営業活動における案件管理とは？
案件管理とは、案件がどのような状態なのか、顧客情報や進捗状況が可視化され、案件が受注につながる見込みはあるのか判断ができる状態にしておくことです。
いつ、どこで、だれが、どのような、という5W1Hの情報に加え、受注見込度、受注予定日、予想売上額などを管理します。
案件管理の重要性
社内案件を正確にマネジメントするためには、案件の品質担保や進捗管理が非常に重要です。組織が大きくなるにつれて、案件の対応は膨大になります。膨大な量の案件処理を管理者1人の記憶と経験に頼って処理するのは適切とはいえません。
抜け漏れなく案件を管理するには、要件情報を一元的に管理するシステムと、処理の流れを整備することが重要となります。システムで管理する情報は、案件の意思決定を行う際の判断基準として利用が可能です。
案件管理の目的
営業管理の目的の1つは、営業チームの目標を達成させることです。
案件が受注できそうか、受注が困難な場合にはどのような対策が必要なのか。そのような戦略を設計するのに必要な情報をしっかり蓄積しておくのが案件管理の主要な目的です。
もう1つの目的は、顧客に適切な提案を行うことです。 案件ごとの情報を可視化し、営業マネージャーがレビュー可能な状態にしておくことで、属人化を防ぎ提案内容を共有できます。営業チームのスキルを底上げする上で、案件管理は非常に有効な手法です。
案件管理の項目
実際に案件管理を行う際、どのような項目を管理すればよいのか紹介します。
ここで紹介する項目は必要最低限の項目となり、必要な管理項目はビジネスモデルや組織によって異なります。
担当者
各案件を誰が担当しているのかを記録します。担当者を明確にすることで、案件が放置されてしまい商談に適切なタイミングを逃してしまうリスクを回避できます。また、マネージャーが各担当者の抱えている案件を一覧で確認でき、各案件の進捗を把握しやすくなります。
流入チャネル
インバウンド、アウトバウンドといった複数のマーケティングチャネルで見込み顧客を獲得している場合、どのチャネル経由の案件なのかを記録します。後の分析を行う際にどのチャネルがもっとも効果的だったのかを知ることができます。
流入チャネルごとに課題やニーズが異なる事も多く、案件を分析することで、チャネル別の成功事例を発見が可能になります。
進捗状況
各案件がどのフェーズにあるのか記録しておくことで、マネージャーが進捗を管理できるようになるだけでなく、案件が予定通り進捗しているのか、担当者自身で判断ができるようになります。
受注予定日
過去の受注にかかった時間を基に案件の受注予定日を設定し、この予定日から逆算して各営業プロセスのスケジュールを組みます。予定日を決めることで、案件受注までのタスクを管理しやすくなります。
受注確率
過去の案件履歴から案件の受注確率を算出します。受注率を算出することで、現在の案件数と予想売上額から売上を予測できます。
予想売上額
案件ごとに見込み受注額を記録します。案件ごとの見込み受注額と受注率を掛け合わせることで、期待値としての予想売上額を立てることができます。
予想売上額と実際の売上との差分を確認し、なぜその差分が発生したのか振り返ることで営業組織でのPDCAを回せます。
案件管理のポイント
案件管理を効果的に行うためのポイントを2つ紹介します。
管理項目をなるべく定量的に把握する
案件の進捗や課題を正確に把握しなければいけません。ただ単に記録を収集するだけなく、そのデータ記録をもとに数値を分析して営業活動を改善していく必要があります。
案件の優先順位を明確にする
全ての顧客に均一な対応をしていては、効率的な営業活動は行なえません。案件に優先順位を付けず営業活動をすると、購買意欲の高い顧客へのアプローチを漏らしてしまったり、成約に結びつかない顧客に時間を割きすぎてしまったりして、売上に繋がらずいつまでも成果を出せない状況に陥ってしまいます。
優先順位は担当者の経験や感覚を基に設定するのではなく、社内で統一した基準を設けておくことをおすすめします。優先順位の基準としては、実行することで得られる売上の大きさ・期限の有無・企業内での重要度などが挙げられます。
適切な優先順位をつけることで営業活動を効率化でき、売上アップにも繋がります。
案件管理の注意点
案件管理では、現場スタッフの手間を考慮することが重要です。
とかく営業担当者とは忙しく、毎日詳細な案件管理情報を入力させるのは大変です。案件管理を実践するならば、入力を支援するシステムを導入してテキストで文章を入力させることは控え、選択操作のみで完結するようなシステムを構築すべきです。
営業担当者が毎日きちんと情報を入力しなければ、案件管理は機能しません。入力に時間や手間がかかる案件管理は、やがて現場の営業マンから敬遠され、誰も実践しなくなってしまいます。
手軽に入力できる管理システムを構築し、入力が日課になれば、後に少しずつ入力項目を増やしたり、テキストで詳細な商談を報告する仕組みを追加しても良いでしょう。
まとめ
案件管理は、案件ごとの記録していく営業管理には欠かせないプロセスです。
従来の担当者まかせの案件管理から、チームや部門全体で案件情報を共有することで、顧客体験を改善できます。顧客情報や進捗をきちんと管理できれば、営業マネージャーのマネジメントコストが下がり、生産性の大幅な向上を実現できます。
営業管理の領域についてさらに体系的な情報を入手したい方は、営業管理の基礎ガイドもぜひご確認ください。
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