Electromek: Smartsheet で、プロジェクトの詳細な可視化、顧客とのコミュニケーション改善、年間数千時間の削減が可能に

Electromek Diagnostic Systems は 1976 年に設立され、放射線学と心臓病学向け画像装置、視覚化ソフトウェア、IT サービスなどを医療関連の顧客に提供しています。また、PACS (医用画像管理システム) や X 線関連のソリューションといった高度な医療画像機器を専門とし、機器の再販と保守を行っています。

Electromek では、Smartsheet ソフトウェアを活用して、プロジェクト、品質管理プロセス、社内コミュニケーション、販売機会、従業員のスケジュールなどを日常的に管理しています。「プロジェクトを管理している私にとって、Smartsheet は頼りになるツールです」。品質管理責任者兼シニア IT プロジェクト マネージャーの Rebekah Schreader 氏はそう語ります。「すべてのプロジェクトを一元管理でき、その情報が担当者に自動送信されるので、どのようなプロジェクトが進行中か、誰がどのプロジェクトに取り組んでいるか、そのプロセスがどういう進捗状況にあるかを正確に把握できます」

以前、Schreader 氏も、他の同社スタッフも、スプレッドシートや電子メールといった、手動のプロセスで、自社のサービス エンジニアや IT 従業員のプロジェクト スケジュールを管理していました。同氏はこう話します。「スケジュールを立てるには、何十通ものメールをより分けながら、特定の従業員をその週に配置すべき場所を確認する必要がありました。しかも、プロジェクトや顧客情報に使える共有ディレクトリもありません。あらゆる情報がサイロ化され、分散していたので、他部門の担当者から折り返しの連絡が来るまで、プロジェクトの詳細を得られませんでした。合理化されているものが、ひとつもなかったのです」。一元化のためのソリューションがないため、Electromek では、国際標準化機構 (ISO) の認証基準に準拠できるかどうかが懸念されていました。「認定を受けるには、適切な品質管理システムがなければなりません。これには、多くの文書やフォームの管理が必要となります。私たちに求められていたのは、こうした文書を 1 か所に保管して、サービス エンジニアがアクセスしやすくすることでした」。同氏はそのように語っています。

Smartsheet を活用して、数百のプロジェクトとスケジュールを追跡

Schreader 氏が Smartsheet を初めて知ったのは、別の会社に勤務していたときです。

「プロジェクト情報の共有で Smartsheet を使い始めましたが、すぐにその便利さを実感しました」と同氏は語ります。「使ってみてわかったのは、プロジェクトや計画の策定が非常に簡単なことです。これまで経験したツールよりも、はるかに簡単でした」

現在、Electromek では、既存のプロジェクトと今後のプロジェクトを Smartsheet 内ですべて管理しています。Smartsheet には、レポート、フォーム、顧客連絡先情報、プロジェクト タイムラインなどが、自社で扱う PACS と X 線関連ソリューションの展開やサービス要求ごとに用意されています。また、更新や変更が行われると、Smartsheet の自動化によってプロジェクト チームの各メンバーに通知が自動送信されます。同社では、Smartsheet でプロジェクトの追跡を開始して以降、PACS と X 線関連ソリューションの実装とサービス向けプロジェクトを 262 件策定しました。

Smartsheet と Microsoft Teams の統合も行いました。これにより、Teams 内のタブをクリックして新規プロジェクトごとに Smartsheet を起動できます。Smartsheet で変更が行われた場合、プロジェクトの最新情報が Teams に自動送信されます。同社では、Smartsheet で IT 関連の問題も追跡しています。Schreader 氏はこう話します。「IT に関する質問や問題があればリクエストを送信でき、リクエストは Smartsheet と Teams に直接送信されます。そのようにして、IT プロセス全体を合理化しています」

同社では、Smartsheet を活用して、全従業員のスケジュールと休暇届の追跡や更新も行っています。「サービス エンジニアは、更新済みのスケジュールを Smartsheet で確認できます。チームのメンバーの休暇に関する電子メール通知も自動的に受信できます」と Schreader 氏は説明します。Electromek のセールス チームでは、Smartsheet と統合された社内顧客関係管理 (CRM) ツールを使って、顧客を管理し、案件の新たな獲得機会を追跡しています。同社では、新規の機器サービス要求も Smartsheet ですべて記録しています。

また、Smartsheet のダッシュボードで、プロジェクトの状況やタイムラインを素早く確認したり、サービス車両の利用要求や使用状況確認を行ったりしています。さらに、別のダッシュボードを設けて、手順書の最新情報や、品質管理フォームの承認状況を確認しています。顧客にも Smartsheet ダッシュボードを用意し、連絡先リストやプロジェクト計画にアクセスできるようにしています。

同社は最近、従業員のスケジュールやプロジェクト情報を確認できるように Smartsheet モバイル アプリの利用も開始しました。これによって、サービス エンジニアがこのアプリを使い、顧客を訪問した際の情報を要約できるようになりました。

プロジェクトを詳細に可視化し、顧客とのコミュニケーションを向上させる

Electromek は、Smartsheet を一元管理に活用して、プロジェクトとスケジュールの状況を以前よりも詳細に可視化できるようにしました。

Schreader 氏はこう語ります。「Smartsheet を導入し、分散プロセスから、完全に合理化されたコミュニケーション ソリューションに移行したところ、すべてのプロジェクトをかなり詳細に可視化できるようになりました。何十ページものメモに目を通してプロジェクトの詳細を確認しなくても、Smartsheet ダッシュボードに表示された箇条書きを見るだけで、最新情報をすべて把握できます」

プロジェクトの可視化が向上したことで、軌道から外れそうなプロジェクトを明確に把握できるようになりました。これによって、プロジェクト マネージャーも顧客も、スケジュールどおりに取り組みを進められています。

Schreader 氏はこう話します。「顧客と以前よりも効果的にコミュニケーションできています。リアルタイムのタイムライン データがあり、顧客もそれを確認できるからです。これが、顧客サービス全体の改善につながっています」

たとえば、プロジェクトの進行に関わる問題を適切に予測し、滞っているプロジェクトを軌道に乗せることができています。「医療ではこの点がきわめて重要です。プロジェクトの遅延は、治療に影響を及ぼしかねません」。Schreader 氏はそう指摘します。「当社では、透明性を保ち、顧客が利用できる情報を用意しています。そうすることで、期待する成果を双方で一致させると同時に、プロジェクトが無事進んでいることを示して顧客に安心感を与えられています」

新規プロジェクトの策定を 30 時間から 30 分に短縮

Electromek では、Smartsheet の自動化とダッシュボードを活用して、以前よりもはるかに簡単かつ迅速に新規プロジェクトを策定できるようになりました。「これまで、新規プロジェクトの策定には、週 30 時間はかかっていました。さまざまなプロジェクト管理ツールやスプレッドシートを使用して情報を集め、大量のメールとメモに目を通し、カレンダーを検索しなければならなかったからです。そのプロジェクトに対応できるサービス エンジニアを確認するには、それだけの作業が必要でした」。Schreader 氏は、そう語ります。「Smartsheet を導入した今では、30 分でプロジェクトを策定し、すぐに準備を整えられています」。2022 年、同氏は、Smartsheet で 146 件の新規プロジェクトを策定し、年間に合計 4,000 時間以上を節約できました。

プロジェクト策定にかかる時間を削減した分、Schreader 氏は、品質管理のタスクに多くの時間を割くことができています。

「昨年は、エンジニア向けに 350 件以上の認定文書を作成しました。Smartsheet で時間を節約できなければ、この数を作成することはできなかったでしょう」と同氏は言います。

Electromek では、サービス エンジニア向け Smartsheet ダッシュボードの構築を計画しています。それを、約束やプロジェクトのスケジュールに使っているホワイトボードの代わりにする考えです。「Smartsheet によって、プロジェクトを非常に柔軟に管理できるようになりました。このツールを使うことで、これからも成長していけると期待しています」と Schreader 氏は語っています。「日々の仕事を楽にこなせているのは、Smartsheet のおかげです」

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