アデレード大学が Smartsheet を活用してコンプライアンス手順を瞬時に変革。

Bruce Northcote 教授は、オーストラリアにあるアデレード大学で研究/イノベーション部門の最高セキュリティ責任者を務めています。同大学の研究、教育、産業にわたるグローバルなパートナーシップは、世界の大学の上位 1% に位置付けられ、学生や研究員にとって多様かつ革新的な環境を生み出しています。Northcote 教授の仕事は、国際的に活動しているアデレード大学が、防衛、国家安全保障、外国からの影響、干渉規制やガイドラインに関する重要な規制要件に適合しているのを確認することです。

同大学で 19 年目を迎えた Northcote 教授は、効率的なシステムと、自らが「信頼できる唯一の情報源」と呼ぶものの必要性を身をもって体験していました。Smartsheet を初めて知ったのは、研究センターのディレクターとして働いていたときです。彼は Smartsheet ダッシュボードをプロジェクト管理戦略の主軸として利用しました。Northcote 氏が感銘を受けたのは、Smartsheet の「応答性と直感性」、そして幅広い活動においてカスタマイズ可能なインサイトを推進する力です。

2020 年 1 月に施行されたオーストラリア外交関係法により、外国の事業体との活動に関するコンプライアンスと報告の強化が大学に求められるようになり、同氏がかねてより採用していた Smartsheet は、計り知れない価値を持つようになります。同大学が限られた時間と予算で求めていたのは、監査が容易で、海外のパートナーに対して適切なデュー デリジェンスを実施したことを証明できるシステムです。 

Smartsheet により瞬時にコンプライアンスを確保 

Northcote 氏は、海外とのすべての関わりについて共通のイメージを持つために、分散した多くのコーポレート システムのデータをまとめることができるソリューションを必要としていました。連邦政府からは厳しい期限が突きつけられ、その期限に間に合わなければ、大学の評判が損なわれ、政府から重要な資金援助を受けられなくなるかもしれません。 

同氏はまず、海外業務に関する新規および現行の取り決めすべてを確実かつ効率的に報告できる高度なシステムの構築に取りかかりました。連邦政府の期限に間に合わないということは、政府に対するレピュテーション リスク、そして政府からの 1 億ドルを超える研究資金援助契約を失うというリスクを意味していました。

Smartsheet を導入した結果、FAS (外国との取り決めスキーム) 制定からわずか 6 か月後の 2021 年 6 月という最終報告期限に無事間に合わせることができました。Northcote 氏が評価しているのは Smartsheet の多目的機能とセットアップ スピードです。これにより大規模なプロジェクト チームを立ち上げる必要がなくなるのです。これを手作業で行おうとすると、テスト、ソリューション開発、変更管理、プロジェクト管理に、4 〜 6 人のスタッフを割り当てる必要があります。 

「Smartsheet を使用しなければ、どうやっても、その期限を守ることはできなかったでしょう。立ち上げまでの時間はわずかでしたし、予算も他大学のチームの何分の一かしかなかったのです。」

スマートにカスタマイズして不要なデータ収集を減らし、プライバシーに関する懸念を軽減

大学が直面していた最大の課題の 1 つが、すべてのオフショア活動に徹底したコンプライアンス レビューが求められたことです。これには時間がかかり、多くの場合、データ収集を繰り返し行わなければなりません。プロセス全体を通して何度もレビューと承認を行うため、既存のデータ キャプチャ システムと動的に連携するツールを導入する必要がありました。

Northcote 氏によると、Smartsheet でデータ収集フォームをカスタマイズできるようになり、大学は「時間の大幅な節約」が実現しました。さらに、ユーザー プロセスが容易になったほか、誤った情報が収集されることも減ったということです。たとえば、Smartsheet Forms の条件付きロジックにより、Northcote 氏は、エンド ユーザーによって入力されたフォームを要件に合わせて確実かつ迅速にパーソナライズできるため、長々としたオンラインまたは紙ベースのフォームは不要になります。たとえば、共同作業する相手の国を選択すると、その国に合わせて、スタッフ メンバーの質問がすばやく調整されます。Smartsheet により、スタッフには関連度の高い情報のみが求められるため、入学審査チームのデータ取得時間が短縮されます。 

数千人のスタッフと学生を抱える Northcote 氏がありがたく感じているのは、Smartsheet を使って共有情報を管理して、プライバシー侵害の可能性を予防できることです。「データ管理とアクセスについては、本当にいつも苦労していました。」と彼は述べます。Dynamic View を使用することで、誰がデータにアクセスできるかを、大学側で簡単に管理できるようになりました。Northcote 氏が言うところの「セルフサービス プラットフォーム」が作成され、ユーザーに応じたインサイトが提供されるようになったのです。その結果、Northcote 氏が個別の問い合わせに対応する必要はなくなりました。職務上、大学のすべてのスタッフとやり取りしなければならない同氏にとって、これは大きなメリットです。  

統合テクノロジーが大学全体にメリットをもたらす

それまで独自のシステムを複数利用していた Northcote 氏は、Smartsheet が大学のこれまでのセットアップから簡単にデータを取り込むことができること、そして時間のかかっていたプロセスが効率化されたことに満足しています。

カスタマイズやシステムの強化がアップグレード サイクルで悩みの種となることはよくありますが、Data Shuttle と、他のシステムからのデータ マッピングを迅速かつ直ちに自動化する機能のおかげで、大規模な統合プロジェクトが不要になったことをありがたく思っています。また、ダッシュボードも国際化戦略の策定に役立っています。大学側がクリックで簡単にアクセスできる国別ダッシュボードを作成できるため、それぞれの国の情報が見つけやすくなりました。

Northcote 氏が支持しているのは、Forms と Dynamic View の使いやすさで、これにより生産性とサービス品質が向上したことを評価しています。 

新しい法規制に対応するための信頼できる唯一の情報源

同様のコンプライアンス要件を満たそうと取り組んでいたオーストラリアのすべての大学が、Northcote 氏が新しいシステムを推進していることにすぐに気づきました。「Smartsheet を使って物事をどれだけ迅速に立ち上げることができるかが証明されました。それが模範的と思われたのでしょう。」と Northcote 氏は言います。「私にとっては、本当にありがたいことでした。」

Northcote 氏は Smartsheet のおかげで、時間的制約のある中、法的な危機の可能性を回避できたと考えています。「要求に即座に応じる Smartsheet の能力がなければ、もっと多くのリソースを投入する必要があったでしょう。」 

Smartsheet の好きなところは「並外れて複雑なルックアップだよ！」と冗談を言う Northcote 氏の最大の功績はやはり、Smartsheet を使うことで、スタッフの ID 番号だけで、上司の命令系統と組織構造が把握できるようになり、人事部を巻き込んだ無駄な会議が不要になったことです。 

大学には何百人もの共同作業者がいますが、そのなかで最終的に Northcote 氏が最も感銘を受けたのは、いつでもどこでも Smartsheet にアクセスできることです。「事業部会議に参加しながらリアルタイムで修正作業も行えるのが、とても頼もしいです。本当にシンプルでパワフルなツールです。」

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