Redbox: Smartsheet Control Center で、クリエイティブ プロジェクト コストを 20% 削減し、多くの製品の販売活動を実施

Redbox のキオスクは、4 万以上の小売店に展開されており、米国内のどこにでも見られるものです。このキオスクでは、エンターテイメントの DVD やブルーレイ ディスクを手頃な価格でレンタルしたり購入したりできます。この 2 年間、Redbox は、ストリーミング、広告表示のある無料コンテンツ、無料ライブ TV といったサービスを追加してきましたが、事業の成長とともに、クリエイティブ マーケティング コンテンツの適切な管理が必要となりました。そこで導入したのが Smartsheet です。これにより、数千ものキャンペーン アセットを管理および追跡し、革新的な製品拡大に対応できるようになります。  

「新しい製品やサービスの立ち上げを検討する際に最も重要なのは、そうした製品やサービスによって、どのように顧客の課題に対処し解決できるかです」。Redbox でブランド・クリエイティブ サービス・コンテンツ管理担当シニア ディレクターを務める Durriya Gunja 氏はそう語ります。

「Smartsheet を使うことで、当社ブランドの差別化要因となるソリューションを開発するとともに、顧客のニーズが特に高いサービスを効率的かつ効果的に提供できています」

エンターテイメント市場では、競争が激化しており、大手メディア ストリーミング企業と DVD レンタル企業が顧客ロイヤルティを巡ってしのぎを削っています。Redbox は、独自のブランドを構築して、最新のオンライン ストリーミング オプションと、創業以来レンタル向けに使用してきた数十億もの物理ディスクを統合しました。2017 年に Redbox に入社した Gunja 氏は、ブランドおよびクリエイティブ サービス チームをひとりで担当し、会社を成長させるために、数百のクリエイティブ マーケティング プロジェクトを開発し実行していました。しかも、正式なプロセスがない中で、それらに取り組む必要がありました。 

Gunja 氏には、クリエイティブ コンテンツとプロジェクト ステータスを 1 か所で取得できるプラットフォームが必要でした。忙しい同僚や今後入社する人材にとっても、操作がわかりやすく使いやすいプラットフォームでなければなりません。しかし、同氏は Smartsheet を使った経験があり、これならソリューションをすぐに実装して作業の構成と合理化を行えるとわかっていました。

「Smartsheet については一部の経験しかなく、全機能を把握してはいませんでした」と同氏は言います。「他のソリューションは操作が面倒な上、実装に 6 か月から 1 年はかかりそうでした。そのような時間的余裕はなかったので、まずはプロジェクトのデジタル化だけに Smartsheet を使うことにしました。将来、他の目的でも大いに利用することになるとは、思いもよりませんでした」

自動化でプロジェクトを円滑に進める

Gunja 氏は現在、10 人のチームを率いており、チームでは、Smartsheet Control Center を使い、プロジェクトを依頼および実行する標準プロセスを強化しています。プロジェクトの依頼は、オンライン フォームで行います。フォームでは、クリエイティブ ブリーフが自動的に生成され、開始のスケジュール設定を求める通知がプロジェクト マネージャーに送信されます。 

プロジェクト テンプレートのタイムラインには、2 ～ 4 週間のスケジュールが設定されたプロセス ワークフローと通知に加え、5 日以内に完了すべき緊急プロジェクトの概要が表示されます。テンプレートは、予期せぬエラーを防止できるようにセキュリティが確保されており、多くの場合、Control Center から更新できます。テンプレートを使うと、プロジェクトを素早くセットアップできます。手動であれば 5 ～ 10 分かかりますが、その何分の 1 かの時間で完了できるのです。

Gunja 氏のチームでは現在、70 ～ 100 のプロジェクトを管理しています。その中には、電子メールのコピー、ステッカー、バナー、ライブ ビデオ、アニメーションといったアセットを毎月 1,000 件作成するプロジェクトもありますが、Smartsheet を使うと、プロジェクト全体だけでなく、プロジェクト内の各アセットの状態を簡単に追跡できます。  

Gunja 氏はこう話しています。「Control Center を導入する前は、手動で作業していました。クリエイティブ ブリーフはビジネス情報を基に手作業でまとめる必要があったので、顧客にとっても、プロジェクト マネージャーにとっても、非常に時間のかかるものでした。Control Center を使うと、クリエイティブ ブリーフを自動的に作成して、それに関する通知を関係者に送信できます。これで、作業時間を大幅に短縮し、関係者の作業も削減できました。プロセスはと言うと、自動操縦でそれを実行しているかのように感じています」

詳細なレポートで、戦略的な意思決定を促進

数百のプロジェクトを管理できるという価値に加え、Smartsheet で得られるきわめて重要な利点は、レポートを作成できることだと Gunja 氏は言います。プロジェクトの情報は、ダッシュボードに入力され、その画面には、コストと予算、シェア オブ ボイス、事業部門、チャネルごとに、プロジェクトの状況や予測が表示されます。同氏は、1 か月または 1 年の間に完了したプロジェクトの数や、特定のチャネルで使用されているアセットを確認できています。このデータを利用すると、チームの能力を測定し、繁忙期に追加すべき支援を計画することも可能で、これらを過去の作業に基づいて予測できます。

こうした詳細な情報は、Redbox の経営陣がビジネス上の優先順位について戦略的な決定を下すのにも役立っています。Gunja 氏のチームでは、新製品の提供やブランドの差別化を計画する際、これらのデータを活用することで、追加のリソースや新たな取り組みを論理的に説明できています。同氏によると、Redbox は、継続的な改善に力を注ぐとともに、研究データを活用し、リスクを負いながら新しいアイデアを真剣に試しています。Smartsheet を使うと、こうした意思決定やアイデア出しの際に新たな情報を得られます。

「Smartsheet のおかげで、最も重要な業務に時間をかけられるようになりました」と Gunja 氏は語ります。

「事業分野とシェア オブ ボイスのそれぞれを考慮して適切な時間を割り振っているかどうかや、どのような点で利益を得ているかを追跡できます。これで、投じた努力に見合った利益を得られます。私は、このレポートを毎月作成して、何に時間がかかり、作業がどの程度進んでいるかを経営陣に伝えています。こうした報告は、リソースを追加すべきかプロジェクトを削減すべきかを決定する際に、きわめて重要な役割を果たしています」

また、Redbox では、Smartsheet による校正に加え、同プラットフォームと Adobe との統合を利用して、さまざまなコンテンツのレビューを合理化しています。これによって、チーム内で PDF を作成し、Smartsheet で共有およびレビューできる上、全フィードバックを 1 か所に集められます。しかも、これらをすべて Adobe Creative Cloud で行えるのです。

コストを削減しても、スタッフやプロジェクトは削減しない

Smartsheet によって、Redbox では、クリエイティブ マーケティング プロジェクトにかかる時間と費用を大幅に削減できるようになりました。この 1 年間で、Gunja 氏のチームでは、クリエイティブ プロジェクトのコストを 20% 削減できました。しかし、スタッフを減らしたり、実行するプロジェクトの数を減らしたりはしていません。コスト削減の理由は、Smartsheet で自動化と円滑なコミュニケーションを実現したことで、チームの作業スピードが速まるとともに、遅延や追加費用の要因となる障壁がなくなった点にあります。

作業を効率化できた Gunja 氏のチームでは、単純なプロジェクトの実行から、戦略的なアイデア出しと計画にまで、取り組みの範囲を拡大しています。集めたデータから、何がどのように有効に機能しているかを詳細に把握しており、そうした知識と、節約した分の時間を活用して、ブランドの認知度向上、新たな Redbox 製品の開発、カスタマー エクスペリエンスの継続的改善を行っています。  

「Redbox に入社した最初の年は、プロジェクトの現状を把握するために、あちこちに確認しなければなりませんでした」と Gunja 氏は言います。「すべてを自動化した今は、レポート画面を開くだけで済み、疑問がある場合は、ボタンをクリックするだけで進捗と担当者を確認できます。おかげで、顧客とのどの戦略的な対話にも参加できるようになりました」

Smartsheet でこうした劇的な成果を得られた理由の 1 つは、操作が覚えやすく使いやすいことです。Gunja 氏によると、このプラットフォームの利用は、ほぼ全社に浸透しており、反感を持つ従業員はいません。シンプルなユーザー エクスペリエンスを得られるため、大きな負担なく操作を覚えられます。同氏がさまざまな段階でトレーニングを取り入れていることも役に立っています。

Smartsheet からは、最初に利用契約を行ったときの想像よりもはるかに多くの利点を得られたと Gunja 氏は語ります。「大規模なプラットフォームの場合、非常に多くの作業が必要で、かなりの時間と労力を費やすことになります。操作を覚えるだけでも何時間もかかってしまいます。そうならずに済んだのは、Smartsheet のおかげです。実際に使い、機能を理解すればするほど、さまざまに活用できるようになりました。今でも、試したい用途が山ほどあります。誰もが使ってみるべきでしょう。そうしないと、この利点は実感できません」

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