Herotel (ヒロテル) による Smartsheet を使用した会社全体における共同作業プロジェクトの推進

Herotel (ヒロテル) は南アフリカの通信事業者で、地域全体にわたって 605 か所を超える町と郊外で事業を展開しています。事業としては、光ファイバーと固定無線ブロードバンド、VOIP、WiFi サービスを手掛けています。 

南アフリカで規模の大きな良質のインターネット事業を展開するために、Herotel (ヒロテル) は 33 社のインターネット サービス プロバイダー (ISP) を統合しました。Herotel (ヒロテル) の標準プロトコルに合わせて、それぞれの事業者の整合性を取り、さまざまなプロセスの統一化を図るプロセスを開始しました。 

プロセスの統一 

「33 社の異なる事業者を買収し、1 つの環境にまとめることから始めましたが、誰もが依然として独自のプラットフォームでさまざまな機能を使用していました。その当時、複数の会計システム、電話プラットフォーム、現場作業システムが使用されていました。Word や Excel の文書、文字通りメモを取ったり単に電子メールに入力するだけであったり、さまざまな方法が混在していました。」と Herotel (ヒロテル) のデジタル イノベーション担当責任者である Michelle Basson 氏は振り返ります。そこで Smartsheet が登場しました。 

「Smartsheet を使用したことはありませんでしたが、他のプログラム管理ツールを試したことがありました。」と Basson 氏は語り始めます。「直属の上司から、「新しいツールを手に入れたので、これを会社に導入してみたい。運用環境でテストをしてどうなるかを見てみよう。」と言われました。当時、私はプロジェクト コーディネーターをしていて、地域プロジェクトを開始するときに試行するよう依頼されました。個人的には新しいプラットフォームに興味をそそられました。Smartsheet がゼロから積み上げる形で使用できるプロジェクト管理システムであることがわかりました。」 

Smartsheet への移行は劇的な変化でしたが、Basson 氏はすぐにその価値を認識しました。「弊社は『確信したことを貫く』という社風で、Smartsheet への移行もそれと同じでした。Smartsheet のテストを始めてから 1 週間経たないうちに、このアプリケーションが会社を変え、社員をつなげることができるとわかりました。」と Basson 氏は述べています。

効果的なソリューション 

Herotel (ヒロテル) は、オフィス、車両、ユニフォームなど、買収前の会社や部署すべてのブランドを揃え直す必要もありました。これは全社を挙げての取り組みであったため、チームでのシームレスなコミュニケーションを確保する必要がありました。また、必ず作業が重複しないようにして、会社のリソースを効率的に使用できるようにする必要もありました。Smartsheet によって、誰もが利用可能な信頼できる単一のソースが提供されました。

「Smartsheet の優れているところは、情報を公開できて、皆が情報を少し追加して何度も編集できることです。誰もが変化を好むわけではありませんが、Smartsheet は変化をサポートする便利なツールとなりました。」と Basson 氏は述べています。

導入プロセスの一環として、各自にツールを実際に使ってもらいました。「従業員が Smartsheet のトレーニングを始めた頃のことをよく覚えています。」と Basson 氏は続けています。「皆のためにワークスペースでシートを作成して、皆をそのシートの管理者に設定し、何ができるのかを自分で確認し、いろいろと試してもらいました。しばらくすると、皆は Smartsheet がいかに効果的であるかを認識し始めました。」 

Basson 氏は、Smartsheet の価値を説明するために、フォームを初めて使ったときの話について詳しく述べています。「Smartsheet を使用する前は、返答を依頼する電子メールを 30 人に送信することがありました。また、受信ボックスをいつも確認して、回答を一覧にまとめる必要がありました。」と Basson 氏は述べています。

「Smartsheet のフォームを初めて送信したときは、電子メールに入力し、フォームのリンクを貼り付けて、フォームに記入して返答するように案内しました。座ったままじっとシートを見ていると、情報が入力されていく様子が見えました。信じられない光景でした。今まで何をしてきたのだろうかと、茫然としてしまいました。数々の電子メールを処理し続けてきたのに、突然、30 人からリクエストの回答をたった 1 日でもらえるようになりました。グリッドのようなものに入力する必要がなくなり、すべてが一元的な環境に自動で入力されるようになりました。」  

ツールによって実現すること 

Smartsheet によって、Herotel (ヒロテル) のチームは、プロジェクトの成果物と期限をより速くモニタリングできるようになりました。プロジェクト情報の透明性と利用のしやすさが大幅に向上しました。「毎月の目標をさらに視覚化させることによって、大きな違いが生まれました。1,000 件の目標があり、この日までに達成するとします。進捗が遅れている場合は、フラグが立ち、期限を守るために全員が協力します。」と Basson 氏は続けています。この透明性と向上した共同作業によって、期限を守って毎月の目標を達成する点で 50% 改善されました 。また、社内で調整用に送る電子メールの数が 60% 減少しました。 

あらゆる機能を備えた Smartsheet は、使っていない様子を想像できないほど、Basson 氏の作業にとって欠かせない存在となりました。「仮に自分が他の会社に移るか、Smartsheet を使用していない他の役職や部門に異動になったとしても、Smartsheet を何とかして導入しようとすると思います。皆に能力が十分に認識されていないようですが、そのギャップを埋めていきたいと考えています。」と Basson 氏は結びました。