HIT Holz (エイチアイティ ホルツ) が Smartsheet を導入して生産性を高め、拡大する E コマースのトレンドに乗じる

HIT Holz (エイチアイティ ホルツ) は 1999 年に設立され、ヨーロッパ最大手のユーロ パレット メーカーであり、ドイツ最大手の製材所であり、2 億ユーロ以上の売上高を誇るバイオ燃料の最重要生産業者でもあります。本拠地をザクセン州北西部のトルガウ市に据え、年間 110 万立方メートル以上の木材をパレットやその他の木材製品 (挽材、ペレット、ブリケットなど) に加工しています。これらの材料は、世界中の何千もの工場で使用されており、寿命が長いためメーカーからの信頼を得ています。 

HIT Holz (エイチアイティ ホルツ) は近年、急成長に伴いインフラ改善の必要性が高まったため、2,000 万ユーロ以上の資金を投じ、ハイテクを採用した完全統合型の生産プロセスを構築しました。このプロセスは、木材の原料の調達からパレットなどの木材製品の生産と配送に至るまで、価値創造の全段階をカバーします。同社には先見性のあるチームが存在し、このようなプロセスや生産の変革事業がうまくいくかどうかは作業管理が重要であることを認識していました。そこで、効率化を高めるためのソフトウェアを探した結果、これから新しく踏み出すプロセスの主要部分として、すぐに Smartsheet を導入したのでした。 

効果的なシステムの構築が急務 

設備投資マネージャーの Thassilo König 氏は、全社的なプロジェクトの追跡と管理システムを構築するよう求められました。それまでは戦略策定を紙にペンで書いたり、長い Excel シートに進捗を記録したりしていました。同社には、計画作成システムすら存在していなかったのです。 

5 人編成のプロジェクト管理チームと経営陣は、工場のタスクを指示し、その結果を報告するだけでなく、できる限り低いレベルで実行可能な詳細を追加できる統合されたシステムが必要と考えていました。また、ビジネスで何が起きているのかを概観し、進行中のプロジェクトの期間と予算の評価をサポートし、このような数字データを最新の情報に常に更新できるということも必要でした。

加えて、企業の経営者が従業員グループと情報を共有するための機能である Dynamic View を活用しました。それにより、ベンダーとの重要なプロセスを管理し、社内外のチームに対応できると同時に、セキュリティを維持し、共同作業をシンプルに行うことができます。

さらに HIT Holz (エイチアイティ ホルツ) は、グローバルな出荷に対する需要の高まりに対応するという意欲的な課題にも取り組んでいました。E コマースが盛んになるにつれ、同社はこれらの新しい大量輸送を実現するために生産性を高めることを目指し、オンライン ショッピングの使いやすさと信頼性をこれまで以上に高めるという新しい可能性を切り開いています。 

Smartsheet の導入で能力が 2 倍に

König 氏は手始めに、Smartsheet を 200 件のサブ プロジェクトに導入しましたが、今ではその数は約 2 倍に膨れ上がっています。Smartsheet ソリューションのプラチナ パートナーである AMX (エーエムエックス) の協力のもと、同氏はダッシュボードの構築、一部ツールの標準化、会社に合わせてカスタマイズしたワークフローの確立を短期間で行いました。また、この新しいデジタル的な変革に従業員が適応できるように、同氏の主導のもと隔週でワークショップを開き、プロジェクトにツールやプロセスをどのように活用できるかを工場の現場で実演するようにしました。

「Smartsheet に馴染むまで少し時間がかかることもありますが、ワークショップで簡単に習得できます。IT の知識がない人でも使うことができ、ほとんどの人が何の問題もなく使いこなしています。」
-    Vlera Hetemi 氏、AMX、ソリューション コンサルタント

HIT Holz (エイチアイティ ホルツ) で Smartsheet を最初に応用した分野は調達の支援で、従業員がどのようなノート パソコン、デスク、機器類を必要としているかを調査しました。Smartsheet ソリューションはこれらのリクエストに迅速に対応し、3 つの承認レベルを経て承認する処理と、スケジュールに合わせて適切なチーム メンバーに通知する処理を自動化したのです。この処理の有効性が認められたため、新しい領域にも適用されるようになりました。認知度が上がるにつれ、適用される領域も増えていきました。Hetemi 氏によると、非常に多くのタスクが Smartsheet に移行され、それを期に導入事例が「爆発的に増えた」ということです。こうなった要因の一端は、König 氏の管理と築き上げたパートナーシップの功績であり、円滑なフィードバック プロセスが確立された結果、ソリューションの向上につながったと同氏は見ています。 

「この導入プロセスの進み方には大変満足しています。非常にスムーズに進み、結果的に物事がとても速く進みました。新しいユース ケースが見つかったら、数時間かけて一緒に検討し、それから必要なものを構築するという手順を踏んでいました。」
-    Vlera Hetemi 氏、AMX、ソリューション コンサルタント

「AMX (エーエムエックス) とのセッションはとても有意義でした。このように標準化されたプログラムを迅速に構築できるなんて、信じられません。現在、社内で発生する問題ごとのプロトタイプを用意しています。現時点でライセンスの数は 40 ですが、Smartsheet の使い方を教えているうちにどんどん増えています。」
-    Thassilo König 氏、プログラム マネージャー

複雑で進化し続けるプロジェクトのニーズに対応した究極の可視性

HIT Holz (エイチアイティ ホルツ) のプロジェクト管理チームは現在、実務担当者と連携しながら、潜在的な障害に備え、問題が発生すると即座に対応しています。Smartsheet Control Center の機能により、König 氏とそのチームはより複雑なプロジェクトがどのように展開されるかを想定し、その管理要件に応じてさまざまな側面を異なるカテゴリで管理できるようになりました。 

「『プロジェクトにはどれくらいの期間がかかるのか』『そのプロジェクトに何週間割り当てればいいのか』『このプロジェクトにはどれくらいの投資が必要なのか』といった質問に答えることができるのです。」と同氏は語ります。また、業務上のリスクが軽減され、自動化によってプロジェクトのプロビジョニングを標準化できるようになったことで、プログラムをシンプルかつ容易に保護できると同時に、手動で行っていた従業員の時間を解放できました。 

HIT Holz (エイチアイティ ホルツ) は伝統あるメーカーであると同時に、デジタル変革に力を入れる先進的なプロジェクト管理チームも抱えており、Dynamic View、Control Center、Bridge を使用して当初から大きな成功を収めることができました。その成功を踏まえ、デジタル化の継続に意欲的に取り組む同社は、ドイツで初めて Smartsheet Advance Gold を導入し、プラットフォーム全体からより大きなメリットを受けているのです。 

従業員の成長を促進

HIT Holz (エイチアイティ ホルツ) は人事スタッフの管理にも、Smartsheet の機能を活用しています。700 人以上の従業員のスキル、資格、潜在能力を管理するために Smartsheet を活用することで、組織で働く従業員に関する決定的なデータベースを構築できました。 

実際の場面では、免許や操作に関する法律を遵守するために、重機の操作のような個別の作業を実行できる監督者を特定しています。また、トレーニングによって従業員の成長と革新を促進する方法を明確に示すこともできるようになりました。 

習得が容易

当初はクラウドベースのツールに馴染めない従業員もいましたが、短期間で簡単に Smartsheet を使いこなせるようになりました。 

従業員は同社のダッシュボードにアクセスして、割り当てられたタスクの編集や、関係するフォームの追跡などの作業を行うことができます。こうして、今では 380 もの稼動中のサブ プロジェクトがあります。 

導入をためらう人たちに向けて「Smartsheet は Amazon (アマゾン) で注文するのと同じくらい簡単です。」と König 氏は言います。また、「Smartsheet を使いこなせるようになるまで少し時間がかかりましたが、今では会社からより多くのワークフローを構築するよう求められています。プッシュ型からデマンド型に移行しましたが、その際の AMX (エーエムエックス) の功績は大です。AMX (エーエムエックス) からいろいろなことを教わりました。」と述べます。 

セットアップを直感的に行えるため、従業員はインシデント レポートの提出といった実用的な目的でも使用できています。 

従業員の安全性を確保

Smartsheet を使用すると、問題発生時に現場管理者は 3 つの重要な詳細項目と写真を提供して、問題をすぐに記録できます。これは iPad を使って行うことができ、マネージャーは日々の定期点検に報告プロセスを組み入れることができます。そうすると、関連部署は適時にアラートを受け取るようになります。 

作業空間の安全性とコンプライアンスを確保するうえで、このような問題を追跡できるということは重要です。インシデント管理レポートのようなフォームは「その問題の重要性、何が起きているのか、会社にどのような影響を与えるのか、問題の再発を防ぐために何をしなければいけないのか」を判断するうえで役に立つと König 氏は述べます。