営業支援システム (SFA) とは？導入するメリットや機能を解説

営業に関わるデータを統合管理することで、営業活動を効率化するためのシステムです。自社の営業活動の記録、進捗状況、顧客情報などの営業情報のデータを視覚化して管理します。営業管理ツールやSFA (Sales Force Automation) と呼ばれることもあります。

営業支援システムを導入する企業にとってのメリットを3つ紹介します。

営業チーム内のナレッジ共有

営業支援システムを導入する大きなメリットは、営業情報を社内で共有できることです。案件情報、顧客情報という営業情報をデータベース化しておくことで、これらの情報を企業資産として活用できます。

また、営業支援システムの情報共有機能を使うことで、各営業担当が持っている情報が蓄積され、営業活動の属人化を防止できます。こうすることで、営業担当の異動や退職で営業担当者が変わった際にもスムーズに引き継ぎを行えます。

顧客管理の効率化

案件情報、顧客情報などの営業情報を統合で管理することで、顧客情報を効率的に活用することができます。顧客情報も営業情報に紐づいているので、しばらく取引のない休眠顧客の掘り起こしも可能になります。

営業データの可視化

システム上のデータは、表やグラフで表示することが可能になりますので、検証や分析の際に役立ちます。案件情報や顧客情報を正確に把握することで、営業戦略を立案することができ、無駄のない効率的な計画を立てられます。

営業支援システムには多くの機能が搭載されています。顧客情報や営業情報を管理するたけではなく、営業活動を可視化し、情報の蓄積・共有、顧客満足度向上など様々な営業課題を解事決するための様々な機能があります。ここでは、その中でも代表的な機能を紹介します。

案件管理機能

案件ごとに顧客、営業担当者、客先担当者、商品、営業フェーズ、受注見込み、受注予定日、受注見込額などの情報を管理します。案件情報が可視化されることによって、進捗状況を共有できます。

顧客管理機能

顧客に関する情報を管理します。顧客の会社名や所在地、担当者名も管理することができます。また、名刺の取込ができるシステムもあるので、顧客情報を入力する手間を軽減できます。

商談管理機能

訪問の目的、過去の商談の内容、商談の進捗状況を把握できます。ネクストアクションという商談にかかわる詳細の情報も管理できます。

予実管理機能

営業プロセス毎に受注予定金額を可視化することができます。レポート機能を使うことによって自社の現状分析や課題の抽出が容易になります。また、見込み金額を入力することで、優先するべき案件、人員の配置をリアルタイムに状況を確認しながら決定できます。

タスク管理機能

営業担当者が登録する行動予定や仕事内容を情報を社内やチーム内で共有し、営業活動を効率的に進めることができます。また、部下の活動状況の把握や営業同行のスケージュール調整なども簡単に行えます。

営業支援システムを活用して営業力強化や生産性向上を目指すには、自社に合ったツールを選択することが大切です。今回は選定のポイントを3つご紹介します。

必要な機能が備わっているか

営業支援システムの導入時に、「多機能だから良いツールで効果が出る」と考えてしまうと失敗することが多くあります。「大は小を兼ねる」とばかりに多機能の営業支援システムを導入してしまうと、運用現場ではその機能を持て余してしまう、という状況になりかねません。

そのため、事前に自社の課題解決に最低限必要な機能を整理しておくことが重要です。そして、導入を考えている営業支援システムにそれらの機能が備わっているか、不必要な機能を盛り込み過ぎていないのか、という観点で判断しましょう。

自社の解決解決に適したツールであるか

自社で解決すべき課題を特定し、その課題解決に適した営業支援システムを選びます。その際、必要な情報がひとめでわかるようになっているか、案件の進捗状況が確認しやすいか、営業担当の活動状況を把握できるのか、といった点を重視すると良いでしょう。

初期費用とランニングコストの両方を確認

営業支援システムの導入は小さくないコストがかかりますので、費用対効果は重要です。

導入するシステムによってコストのかかり方が異なりますが、主に初期導入費用、月々の運用費用、さらにオプションのサービス費用やカスタマイズ費用がかかる場合もあります。導入時の一時的なコストだけでなく、導入後に定期的にかかるコストまであらかじめ把握しておくことが重要です。

ケース1：低コストで早急に導入したい

クラウド型が適している。低コストで手軽に導入・運用できる。カスタマイズ性は低いが、基本的な機能であれば直ぐにでも導入が可能となる。必要な機能が含まれているか、事前に確認を行う必要がある。

ケース2：カスタマイズして、自社にぴったり合うものを使いたい

オンプレミス型が適している。社内にサーバーを設置して自社で運用・管理するタイプで、設備投資などの導入コストがかかるが、カスタマイズを行いやすい。

ケース3：売上予測の精度を高めたい

案件の実績と見込金額を入力することで、予実管理を行え、売上予測を算出までできる営業支援システムが良いでしょう。

もし、ユーザーインターフェースが直感的に分かりにくい営業支援システムの場合、思うように活用されないという事態が生じます。多機能の営業管理システムを導入したとしても、データ入力がされなければ意味がありません。

営業支援システムの選定する際の注意点を紹介します。

導入目的と必要機能を明確にする

営業支援システムを選ぶ前に、導入の目的と必要機能を考えておくことが必要です。自社が営業支援システムを何のために導入したのか、その目的を達成するために必要な機能は何か、ということ事前に把握することで、システムの機能が多すぎて費用が高くなる、システムが使いづらく社内で定着しない、といった失敗を防げます。

運用体制を整える

営業支援システムを導入したあと、実際に運用を行っていくためには、選定段階で導入後の運用体制を想定しておく必要があります。

営業支援システムが効果を発揮するためには、データを蓄積したうえで分析を行う必要があります。戦略なくデータを入力して蓄積しているだけでは、十分な成果は得られません。営業支援システム上で、データ分析を簡単に行える機能があることがほとんどですが、分析を行える人がいることで、より真価を発揮できるようになります。

営業支援システム (SFA) は営業効率化を目的としたシステムです。会計システムなどのシステムと異なり営業支援システムが無くても営業活動が止まることはありませんが、組織的な営業を行うためにはに欠かせないシステムであることが分かって頂けたと思います。

日々蓄積されている営業情報をシステム上で一元管理し、データ分析をすることでマーケティングデータとして活用することができれば、営業支援システムの効果を最大限に引き出せます。

営業管理の領域についてさらに体系的な情報を入手したい方は、営業管理の基礎ガイドもぜひご確認ください。

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