国際的なデータ移転

目的

Smartsheet Inc. (関連会社を含め、以下総称で「弊社」) は、お客様の個人情報に関係するプライバシーおよびセキュリティ上の懸念、ならびに要求事項への対応に努めています。本ページではさらに、個人情報の国際移転に関する弊社の立場の概要を示します。また、関連するダウンロード可能なソフトウェア (「提供製品」)、www.smartsheet.com を含む弊社のウェブサイト (「本サイト」)、ならびに一般的な事業運営を含む弊社のオンライン サービスおよびアプリケーションに関連する弊社のデータ取り扱い慣行に関する保証を提供します。

本ページでは、法律に関する専門的な助言は提供しません。お客様の個別の状況に適用される法令については、法律の専門家にご相談いただくことをおすすめします。 

個人情報の取り扱いにおける弊社の役割

多くの SaaS (サービスとしてのソフトウェア) アプリケーションと同様に、弊社は個人情報に関してデータ管理者とデータ処理者という 2 つの役割を担っています。

弊社はデータ管理者として、提供製品の購入および使用、ならびに本サイトの利用に関連する支払い情報、請求情報、プロファイル情報またはその他のアカウント情報とともに、技術データ、統計データ、業務上知り得たデータ、またはその他の利用状況データを収集します。弊社のプライバシー通知は、弊社が正当な事業目的のために収集する個人データを利用、共有、その他の方法で所有する具体的な方法について示した、それぞれのお客様への通知です。

お客様が弊社の提供製品にアップロードまたは提出するデータ、画像、ファイル、またはその他のコンテンツ (「顧客コンテンツ」) については、弊社はデータ処理者となります。顧客コンテンツに含まれている個人情報の取り扱いについて明示的な条件を必要とされるお客様は、データ処理付属書 (「DPA」) の締結を選択していただくことが可能です。DPA は、お客様の提供物の利用を規定する契約書および適用法に関連して、弊社による顧客コンテンツの処理方法を制限するものであり、個人情報の取り扱いについてのお客様の弊社に対する指示を書面の形で表したものです。
 

主なデータ取り扱い活動

弊社は国際的な拠点を確立し今後も国際的な発展を目指していますが、弊社の業務は主に本社のある米国で行われています。したがって弊社はデータ管理者として、一般的な事業目的のため、収集した利用状況データおよびアカウント情報を米国内のシステムおよび社員に移転する場合があります。また弊社はデータ処理者として、お客様所有の提供製品をサポートし維持するため、いずれかの Smartsheet リージョンでホスティングされている顧客コンテンツに米国内からアクセスする場合があります。 

弊社が米国内で実施する主なデータ取り扱い活動は次のとおりです。

  • データ管理者としては、お客様と弊社とのやり取りにおいて、またはお客様による本サイトの利用において収集されたデータについてはこちらに、また、お客様による提供製品の利用において収集されるデータについてはこちらに詳細が記載されている、一般的な事業運営およびその他の正当な事業目的のための活動。
  • データ処理者としては、サービスのホスティング、技術サポート、専門サービス、およびエンジニアリング、ならびにお客様が所有する提供製品について規定された弊社契約書で許されている範囲においての活動。 
Illustration of a lock on top of a world map

個人データの国際移転とは 

個人データが欧州経済領域 (「EEA」) 外で利用される場合、そうしたデータは国際的に移転 (「国際移転」) されることになります。国際移転は EEA 外の国における個人データの保管を伴うだけでなく、EEA 外に拠点を置く復処理者による EU 内で保管されている個人データへのアクセス (例: サポート サービスのためのアクセス) を伴う場合があります。 

欧州委員会の標準契約条項とは

欧州委員会の標準契約条項 (「SCC」) は、EU 内の個人データを EU 外の個人情報保護水準が適切ではないか同等ではない国に移転する場合に、当事者間で締結される適法契約です。管理者から処理者への移転に関する最初の SCC は、2010 年に欧州委員会によって起草され採択されました。欧州裁判所の Schrems II 事件に対する判決の後、欧州委員会は GDPR および Schrems II 判決の要求事項を組み込んだ新しい SCC を起草しました。 新しい SCC は 2020 年 12 月 10 日まで公開協議の対象となり、最終版が 2021 年 6 月 7 日に公開されました。 欧州委員会は、各企業が既存の契約に新しい SCC を組み入れるための 18 か月の移行期間を設けました。 弊社の最新の DPA には、この最近採択された新しい SCC が組み込まれています。

お客様の契約が SCC を参照していない場合、または旧バージョンの SCC を参照している古い契約である場合は、最新の DPA をご確認いただくことをお勧めします。弊社と最新の DPA を締結する必要があると判断された場合は、こちらから DPA の規定に同意するフォームを提出していただくことができます。 このフォームを提出することにより、フォームに記入された権限のある署名者に DocuSign 経由で DPA の写しが送られます。署名完了後は、フォームの提出者にも記録用の写しが送られます。

Map with multiple locations highlighted

弊社の個人データ移転の仕組み

管理者の場合プライバシー通知に記載されているとおり、弊社は弊社が収集する個人データの管理者です。 弊社は GDPR およびデータ管理者としての義務に従い、組織間の適法なデータ移転のための標準契約条項 (「SCC」) を含む適切な会社間契約を締結しています。

処理者の場合Schrems II 判決に従い、弊社は適法な移転の仕組みとして SCC を弊社の DPA に組み込んで更新しました。上記のように、弊社ではこのほど、最新バージョンの SCC を弊社の DPA に組み込んで更新しました。更新された DPA を締結する必要があるとお客様が判断された場合は、こちらから DPA の条件に同意するフォームを提出していただくことができます。 このフォームを提出することにより、フォームに記入された権限のある署名者に DocuSign 経由で DPA の写しが送られます。署名完了後は、フォームの提出者にも記録用の写しが送られます。 

顧客コンテンツがホスティングされる場所 

お客様は、ご自身の顧客コンテンツがホスティングされる場所を選択することができます。詳細については、弊社の Trust Center または「Smartsheet で利用できる機能 | リージョン」ページをご覧ください。その他のデータ ホスティング ロケーションのオプションについても、引き続き検討を行います。今後ホスティング ロケーションの提供を希望される特定のリージョンまたは国がありましたら、 Smartsheet Product Enhancement Request (Smartsheet 製品強化依頼) からお気軽にお申し付けください。 

個人データの共有 - 法により求められる場合

弊社のプライバシー通知に記載されているとおり、弊社は召喚状や破産手続きなどの有効な法的手続きに従い、法の求めに応じて個人データを共有する場合があります。

米国国家安全保障局またはその他の法執行機関からの要請など、個人データへのアクセスまたは個人データの保存に関する要請を受けた場合、弊社は法により許容される範囲でそのような要請に異議申し立てを行い、そのデータが関係しているお客様に通知します。ただし場合によっては、法的根拠のある命令に従い、かつ要請についてお客様に通知することなく、お客様の個人データを共有することを法により求められることがあります。いかなる場合も、そのような共有は、お客様による提供製品の使用を規定した契約で定められている弊社の秘密保持義務 (すなわちユーザー契約の「必要な開示」) に従って行います。 

 

個人データの共有 - サード パーティ サービスとの共有およびインフラストラクチャ プロバイダーとの共有 

弊社のプライバシー通知に記載されているとおり、弊社は個人データを弊社のサービス プロバイダーおよびインフラストラクチャ プロバイダーと共有する場合があります。弊社は、弊社の「Vendor Privacy and Data Handling Expectations (ベンダーに対するプライバシーおよびデータ取り扱いの期待事項)」に記載の項目を満たしている、もしくはそれ以上の体制を整備しているなど弊社の個人情報保護規定と同等の規定を遵守することを表明しているサード パーティ プロバイダーとのみ取引を行います。また、このような GDPR の定める「復処理者」としての資格を持つプロバイダーについては、個人データを保護し、法で定められている弊社の義務を満たすために、適切な安全措置および契約上の義務が整備されていることを徹底しています。弊社の現在の復処理者一覧はこちらからご覧いただけます。

いかなる場合も、サード パーティ プロバイダーと個人データを共有する場合は、適切なデータ保護義務が含まれている法的根拠のある契約に従って、また EEA 外にデータを移転する場合は SCC に従って行います。 

 

政府機関によるアクセス – 法により強制される場合のみ

場合によっては、弊社は政府機関または法執行当局から、顧客が所有するコンテンツへのアクセスを求められることがあります。そのような要請があった場合、弊社は適用される法律を遵守しますが、その一方でお客様の保護を目指します。法により明示的に禁止されていない限り、影響を受けるお客様に通知します。可能な限り、そのような要請をする政府機関に、影響を受けるお客様と直接協議することを求めます。弊社は顧客コンテンツについては管理者ではありません。また、顧客コンテンツへのアクセスを求めるいかなる政府機関も、可能な限りお客様に直接要請すべきだと確信しています。

弊社は法により強制されない限り、政府機関に対して顧客コンテンツへの直接アクセスを提供したり、顧客コンテンツを開示することはありません。また、不正な要請には異議を申し立てます。弊社は、政府によるそれぞれの要請を個別に確認し、要請が適法であると弊社が判断する場合にのみ当該要請に従います。政府要請の適法性を確認する際には、該当する場合は他の法域の法令を含め、適用されるすべての法令を考慮します。弊社は、召喚状、裁判所命令、捜索令状による要請など、適用法に基づく必要な法手続きに従うよう政府機関に求めます。顧客コンテンツに対する政府要請が無効または違法であると弊社が確信する場合は、当該政府要請に対して異議申し立てを試みます。

米国の政府機関に関して、SCC は、法により禁じられている場合を除いて、法執行当局から個人データの開示を求める法的拘束力のある要請を受けた場合は、(データ輸入者である) 弊社がデータ輸出者にすみやかに通知するよう定めています。これまでのところ弊社では、弊社の取り扱うデータが SCC の定める弊社の義務に違反した可能性があるとする FISA (外国捜査情報監視法) に基づく令状または類似の要請を受けたことはありません。 

弊社の関連会社

弊社の世界規模での運営を促進するため、弊社は世界規模で個人データを移転し、米国外の管轄地に拠点を置く関連会社の事業所がそのような個人データにアクセスすることを許可する場合があります。弊社の関連会社間で個人データを共有する場合は、個人データを保護するために SCC を締結し、弊社関連会社間で適切なデータ保護義務が遵守されるよう徹底します。弊社の関連会社についての詳細情報はこちらからご覧いただけます。

その他の情報およびリソース