エンバーポイント 、Smartsheet を利用することにより状況把握の改善と業務の最適化を実現

1999 年に東京で設立されたエンバーポイント株式会社は、メール配信プラットフォーム
MailPublisher を提供する国内最大手の企業です。約10年間にわたるグローバル企業との提携や統合を経て、エンバーポイントは、お客様とユーザーを最適なコミュニケーションでつなぐことを目指し、国内ベンダーとして再スタートしました。同社はこの優れたビジョンにふさわしい優れた社内プロセスの構築に取り組みました。

当初、エンバーポイントは、Excel と Google スプレッドシートを使用して見積もりやサブスクリプション申し込みのリクエストなどの対顧客プロセスを管理していました。すでにシステムは整っていましたが、常にさまざまな問題が発生していました。 

「Excelで作成された注文書式は日本独特の「印刷した紙に押印したもの」を受け取ること前提にしていたため、社内管理システムへ手作業で転記する必要があり、効率が悪く、ミスが発生しやすいという課題がありました。」山下氏

エンバーポイントでは、すでに 2017 年から Smartsheet をプロジェクトWBS、ToDoチェックリスト、予算管理やISO27001の情報資産台帳などに利用していましたが、社内業務プロセス用ソフトはいまだ Excel と Google スプレッドシートでした。そこで、このプロセスにも Smartsheet を利用することになりました。対象業務は、SaaS の見積書作成、申請・承認プロセス、さらに契約管理です。「Smartsheet は、私たちの具体的なニーズに合わせて柔軟にカスタマイズでき、外部SaaSとの連携も容易にに実現できるツールでとても満足しています。言うまでもなく、業務効率は飛躍的に向上しました。」と山下氏は述べています。

シンプルで合理的な登録方法 

山下氏によると、「成功要因は、フォームによるデジタル化と電子署名の自動連携です。」

従来、お客様は申込にあたり、Excelで作成されたフォームに入力し、日本の商慣習に根強く残る「印刷した紙に押印」したものをスキャンしたPDFを提出する必要がありました。
そのため、受取る注文書のPDFファイルはその内容をデータとして扱うことができず、スタッフが社内システムへ手作業で転記する必要があり、効率が悪いだけでなく転記ミスを防ぐために非常に気を遣う必要がありました。
また、従来の注文書はお客様が入力するべき項目が多く、間違った記載や記入漏れといった問題が受注プロセスの遅延やお客様、弊社担当者の間でのストレスにもなっていました。

エンバーポイントでは、申請プロセス用のオンライン Smartsheet フォームを新たに作成することにしました。「従来の問題を解決するために使いやすくするために、 Smartsheet フォームをより効率的にデザインしました。  担当営業が提案内容を入力する際にはドロップダウンやチェックボックスを多様し、ある項目の設定内容に応じて動的に関連フィールが表示されるロジックを使い必要な項目だけに集中できるようにしました。
フォームの入力が完了すると提案内容の金額などに応じて社内の承認プロセスが走りますが承認レベルの判定、承認者への依頼通知、承認後の次のステップの処理の制御は全てSmartsheetの機能で自動化を実現しています。」と山下氏は説明しています。

社内承認が完了すると、フォームの内容を元にDocuSignとの自動連携で注文書が生成され、署名依頼が送信されます。お客様はその内容を確認して電子署名するだけで済むようになっています。

「Smartsheet の DocuSign の機能は完璧です。ステータスが自動的に更新され、署名された文書が添付されるので、非常に便利です。」と山下氏は付け加える。

データの可視化と生産性の向上

エンバーポイントでは、移行初期に自動化による情報の一元化が優先されました。しかしすぐに、データ編成という別の側面の重要度が高まりました。 

「自動化は、間違いなく当社のプロセスを合理化するのに役立ちました。加えて、Google ドライブのフォルダにリンクが貼れるようになり、関連情報をSmartsheetに集約すことができ、注文プロセスから生成される契約マスターを起点にあらゆる情報にアクセスできるようになりました。」と山下氏は述べています。「さらに、使い方は簡単でした。なぜなら、 Smartsheet フォームにはドロップダウン リストやロジックがあるので、ユーザーが正しく入力できるからです。これらの設定に関しても使い始めてから習得するまでにはあまり時間を要しませんでした。実際今回のプロジェクトでは初めてSmartsheetを使うメンバーが活躍しています。」 

社内プロセスについて、エンバーポイントは一時、他のツールの利用も検討したのですが、やはり Smartsheet にこだわりました。「以前、専用のワークフロー ソフトを使うことも検討しましたが、なかなか思うようにいきませんでした。Smartsheet は、必要なものをすべて統合しながら、ワークフロー以上のことを実現します。」と山下氏は結論付けています. 

同社は、経費や購買の承認に Smartsheet を導入したことに最も満足しているそうです。「旅費の申請、購買の承認、ベンダーの登録には、ともすると多くの時間がかかります。Smartsheet ではツールが統合されているため、これらすべてのプロセスが迅速化されます。」

「本年度は、Smartsheet を利用することにより、従来プロセスの70%のステップを自動化を達成しました。成功要因は、社内承認の自動化、ドキュサインとの統合、リマインダーです。」と山下氏は説明しています。 

エンバーポイントでは、 Smartsheet の導入により、納期短縮、人時削減、データの品質向上を達成しました。