同作業とイントラネットの構築ツールとして設計された SharePoint は、情報の保存、整理、共有、アクセスのための安全な場所を提供することを目的としていました。 2001 年の発売以来、ブラウザー ベースのプラットフォームとして 6 つのバージョンがリリースされました。 現在、SharePoint は、オンプレミス版、クラウド版、ハイブリッド版が提供されています。

SharePoint は、機能と機能セットの広範なエコシステムの一部であり、常に変化する機能セットと複雑なライセンス契約があります。 従来、Microsoft Exchange、Skype for Business、Office Web Apps と並んで、中規模組織、大規模部門、大企業などで導入されてきました。 SharePoint 2013 がリリースされて以来、SharePoint の主要な販売チャネルは Office 365 となっています。

クラウドベースの SharePoint 2016 (2016 年 3 月 14 日リリース) は、パーソナライゼーションとスピードが求められる中で、ユーザー体験の強化や検索性の向上など、さまざまな理由でプラットフォームを改善するために開発されました。 現在オンプレミス展開を行っていない企業や、またはコンプライアンス上の理由でオンプレミス展開を行う必要がある企業は、この最新バージョンのライセンス契約により、より安価にコンテンツ管理と共同作業を実現することができます。

以下に記載されている「SharePoint はどのようなものか、何ができないのか」のポイントのほとんどは、SharePoint 2013 のドキュメント管理以前のバージョンに当てはまります。 2016 年初頭に 1,000 人の SharePoint ユーザーを対象に実施されたアンケートの結果がそれを物語っています。

• 72% が SharePoint Server 2013 を利用
• 54% が SharePoint Server 2010 を利用
• 19% が SharePoint Server 2007 を利用
• 4% が SharePoint Server 2003 を利用
• 1% が 2001 バージョンを利用

多くの企業が以前のバージョンを使用している理由は、移行が大きな課題であり、オンプレミスで SharePoint のカスタマイズに投資してきたユーザーにとっては、時間的にも金銭的にも高いコストがかかるからです。 さらに複雑なことに、カスタム Web パーツ、カスタム マスター ページ、ページ レイアウトは、新しいバージョンの SharePoint では機能しない場合があり、その場合はさらなるカスタマイズが必要になります。

SharePoint ドキュメント管理とは
    

• ユビキタス。 SharePoint は世界の大企業で圧倒的な役割を果たしており、多くの従業員がイントラネットやドキュメント共有のために使用しています。 同社のバンドル傾向のおかげで、SharePoint は今では 20 億ドル以上のビジネスになったと言われています。
• スケーラブル。 多くの SharePoint ユーザーは MS Office の顧客であるため、このプラットフォームは複数のビジネス要件に対応できるように拡張することができます。 これは特に、SharePoint を Office 365 スイートの一部として使用しているユーザーに当てはまります。このスイートでは、Exchange、Office クライアント、Web アプリへのアクセスもクラウドで利用できます。
• カスタマイズ可能。 Forrester Research の調査によると、SharePoint を使用している全組織の 65% が、コア ソフトウェアに機能を追加しています。 このカスタマイズは、良くもあり、悪くもあります。 特定の組織要件を満たすための微調整が必要なため、チーム メンバーに SharePoint ドキュメント管理を採用してもらうためのトレーニングやコミュニケーションが必要になります。 セキュリティは設定なしで管理するのは難しく、大企業ではサードパーティのツールが必要になることもあります。
• 時間がかかる。 組織がトレーニング、開発、サポートを専門とする何千人もの専門家やコンサルタントを雇うかどうかに関わらず、SharePoint を使いこなすには時間がかかります。 大規模な組織では、SharePoint の導入に 3 年から 5 年かかると言われています。 中堅企業では 1 ～ 2 年、小企業では 6 ～ 8 か月かかります。
• (現在は) モバイル。 Microsoft によると、SharePoint は数年前から Office 365 を通じて Microsoft のモバイル デバイスに対応していましたが、現在は iOS 用のモバイル アプリを提供しており、Android および Windows 10 用のモバイル アプリも年内に提供される予定です。

SharePoint のドキュメント管理には、どのような特徴がありますか？

• 洗練されていない。 SharePoint には数多くの機能があるため、使用、理解、操作する際に圧倒されることがあり、採用を促進するにはトレーニングやコミュニケーションが必要です。 特に古いバージョンのサーバーでは、パフォーマンスが低下することが知られています。
• ユーザーにとって使いやすくない。 ユーザーは、パーソナライズされたテクノロジーに慣れています。 このように、消費者にとって使いやすいテクノロジーと SharePoint に違いがあることが、ユーザーに不満や (時には) 嫌悪感を抱かせます。
• (十分に) 速くない。 「遅い」というのは、SharePoint をお使いのお客様からの共通の意見です。 2016 では、検索機能が改善されて結果が早く出るようになったほか、サイトやサイト コレクションをより早く作成するための新しい方法が追加されていますが、まだまだ発展途上です。
• 最先端ではない。 ほぼ 1 年おきに機能向上のためのアップグレードが行われていますが、Microsoft はイノベーションをリードするというよりも、遅れずに追従しているように見えることが多いです。 アップグレードが可能になっても、既に SharePoint を使用している企業にとって、最新バージョンへの移行は容易ではなく、お手頃なわけでもありません。 また、価格が安いわけでもありません。 SharePoint 2013 からの更新であれば、SharePoint 2016 への移行はシンプルですが、新しいライセンスを購入したり既存のライセンスをアップグレードしたりすると、全体的な価格が上がります。 また、新しいシステムを使用するために、チーム メンバーをトレーニングするコストも考慮する必要があります。
• アプリ フレンドリーではない。 SharePoint のアプリは、意図的な設計の更新というよりは、後から付け加えたように見えることがあります。 基本的なタスク以上のことをするには、膨大な作業が必要になります。
• アクセス制御に問題がある場合がある。 主な課題の 1 つは、ドキュメント管理インフラストラクチャへのアクセスを一元的に制御する方法がないことです。 SharePoint が始まって以来、企業における情報量、セキュリティ脅威、変化の速度は飛躍的に増大していますが、セキュリティ モデルは必ずしも追随していません。

SharePoint には強力な機能があり、既に Microsoft に依存している大企業にとっては良いソリューションとなりますが、共同作業やドキュメント管理で簡単に利用できるソリューションを求めている企業には、SharePoint に代わるソリューションがあります。

どの企業にもそれぞれ違いがありますが、ドキュメント管理システムを選択する際には、いくつかの重要な考慮事項があります。 SharePoint を導入するにしても、他のシステムを導入するにしても、以下のチェックリストを参考にして、自分の組織に合ったシステムを購入することをお勧めします。

1. 高い費用対効果: 購入した商品は、迅速かつ意味のある投資収益率 (ROI) をもたらす必要があります。 クラウドベースのソリューションは、ライセンス コストが低い傾向にあります。
2. 検索機能: ファイルを素早く見つけるためには、幅広いオプションが必要です。 ファイル名と内容で検索できるようにしてください。
3. 使いやすさ: 直感的に使えることが導入に不可欠であり、使いにくいドキュメント管理システムであればあるほど、その効果は低くなります。
4. モバイル アクセス: いつでもどこでも仕事ができる文化を考慮し、スマートフォンやタブレットから簡単にアクセスできるソリューションを選びます。
5. 統合: 電子メール クライアントや顧客関係管理ソフトウェアなど、既に使用しているプログラムと簡単に統合できます。
6. 共同作業とソーシャル ネットワーキング: 複数のユーザーが、権限に基づいて、通常はリアルタイムで投稿を表示して 1 つのドキュメントに内容を追加できる機能。
7. セキュリティ: 特定のドキュメントを閲覧できるユーザーの制限、ユーザー ID とパスワードの管理、役割ベースのセキュリティ、自動ログオフ設定と監査制御、認証、データの暗号化などをオンプレミス、ハイブリッド、クラウド システムで提供する必要があります。

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