Smartsheet は防護品の供給とフィッティングを追跡することで NHS Tayside (NHS テイサイド) が COVID-19 のパンデミックに対応できるよう支援します

COVID-19 パンデミックの拡大に直面したとき、スコットランドの NHS Tayside (NHS テイサイド) は、至急 Smartsheet プラットフォームを構築して個人防護具 (PPE) の供給を追跡する必要がありました。さらに保健局は、各医療ワーカーに対し正確に適合するマスクを装着させる責任を負うフェイス フィット技術者 (FFT) のトレーニング ステータスも監視しなければなりませんでした。NHS Tayside (NHS テイサイド) は、Smartsheet ゴールド パートナーである Smarter Business Processes (スマーター ビジネス プロセスズ) (SBP) と協力して、既存の追跡ソリューションを 2 週間以内で強化、拡張し、地域全体の医療スタッフが政府の求めるデータを集めて報告できるようにしました。このデータは PPE の供給レベルを維持し、FFT トレーニング ステータスを監視し、世界的な医療機器に対処するために必要なものでした。

「SBP の Face Fit Test Register には感謝しています。注文から配送までが非常に速かったのです。それに今は登録管理プロセスや質の高い分析も提供されていますし、この困難な時期にこの重要な仕事を進めるのに必要な情報をレポートとダッシュボードで見ることもできます。」と話すのは、Smartsheet の推進者であり、NHS Tayside (NHS テイサイド) の安全衛生責任者のパーソナル アシスタントである Debbie Priest 氏です。「David Bower 氏と Smarter Business Processes (スマーター ビジネス プロセスズ) チームのおかげで、うまく設計されたワークフロー ソリューションとあらゆるレベルでの適切な可視性を実現できました。」

NHS Tayside (NHS テイサイド) は、スコットランドの National Health Service (国民保健サービス) 保健局が地理的に定める 14 地域のうちの 1 つであり、アンガス、ダンディー、パース アンド キンロスにまたがって、病院、医務室、その他の施設に 3 万人を超えるスタッフがいます。Priest 氏は NHS Tayside (NHS テイサイド) チームに入ると、SBP と協力し、Smartsheet を使って目的の一連の管理データ ソリューションを開発する取り組みを主導しました。Priest 氏とそのチームは、Face Fit Test Register を含むいくつかのソリューションを広めていくことにしました。つまり、幸いなことに、COVID-19 の流行拡大で PPE フィッティングがこれまで以上に重要性を増したときには、既にこの作業が進行中だったのです。 

「単に布で覆うのでは大きな粒子しか止められませんが、エアロゾルによる汚染を本当に止めたいのであれば、顔にぴったりとフィットするものを使う必要があります。」と話すのは、Smarter Business Processes (スマーター ビジネス プロセスズ) で Smartsheet と AppSheet のコンサルタントを務める David Bower 氏です。「マスクを身体にフィットさせるというのは、かなりスキルが必要なプロセスです。顔の形は実にさまざまで、マスクの種類もさまざまだからです。各フェイス フィット テスターは、2 ～ 3 年ごとに新しいトレーニングを受ける必要があり、正確な情報を維持するという法的要件があります。」

労働者が最適なマスクを手に入れるのに役立つソリューション

Priest 氏とBower 氏はフェイス フィット再トレーニング期限を過ぎている、30 日以内にトレーニング期限になる、90 日以内に再トレーニング期限になる技術者を色付きで知らせる Smartsheet ソリューションについて共同作業を行いました。また、このシートは、特定の医療ワーカーに適合するマスクの種類と、さらに重要なことに、各個人に適合しないスタイルも収集します。消耗品の管理者がチームでは使えない高価なマスクの在庫を抱えないようにすることで、時間とお金を節約します。 

また、NHS Tayside (NHS テイサイド) は、Smartsheet を使って 28 種類の PPE の供給レベルも監視しています。マスク、シールド、消毒薬、保護めがねといったカテゴリ別にグループ分けし、供給数を簡単にグラフで視覚化できるようにします。毎日スタッフが各病棟における現在の PPE の在庫の他、受け取った品目と日々の使用量レベルを記録します。毎日、4,500 以上の特定のデータ ポイントが収集されます。隣接する NHS Highland (NHS ハイランド) の保健局も、このソリューションを採用しています。

管理者が必要とする情報を表に出す柔軟性の高いレポート機能

ダッシュボードには前日のデータが、病棟、施設、あるいは地域レベルで、またカテゴリ別に表示されます。管理者は今後の週計画を立てるため、7 日分の使用量の傾向を追跡できます。在庫レベルが少なくなりすぎると、自動で色付きのフラグが付くので、消耗品の管理者は在庫切れを防ぐため速やかに発注を行うことができます。 

「NHS Highland (NHS ハイランド) のすべての施設には別々のサプライ チェーンがあり、別々の製品を別々の単位で購入しています。」と、Bower 氏は言います。「ある病棟には 1 箱 50 枚入りの手袋が 10 箱ある一方、別の病棟には 200 枚入りの手袋が 5 箱あるかもしれません。Highland (ハイランド) が特に関心を持っているのはステータスの追跡です。病棟は消耗品が十分にある場合は緑、もっと必要な場合には赤を報告します。NHS Tayside (NHS テイサイド) のシステムはさらに大規模で複雑であり、具体的な数字が求められます。各保健局は柔軟に、それぞれが供給を維持できる方法で解釈しているのです。」 

Face Fit Register には明らかな価値があります。他の課題を解決する別のソリューションを作るよう NHS Tayside (NHS テイサイド) のチームに着想を与えていることです。Smarter Business Processes (スマーター ビジネス プロセスズ) のコミュニケーション担当ディレクターである Gwen Rymill 氏は、Smartsheet はパンデミックによるロックダウン中に、最前線に出ていないスタッフ メンバーの生産性とつながりを保っただけでなく、予期せぬ課題に対するソリューションを指先一つで構築できるテクノロジーも保持したと指摘します。この安全なオンライン プラットフォームは、バーチャルにどこからでも利用できるので、管理者は特定の現場まで移動して他者と接触せずに自分の仕事に取り組めます。

「今回の危機的状況で何か良かった点があるとしたら、多くの人が、リモート ワークはうまくいくという事実を受け入れていたことだと思います。そうしたツールを整えるだけで構わないのですから。」と、Rymill 氏は言います。「変化に抵抗してきた人たちは、スピードに追い付き、適切なツールを使い始める必要がありました。」