Earl Swensson Associates (アール スウェンソン アソシエーツ) はどのように先駆的な建築設計会社を築いたのか

1961 年の設立以来、ナッシュビルを拠点とする Earl Swensson Associates (アール スウェンソン アソシエーツ) (ESa) は、全国的に認められた建築設計会社になりました。年数を経て同社のポートフォリオは、多数のプロジェクトだけでなく、国全体の一連の構造物にまで増大しました。ESa を象徴するナッシュビル デザインの構造物には、AT&T テネシー タワー、センテニアル メディカル センター、ゲイロード オプリーランド リゾート & コンベンション センターなどがあります。全国的な設計業務としては、シェナンドー大学、ホテル ハーシー、アドベント ヘルス施設などのキャンパス施設が挙げられます。

ESa は、設計と建設の契約を整理して監督する方法を改善できるソリューション、つまり会社の専門知識と業界の発展に合わせて進化できるソリューションを見つける必要がありました。

現在、ESa は Smartsheet を使用して独自のプロセスを標準化し、説明責任を維持し、データを戦略的に使用することにより、将来の計画を立てています。

「受け身にならずに情報を適時に得たい」

「私たちの目標の 1 つは、誰もが必要な情報を確実に入手できるようにすることです。もう 1 つの目標は、収集しているデータからいくつかのメトリックを得ることです。」と、ESa の社長である Eddie Lewis 氏は語ります。「ビジネスを長く続けるほど、会社の将来の位置付けに役立つ方法やツールを意識するようになります。受け身にならずに情報を適時に得たいのです。」

ESa が設計し、管理する建築プロジェクトの約 80% は医療関係です。その他のプロジェクトには、高齢者用住居、企業オフィス、教育、ホスピタリティ、芸術分野の建物が含まれます。ESa では、初期計画や設計構想から建設完了に至るまで、全米で年間平均 400 件のプロジェクトが進行中です。

同社の 190 人の従業員は、膨大な数の詳細作業を担当しています。紙のフォルダーや入力済みリストといった古いやり方では、効果的なプロジェクト監視の需要を満たすことができません。ESa はスプレッドシートで作業を整理しようと試みましたが、独自の設計や建物に標準化されたアプローチを導入するには、より優れた制御と柔軟性が必要でした。ESa のデザイン テクノロジー ディレクターである Jarod Prior 氏は、同僚の 1 人が Smartsheet をスケジューリングに使用していたことを知っていましたが、このソリューションにはさらに多くの機能があると気付きました。

「私たちは Smartsheet を十分に活用していませんでした。」と Prior 氏は言います。「このソフトウェアから最大限に価値を引き出すにはどうすればよいかを調べ始めました。そのため、長期的な目標を設定して、それを達成するために Smartsheet からデータを抽出する方法を考えるようになりました。それは当初の想定よりもはるかに大きいプラットフォームに成長しました。情報セットを伝播でき、自分たちのデータとの整合性を維持するとともに、プロジェクト間を移動しても同じ種類のビューを表示できるという点で拡張性は非常に高いと言えます。」

Smartsheet によりプロジェクトをより詳細に制御

ESa の作業の大部分は、建築設計と建設契約の管理という 2 つの主要なフェーズに分類されます。Prior 氏は Smartsheet カスタマー サービス チームと協力して、各フェーズの Control Center テンプレートを開発し、新しいプロジェクトを作成して完成した設計を契約フェーズに移行するプロセスを高速化しました。

追加の Control Center テンプレートを使用して、見込み客からの情報要求 (RFI)、新しいプロジェクト提案の提出、および進行中のプロジェクトの変更依頼を管理します。Smartsheet のフォームを使用して、ジョブ番号を要求し、バックエンドの会計および財務のプロセスを開始します。Control Center の自動機能により、プロジェクト開始時の時間と労力が削減され、プロジェクト チームが厳しい締め切りに間に合うように作業している場合でも、重要な詳細を見落とすことがなくなります。

Smartsheet はすでに ESa のプロセスの合理化と簡素化に役立っています。Prior 氏が体験した最大の利点の 1 つは、制御の改善です。ESa は、請負業者のスタッフに任せることなく、進行中の建設の監視を維持できます。また、内部コミュニケーションも合理化され、建築、建設契約管理、インテリア デザイン、プロジェクト管理、マーケティングなどの職務チーム間での情報共有が容易になります。

同社は Smartsheet を使用して、プロジェクトの作業量を戦略的に予測し、チームのスケジュールを立てることもでき、8 週間から 1 年間のスタッフの稼働状況と可用性をより正確に把握できます。自動化されたアラートやリマインダーは、作業を締め切りに間に合うように進めるのに役立ちます。

「RFI や提出書類のデータは請負業者に入力してもらって記録し、渡す必要のある人に回します。」と Prior 氏は言います。「従来は電子メールで送られていましたが、誰かの受信トレイに留まり、多忙により数日間確認されないことがありました。Smartsheet を使用すると、適切なチーム メンバーにログから直接、自動送信されるフォームに記入することで、プロセスの最初の停滞地点をなくすことができます。それが安心につながるのです。」

業界の変化の推進に役立つダッシュボード

同社が Smartsheet を使用するうえで、ダッシュボードがカギになります。ESa の社員は皆、自分のタスクと作業を追跡するための個別のダッシュボードを持っています。これにより、データが適切なプロジェクト シートに自動的にフィードされ、常に最新のビューが表示されます。プロジェクト リーダーや経営陣には、ビジネス全体のより包括的なビューを提供するダッシュボードも用意されています。

正確なデータが 1 つのソースから提供されるため、スタッフは最新情報を電子メールで見失うことなく正しいデータをクライアントや請負業者と簡単に共有できます。絶え間ない変化が当たり前の業界では、常に最新の情報をすぐ入手できることが重要です。

Prior 氏の将来の目標の 1 つは、設計と契約のプロセス全体で生成されたデータをより戦略的に使用して、より深いインサイトを得て、より良い意思決定を推進することです。正しい情報があれば、ESa は業界の変化に反応するだけでなく、変化を予測し、さらには推進することもできます。

「市場投入までの時間の短縮、という言葉をよく聞きます。ここでの 30 年間で、早急に注意を向けることへの要求は確実に変化しています。」と Lewis 氏は言います。「Smartsheet は、迅速なコミュニケーションだけでなく、情報の正確性にも役立っています。Wyatt Earp の言葉を借りれば、『速いことも素晴らしいが、正確性がすべて』なのです。」