オハイオ州立大学では、Smartsheet を使用して主要なプロセスを自動化し、顧客により迅速に対応しています。

オハイオ州立大学 (OSU) は、1870 年に設立された公立の土地付与研究大学で、オハイオ州コロンバスにあります。OSU で学ぶ学生は 6 万 7,000 人以上に上り、米国の最高公立大学にランクインしています。

OSU の施設情報・技術サービス部門は、間取り図データや建物モデルを管理する建築サービスや、キャンパスのマッピング、ドローン画像、アプリケーション開発を実行する地理情報システム (GIS) など、重要なチームをサポートしています。同部門では、プロジェクト管理、タスクの自動化、および執行役員への情報提供のために、Smartsheet を利用しています。「Smartsheet は、さまざまなチームのメンバーがプロジェクトを完全に把握できるようにし、作業内容と期限を容易に理解できるようにする非常に強力なツールです。」と、オハイオ州立大学の施設情報・技術サービス担当ディレクターである Joe Postosky 氏は言います。

施設情報・技術サービス部門では、長年にわたり、電子メールとスプレッドシート ソフトウェアを組み合わせて、複数のチームの学内プロジェクトを追跡していました。「私たちの課題の 1 つは、私たちが大学全体にサービスを提供しているため、さまざまな場所から多くの情報が入ってくることです。」と Postosky 氏は言います。「私は、マネージャーとして、仕事がどれだけ達成されているのかを完全には把握できていませんでした。以前は、週に一度、プロジェクトのステータスを把握するために他のマネージャーに電子メールを送信してもらっていましたが、これは非効率でした。」これにより、顧客のサービス レベル契約 (SLA) の追跡に関して問題が生じました。「一定期間内に作業を終わらせる必要があるのですが、さまざまなプロジェクトすべてを統一的に把握することはできていませんでした。」と Postosky 氏は言います。「SLA を満たしている可能性はありましたが、それを確かめる手段がありませんでした。」

Porostosky 氏は、プロジェクトを一元的に表示できるテクノロジー ソリューションを見つけることで、この問題を解決しようとしました。

Smartsheet で主要なプロセスを一元化し、プロジェクト管理を簡素化

Postosky 氏は、新しいプロジェクト管理ツールの評価を始めたとき、OSU が Smartsheet の学内ライセンスをすでに持っていることに気付きました。「いくつかのソリューションを調査した後、Smartsheet を使えば、共同作業とプロジェクトの追跡に関する問題の一部を解決できる可能性があることがわかりました。」と Porostosky 氏は言います。

Postosky 氏はまず、部門のプロジェクトや個々の職員のタスクを追跡するソリューションを Smartsheet で構築しました。「さまざまなシステムすべてからプロジェクト データを取り込み、異なる種類のタスク全体をカバーするレポートを作成できる、最も簡単なシステムを開発しようとしました。」と同氏は言います。「これによって、職員の手掛けているプロジェクトの数や、各プロジェクトのステータスを把握できるようになりました。」時間の経過とともに、セキュリティ チームや医療センター チームなどの OSU の他の部門でも、プロジェクトの管理に Smartsheet が使用されるようになりました。今では、60 以上の部門で 2,100 人以上の共同作業者が、Smartsheet を使用して日常業務を管理しています。

最近では、Postosky 氏とそのチームは Smartsheet Advance Gold プラットフォームへとアップグレードしました。これにより、Control Center を通したプロセスの一元管理機能が使えるようになり、また Dynamic View で安全にプロジェクト情報を共有し、表示および編集することができるようになりました。また、Smartsheet Advance を使用することにより、インテリジェントなワークフローとコネクターを通じて他の重要な学内のビジネス プラットフォームに接続することができます。

「私たちは既に Smartsheet Advance に価値があると感じています。」と Postosky 氏は言います。「たとえば、Dynamic View を使用することで、顧客に対し元のシートにアクセスする権限を与えなくても、彼らにより詳細な情報を提供できるようになっています。」

すべてのプロジェクトとタスクを一元的に表示

Smartsheet を使用することで、施設情報・技術サービス チームはすべてのプロジェクトと個々のタスクのステータスを一元的に確認できるため、Porostosky 氏と他のチーム メンバーは各プロジェクトの最新のステータスをより明確に把握できるようになりました。

「Smartsheet によって、すべてを一元化することで、可視性とタスク管理の問題が解決しました。」と Postosky 氏は言います。「各人が毎日何に取り組んでいるのかを正確に把握でき、どのプロジェクトに優先順位を付ける必要があるか、どのプロジェクトが期限を超えようとしているかを確認できるため、するべき作業が明確になります。」

Postosky 氏は、プロジェクトの最新情報を探したり、チーム メンバーに電子メールを送信したりする必要がなくなったため、管理作業にかかっていた時間を、年間で 150 時間以上も節約できています。「すべてが Smartsheet のダッシュボードにあるので、作業に必要な可視性を手に入れることができました。」と、彼は言います。「各メンバーやプロジェクトのレポートを受け取っているので、疑問がある場合は、月曜日の朝の会議で質問できます。時間の節約よりも重要なのは、全員が適切なタスクに時間を費やすことができている、という事実です。」

顧客対応能力の向上

OSU ではプロジェクトの可視性が向上したため、顧客に最新の作業の進捗状況を伝えることができています。「Smartsheet のおかげで、タスクがどれくらい長期化したのかを以前より効果的に把握できるようになり、問題を迅速に解決できるようになりました。これにより、顧客に対してより迅速に対応できています。特定のリクエストが古くなりすぎて、顧客に問題が発生する可能性がある場合があるのです。」と Porostosky は言います。

複雑な時間追跡プロセスの自動化

施設情報・技術サービス チームは Smartsheet による自動化機能を利用して、チームの一員として作業する学生の時間追跡手順を合理化しています。「学生の時間を追跡して、彼らがタスクをどのくらいの速さで完了しているのかを判断し、必要に応じて学生のパフォーマンスを向上させることができるようサポートしたいと考えています。」と Postosky 氏は述べます。

「Smartsheet を導入する前は、さまざまなスプレッドシートやアプリケーションで学生の作業時間を追跡していましたが、これは困難で複雑なものでした。私は、夏の終わりまで待ち、すべてのデータをダウンロードし、パフォーマンスの指標を作成していました。今では、数日かけてデータをまとめる必要もなくなりました。これらの作業も、Smartsheet を使えばリアル タイムに実行できます。おかげで、私たちでしなければいけないことはありません。」

Porostosky 氏とそのチームは現在、大規模なレポート間で Smartsheet のデータをより簡単にマッピングするために、DataMesh アプリといった Smartsheet の他の機能についても調べています。さらに、Postosky 氏は OSU の不動産チームと協力して、Smartsheet Control Center を使用して大規模なプロジェクトを管理しています。

「このチームでは、単一のプロジェクトごとに少なくとも 30 の手順が必要です。そのため、Control Center を使用することで、そのプロセスの簡素化に向けサポートできればと考えています。」と Postosky 氏は言います。「Smartsheet は、プロセスを簡素化し、手作業の量を減らすのに役立ちます。これもその良い例です。」