プロジェクト管理ダッシュボードとは
ダッシュボードは、実行中の作業の高レベルの視覚化です。ダッシュボードを作成して、主要な統計を確認したり、部門間のレポートを作成したり、時間の経過とともに全体像の状態を追跡したりできます。
ダッシュボードは、重要な値とメトリックを処理し、統計を比較するための読みやすい方法を提供します。彼らはまた、チームが進捗状況を明確に見てそれに応じて反応できるようにするため、アジャイ ルプロジェクト管理のキー プレーヤーでもあります。ダッシュボードは、チームが障害を予測し、目標を達成するために迅速かつ効率的に適応するのに役立ちます。
プロジェクト管理ダッシュボードは、複数のパーツを含むプロジェクトを管理する場合に便利です。さらに、プロジェクト管理ダッシュボードは、一般的なダッシュボードのコア要素 (視覚的で高レベルな概要) を保持しますが、複数のチーム、期限の移動、今後の課題とタスク、およびプロジェクト全体の軌道と進捗状況を追跡するのに最適です。プロジェクト管理ダッシュボードを作成するときは、複数のスプレッド シート、タイムライン、およびリソースからデータを取得して、包括的な情報ハブを作成する可能性があります。最終的に、これらの重要なデータ ポイントをすべて 1 つのダッシュボードに集約することで、プロジェクト マネージャーは作業を管理し、内部および外部の利害関係者にステータスを示すことができます。
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プロジェクト管理ダッシュボードを作成する理由
プロジェクト管理ダッシュボードは、スナップショット ビューで重要なプロジェクト情報を提供するという一般的なニーズから生まれました。最も原始的なダッシュボードでは、いくつかの重要なメトリックが強調表示されていますが、より複雑なデータ (記述された情報や画像など) を織り込む簡単な方法がたくさんあります。
プロジェクト管理ダッシュボードをゼロから設計することは確かにできますが、セットアップ時間を節約するオンライン ツールが多数あるため、プロジェクトのガイドに集中できます。たとえば、Excel で無料のダッシュボード テンプレートを使用すると、すばやく作業を開始できます。この一覧には、単純なプロジェクト管理ダッシュボード、メトリック ダッシュボード、プロジェクト ポートフォリオなどのテンプレートがあります。これらの各テンプレートは使いやすく、製品リリースから建設プロジェクトまで、さまざまなプロジェクトタイプに適用できます。
プロジェクト管理スタイルに最も適し、強化するテンプレートを選択してください。ダッシュボードを正しく使用すれば、アジャイル プロジェクト計画の重要な要素になる可能性があり、チームの時間を節約し、挫折を早期に特定し、パフォーマンスを追跡するのに役立ちます。どちらのテンプレートを選択しても、プロジェクト管理ダッシュボードは、わかりやすく高レベルのレポートを提供することで効率が向上することを願っています。
Smartsheet の強力なプロジェクト管理ダッシュボードの詳細
Smartsheet は、チーム、リーダー、およびビジネスが業務を遂行する方法を根本的に変えるエンタープライズ作業管理プラットフォームです。70,000 を超えるブランドと何百万人ものインフォメーション ワーカーが、Smartsheet を作業の計画、追跡、自動化、レポート作成を行う最良の方法として信頼しています。
Smartsheet の構成可能なウィジェット駆動型ダッシュボードにより、ビジネス ユーザーはテクニカル サポートを必要とせずに、ビジネスに最も関連性の高い情報を強調表示できます。プロジェクトのステータスを一目で把握し、洞察を得て、チームのイノベーションを加速するすべてを 1 つのプラットフォームで実現します。
Smartsheet ダッシュボードを使用したプロジェクト管理ダッシュボードの構築を開始する方法を見てみましょう。
Smartsheet でダッシュボードを設定する方法
ステップ 1: シートまたはレポートにデータをコンパイルする
Smartsheet でダッシュボードを作成するには、他の Smartsheet ワークスペースにデータを入力して、ダッシュボードに取り込むことができるようにする必要があります。また、シートまたはレポートが正しく設定されていることを確認する必要があります。ダッシュボードに表示する結果または合計が既に表示されているはずです。主要なメトリックは、ダッシュボードがこれらのデータ ポイントをまとめるだけなので、ソース シートまたはレポートで直接計算する必要があります。
この例では、出店プロジェクトの状態とタスクを監視するダッシュボードを作成します。このプロジェクト管理ダッシュボードは、進行中のプロジェクトのトップレベルのデータ ポイントと進捗状況の更新を表示するための、読みやすく、非常に視覚的な方法を提供します。
ステップ 2: ダッシュボードを作成する
- Smartsheet ダッシュボードで作業を開始するには、Smartsheet の [+] アイコン に移動し、[作成] をクリックします。
- リストから [ダッシュボード] を選択します。
3. ダッシュボードに名前を付けます。ストア オープニング ダッシュボードと呼びます。[OK] をクリックします。
ダッシュボードを初めて開くと、空白のキャンバスが表示されます。Smartsheet では、必要な情報を最適に表示するダッシュボードを柔軟に作成できるため、ダッシュボードをゼロから構築する必要があります。
ステップ 3: ウィジェットでダッシュボードを構築する
- ダッシュボードを構築するには、ウィジェット、または主要な結果、メトリック、またはその他のデータ ポイントを表示するように設計された情報の対話型ボックスを追加します。ウィジェットを作成すると、ウィジェットはダッシュボード上のタイルのように表示されます。
- ダッシュボードの上部にある [ウィジェットの追加] をクリックします。
- 選択できる 7 つの異なるウィジェット タイプがあります。
- メトリック データとシート データは 、シートからダッシュボードに特定のデータ ポイントを表示するために使用されます。
- ショートカット ウィジェット とショートカットリスト ウィジェットを使用すると、ダッシュボードに URL を挿入したり、他の Smartsheet ワークスペース (シート、レポートなど) にリンクしたりできます。
- リッチ テキスト ウィジェットを使用して、テキスト ボックスを作成します。これは、タイトルや指示を追加したり、特定の達成目標を呼びかけたりする場合に便利です。
- レポート ウィジェットを使用すると、ダッシュボードにレポート全体を表示できます。 レポートは高レベルのフィルターのように機能し、複数のシートにまたがる概要情報を表示するのに最適な方法です。
- 最後に、画像ウィジェットを使用すると、ダッシュボードに画像を直接挿入できます。
4. ウィジェットの追加
A.リッチ テキスト ウィジェットを追加する
1.リッチ テキスト ウィジェットを選択し、フィールドにテキストを追加します。テキストのサイズとフォントを調整したり、ウィジェットで直接色や配置を操作したりできます - 他のテキスト編集プログラムにある書式設定機能に似ています。
2.[完了] をクリックします。
3. 新しく作成されたテキストウィジェットがダッシュボード キャンバスに表示されます。ドラッグ&ドロップを使用してウィジェットを移動するか、ウィジェットの角をクリックしてドラッグしてサイズを変更できます。ただし、ベスト プラクティスは、ウィジェットをすべて作成するまで、ウィジェットのサイズとレイアウトを調整するのを待つことです。
B.メトリック ウィジェットを追加する
1. もう一度 [ウィジェットの追加] をクリックし、 [メトリック] ウィジェットを選択して、基になるシートのキー値またはメトリックを表示します。
2. 左上隅にある [データの追加] ボタンをクリックします。
3. 目的のシートを検索するか、使用可能なすべてのシートとレポートをスクロールして、データを取得するシートを選択します。
4.ダッシュボードに表示するセル値を選択し、[OK] をクリックします。
*ウィジェットにこれらのセルが表示されます。元の列名に基づいて既定のラベルが作成されますが、ラベル フィールドをクリックしてセルにラベルを付け直すことができます。ウィジェットのタイトルを作成するには、[タイトルを表示] ボックスをチェックし 、デフォルトのタイトルの名前を変更します。カスタマイズ可能なオプションの全範囲がまだあるので、色、テキストサイズ、配置などを変更できます。
5. 右上隅の [詳細オプション] をクリックして、ウィジェットのクリック可能なアクションを作成します。
6. ドロップダウン リストのオプションから正しいインタラクションを選択します。
- 何もしない
- ソース シートを開く - これによりメトリック データの取得先のシートにリンクします
- URL に移動する... - 任意の URL にリンクします
- Smartsheet アイテム を開く - 別の Smartsheet ワークスペースにリンクします
7.[OK] をクリックします。
8. ウィジェットの編集が終了したら [完了] をクリックすると、ダッシュボードに表示されます。
D. ショートカット ウィジェットの追加
1.ショートカット ウィジェットを使用すると、ダッシュボードにクリック可能なリンクを作成できます。
2. 左上隅にある [ショートカットの追加...] をクリックします。
*URL をリンクするか、ファイルにライブ リンクを添付するか、別の Smartsheet ワークスペースに接続するかを選択できます。
3. この例では、2 つの Smartsheet ワークスペース (請負業者のパフォーマンス ダッシュボードと財務実績ダッシュボード) にリンクします。利用可能な Smartsheet アイテムをスクロールするか、目的のアイテムを検索します。[OK] をクリックします。
4. ウィジェットは、これらのリンクをアイコン付きのリスト形式でウィジェットに取り込みます。デフォルトのラベル、テキスト サイズ、フォントなどを視覚的な好みに変更します。
5.[完了] をクリックします。
E. レポート ウィジェットの作成
1.[+ ウィジェットの追加] をクリックして [レポート] を選択すると、Smartsheet レポート全体が表示されます。このフィルターは、Smartsheet で行われている進行状況、データ、またはその他の作業に関する主要な分析情報を表示できる高レベルのフィルターです。
2. 左上隅にある [レポートの選択] をクリックします。
3. 使用可能な Smartsheet アイテムをスクロールし、取得元のレポートを選択します。この例では、 [レトロフィット フェーズ レポート] を選択します。[OK] をクリックします 。
4. ウィジェットを作成したら、レポートの元の書式を保持するか削除するか、タイトルを追加するかを選択できます。メトリック ウィジェットと同様に、[インタラクションの編集] をクリックして、ウィジェットにクリック可能なプロパティを与えることができます。
5.[完了] をクリックしてレポート ウィジェットをダッシュボードに直接ドロップし、ドラッグ アンド ドロップを使用してウィジェットのサイズと向きを調整します。
F. 画像ウィジェットの追加
- ウィジェット オプション から画像ウィジェットを選択します。
- 左上隅にある [画像の挿入] を選択します。これで、コンピュータまたはいくつかのクラウド サービスのいずれかからイメージを添付できるようになりました。
G. その他のウィジェットの追加
- 既に作成したウィジェットに類似のウィジェットを追加する場合は、[プラス] アイコンをクリックします。これは [ウィジェットの クローン] ボタンで、既存のウィジェットのコピーを作成します。これで、特定のデータ ポイントを、ダッシュボードに表示する別のデータ ポイントと交換するだけです。
- これらの手順を繰り返して、ダッシュボードに表示するウィジェットをいくつでも含めます 。
この完成したプロジェクト管理 ダッシュボード により、プロジェクト マネージャーやその他の重要な利害関係者は、出店プロジェクトの概要を明確かつ視覚的に把握できます。ダッシュボードは、関連するすべてのタスク、プロジェクト メトリック、およびステータス レポートの集計として機能するため、チーム メンバーはプロジェクトの進捗状況に関する貴重な洞察を一目で把握できます。
さらに、ダッシュボードに表示されるデータはライブであり、基になるシートのデータが変更されると自動的に更新されます。これにより、すべての情報が最新になり、ダッシュボード はすべてのトップレベルデータの正確なステータス更新を行うことができます。
手順 4: ダッシュボードを共有する
1. ページの下部にある [共有] ボタンを選択して、ダッシュボードを他のチーム メンバーと共有します。
2.ダッシュボードを共有するユーザーの名前を追加し、そのユーザーのアクセス許可レベルを調整します。管理者権限ではコラボレーターがダッシュボードを編集できますが、閲覧者権限ではユーザーがダッシュボード内の情報のみを使用できます。
3. オプションの個人的なメッセージを追加し、[ダッシュボードを共有] をクリックします。
上記の手順に従ってビジュアル情報ハブを作成し、プロジェクトを管理し、進行状況を一目で追跡できるようにします。プロジェクト管理ダッシュボードは、あらゆるプロジェクトのスタイルや規模のプロジェクト マネージャーにとって非常に便利です。ダッシュボードでは、表示する特定のデータ型を柔軟にキュレーションして強調表示できるため、作業を自分のやり方で管理できます。
プロジェクト管理用の Smartsheet テンプレート
シンプルなタスク管理やプロジェクト プランニングから、複雑なリソース計画やポートフォリオ マネジメントまで、Smartsheet は共同作業の改善と作業速度の向上に役立ち、より多くの成果を上げるのに効果的です。 Smartsheet プラットフォームなら、いつでもどこでも簡単に作業の計画、保存、管理、およびレポート作成が可能なため、チームはより効率的かつ効果的に仕事を進めることができるようになります。作業に関して主要なメトリックを表示したり、リアルタイムの可視性を提供したりするために、ロールアップ レポート、ダッシュボード、および自動化されたワークフローを作成する機能も装備されており、チーム メンバーをつないで情報共有を促進することが可能です。 やるべきことを明確にすると、チームの生産性と作業達成能力が向上します。ぜひこの機会に Smartsheet を無料でお試しください。