Dexterra が Smartsheet の最新の PPM でプロセスのイノベーションを推進

Jorge Pilicita 氏の関心事は、クライアントの関心事すべてです。

Pilicita 氏は、カナダに本社を置く成長中の大手インフラストラクチャ サポート サービス プロバイダーである Dexterra の政府関連施設アカウントのオペレーション マネージャーです。Dexterra はこのクライアント契約に対して統合型の施設管理サービスを提供しており、これには技術および技能サービス、清掃サービス、フード サービス、火災防止と安全確保、セキュリティ、すぐに使用可能な管理ソリューションなどが含まれます。

高度なサービスを最適な価格で提供するために、Dexterra は最高の効率性でビジネスを行う必要があります。データとインサイトは、それを必要とするすべての人が必要なときに利用できる必要があります。リアルタイムに近ければ近いほど理想的です。これは Dexterra のスタッフだけではありません。クライアントが運用データをリアルタイムで利用できるようにすることで、透明性と説明責任が向上し、クライアントは適切なサービス プロバイダーを選択したと確信することができます。 

しかし、以前 Dexterra のさまざまな部署で使用されていた多様で分散された一連のアプリと情報ハブでは、常にこの目標を達成できていたわけではありませんでした。 

「迅速にビジネスを進めることは不可能でした」と Pilicita 氏は言います。 

1 から数百の建物にスケールするソリューション

幸い、Pilicita 氏と Dexterra に最適なソリューションは身近なところにありました。同社はすでに Smartsheet の最新のプロジェクトおよびポートフォリオ管理 (PPM) を使用した経験があったため、それをソリューションの候補としました。1 社のクライアントの建物で Smartsheet の最新 PPM を試験運用した後、Dexterra はこのクライアントの数多の施設でこのソリューションを使用しています。同社はまずスタッフのオンボーディングから、消防サービス、清掃管理や人事などの「ソフト」サービス、財務にいたるまで、幅広い機能領域で Smartsheet の 最新 PPM を使用しています。 

オンボーディング プロセスは、Dexterra が Smartsheet で達成した成果の完璧な例です。Smartsheet によって提供されたツールを使用して、Pilicita 氏のチームはオンボーディング プログラムを構築しました。これによって必要なすべての情報を単一のフォームに一元化することができました。これによって管理の負担が 75% 軽減されました。

Pilicita 氏によれば、Dexterra が Smartsheet の最新 PPM を使用すればするほど、ニーズに適した優れたソリューションであることがわかります。Dexterra は従来のスプレッドシートを組織全体に電子メールで送信する代わりに、Smartsheet のポータルと情報ハブを使用してデータの発見と使用を容易にしています。ダッシュボードでは、これらのシート上のリアルタイム データをひと目で確認できます。 

Dexterra は Smartsheet Dynamic View を使用して役割ベースのデータ ビューを提供し、複数のポータルを作成する必要性をできるだけ抑えています。たとえば、機械サービス マネージャーの Jordan Couto 氏によって開発および管理される加湿器および HVAC メンテナンス プログラムはスタッフに包括的なビューを提供していますが、作業を行う請負業者には割り当てられたアセットを特定して作業を完了するために必要な情報だけが表示されます。また、顧客と共有するべきでない周辺情報は保護されます。これによってすべての関係者にカスタマイズされたビューを表示すると同時に、一元化されたシートに作業をまとめることができます。  

Smartsheet のワークフロー自動化によって、Dexterra はかつて手作業で管理していたプロセスを加速できました。たとえば財務レポート シートには自動化されたワークフローが 93 個あり、完了したプロジェクトの請求とレポートのプロセスを加速しています。請負業者による請求書などのフォームの提出が自動的に促進されるため、電子メールでは避けられない遅延を排除できます。Dexterra のマネージャーはレポートを使用して購入注文や支払いなどが最新の状態であることをリアルタイムで確認できます。

Dexterra がすでに使用しているインフラストラクチャを活用することで、Smartsheet ポータルは既存の人事アプリからデータを取得し、必要に応じて幅広く利用できるようにしています。同時に Dexterra の Microsoft Teams インスタンスとの統合によって、従業員は、バーチャル会議をすでにサポートしているアプリから Smartsheet のデータにアクセスできます。

Dexterra のチームはイノベーションを起こす力が強いことで知られており、彼らが構築するソリューションにもそれが反映されています。

最も厳しいクライアントの要求に応える

その使命を考えれば、この契約が Dexterra のクライアントの中で最も厳しい要件を持つことは驚くことではありません。また、Pilicita 氏にとって、これらの要件を満たしてクライアントの満足度を次のレベルに引き上げるために Smartsheet の最新 PPM が重要な役割を果たすことも驚きではありません。 

「Smartsheet の最新 PPM のおかげで、問題とクライアントの懸念により適切に対処できます」と Pilicita 氏は言います。 

たとえば、火災防止および安全確保マネージャーの Bradey Goegan 氏によって管理および開発される Dexterra の消防サービス部門の仕事は、クライアントがコンプライアンスに関する賞を獲得することに貢献しました。 

「当社は消防サービスだけでも年間 1,000 件を超えるサービスを提供しており、Smartsheet のダッシュボードによって KPI を満たしている業者とサポートが必要な業者をひと目で確認できます」と Pilicita 氏は言います。「クライアントへのサービスを加速してくれるのは実用的な情報です」

Dexterra は、Smartsheet の最新 PPM によってクライアントへのサービスを強化することで、コストも節約できることに気づきました。以下はその例です。

• Dexterra は、予防保守の SLA を満たすことに関連するコストを実質的に 96% (8 万ドル) 削減しました。 
• Dexterra は Smartsheet ポータルを使用して遠隔地の従業員とコラボレーションし、アクセスが困難な場所への長時間の出張を回避しているため、出張コストが 80% 削減されました。 
• Dexterra は Smartsheet ポータルから得られたインサイトを使用してニーズをより正確に予測し、社内リソースで対応できるため、サービスの請負業者のコストが 46% も削減されました。
• 請負業者のサービス レポートを処理するシステムの管理の生産性が 200% 向上しました。 

「Smartsheet の最新 PPM を使用して不要なコストを削減することで、クライアントにより優れたサービスを迅速に提供するために再投資できます。それによってクライアントを支援すると同時に当社のビジネスも成長できます」と Pilicita 氏は言います。

オンタイムでの解決を 66% から 93% に改善

Pilicita 氏とチームは、さまざまなビジネス プロセスの速度を向上したいと考えていました。彼らはそれも Smartsheet の最新 PPM で解決しました。 

「週に 6 回の緊急事態が発生し、10 万ドルが動くこともあります」。Pilicita 氏はそう話します。「Smartsheet の最新 PPM を導入する前なら、急速に変化する KPI を把握するために 6 回の月次会議を開く必要があったかもしれません。Smartsheet によって全員が同じ情報をリアルタイムで確認できるため、クライアントにも当社にとってもより良い意思決定を迅速に下すことができます」

新しいスタッフのオンボーディングも加速しました。新入社員が必要な情報がポータルですぐに利用できるためです。トラブル チケットの解決速度も向上し、オンタイムでの解決が以前の 66% から 93% に急増しました。

Dexterra は引き続きテクノロジーと Smartsheet のようなプロセス自動化ツールに投資して、生産性と効率性を向上し、それによって業界での競争力を高めています。 

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