建設現場でコンクリート ミキサーがうなり、ハンマーが鳴り響く中、デジタル ツールを用いることで、不動産所有者、建築家、請負業者のワークフローとプロジェクト管理を強化し、ブループリントを完成した建物へと変換することができます。つまるところ、これらの関係者は、あらゆる段階で建設プロジェクト マネージャーと協力しながら、プランニングから材料の追跡に至るまで、あらゆる詳細を追跡する必要があります。
建設業界のプロフェッショナルは、Smartsheet の作業実行プラットフォームと、そのアプリ統合機能およびアドオンを使用して、日常業務のプランニング、追跡、管理を行っています。
DataMesh によるデータの一貫性の確保から、DocuSign による電子署名の収集、Egnyte によるファイル保存の保護に至るまで、多くの企業が Smartsheet を活用し、紙ベースの記録管理からデジタル トランスフォーメーションへと移行しています。
1. DataMesh を利用したデータの一貫性の維持
建設会社の中には Smartsheet のプレミアム アドオンである DataMesh を利用している企業があります。DataMesh は、重複しているデータ ポイントを自動的に検索して削除する、特定の参照値に基づきリンクを作成する、および電話番号やメール アドレスなど既知の値を使用してシートの空のセルに入力することで、チームがシート間でデータの一貫性を維持できるようにします。
扱っているのが商業建設プロジェクトであろうと、または住宅建設プロジェクトであろうと、Smartsheet のユーザーは、マイルストーン完了日のタイムスタンプから、重要情報を施設参照シートからアクティブな建築見積もりシートへと転送することに至るまで、さまざまな方法で DataMesh を使用しています。
カリフォルニア州に拠点を置く建設会社の人事部門では、DataMesh を使用してオンボーディング プロセスを開始します。このプレミアム アドオンでは、採用段階で収集した情報を、人事チームの従業員記録用シートに自動的に転送します。このプロセスのおかげで、データ収集プロセスが実際に合理化され、データ入力エラーを減らしつつ、情報のコピーと貼り付けに費やす時間を節約できます。
詳しくは、DataMesh データ シートをダウンロードしてご確認ください。
2. 正確な動的データを Smartsheet Pivot アプリで共有する
Smartsheet Pivot アプリはピボット テーブルを使用して、チームがシートに保存したデータを素早く要約し、動的に更新できるプレミアム アドオンです。このアドオンによって、チームは主要なメトリックを最新の状態に保ち、重要な情報を表示させ、変化するデータのニーズに対応し、行動を起こすことができます。
例えば、小売店向けのある備品メーカーは、Pivot アプリと Smartsheet Control Center を併用することで、建設プロジェクトを管理しています。この会社では Control Center を使用して、稼働中の全プロジェクトの主要メトリックを引き出し、作業量を追跡する単一のポートフォリオ シートに移しています。そのシートから Pivot アプリを使用して、予測とメトリックの計測を行い、顧客向けの Smartsheet ダッシュボードに表示させることで、財務の健全性と進捗について、顧客により良い可視性を提供します。
プランニングと設計を担当する総合建築会社でも、Pivot アプリを使用して顧客と共同作業を行い、建築関連の見積もりを実施しています。顧客が施設の設計を更新するようリクエストすると、同社は見積もりを決定し、Pivot アプリを使用して 6 種類の費用レポートを作成します。顧客はこれにより、施設や部門ごとの優先順位度に応じた費用のインサイト、ソフト費用の内訳が得られ、さらには対処と実行のスピードを向上できます。
詳しくは、Pivot アプリ データ シートをご覧ください。
3. Egnyte、Google ドライブ、OneDriveで主要なファイルを保護
通常、紙ベースのファイリング システムから移行している建設チームは、ファイルと文書を保管する安全なアプリやプラットフォームを使用します。ペーパーレス化を急速に進めたチームが、作業に関連する文書や情報を迅速に確認できるようにするのをサポートすべく、Smartsheet は Google ドライブ、Microsoft OneDrive、Egnyte など、クラウドベースのファイル保管アプリと連携しています。こうした Smartsheet の統合機能を用いることで、建築設計会社や不動産開発会社に利便性がもたらされます。
建築会社は建設プロジェクトごとに設計書を作成し、現場写真を撮影します。例えば、注目度の高い商業施設の外装と内装のデザインを専門とするある企業では、標準的な写真から 360 度の実地検証マッピング画像まで、すべての画像資産の保管庫として Egnyte を使用しています。
同社は Egnyte アプリ統合機能を使用して、Smartsheet の関連する行にこれらの画像を添付し、すべてのプロジェクト情報を 1 枚のシートにまとめています。別の建築会社では、Microsoft OneDrive と Smartsheet との統合機能を使用して、各建築プロジェクトの文書を管理しています。
他にも、カリフォルニア州のある不動産開発会社は Google ドライブを使用して店舗作業現場の写真を保管しています。この会社では Smartsheet を使用してプロジェクトを管理しており、Google ドライブの統合機能を使用して関連する画像を各行に添付し、現場に出ているときに Smartsheet モバイル アプリでこれらの画像にアクセスできるようにしています。
これら 3 社では、写真を Smartsheet で一元管理することで、各プロジェクトについての視覚的な背景情報を加えています。建築設計会社の中には、一度に数百ものプロジェクトを進めている企業もあります。そのため、モバイル デバイスから画像を素早く送信し、参照用の写真を整理およびアクセスできるようにすることで、大きな変化がもたらされました。クラウドベースのアプリに保存されたデジタル フォルダーをいつまでも検索せずともよくなったのです。
4. DocuSign でペーパーレスの署名入り契約文書を収集する
DocuSign は、建設プロジェクト チームによるデジタル文書の変更を支援するもう 1 つのアプリ統合機能です。プロジェクト マネージャーは、契約書などの主要文書について紙ベースのシステムを維持する代わりに、Smartsheet の連絡先リストを使用して署名入りの電子文書を収集することができます。
Smartsheet では、関係者に送信する文書に行データを自動入力してマッピングし、署名入りの文書を各行に添付して、繰り返し行うプロセスについては DocuSign テンプレートを使用することができます。これらの自動化により、関係者は文書の確認と署名をより迅速に行うことができ、より差し迫ったタスクに専念できます。
ある不動産管理会社では、DocuSign と Smartsheet を組み合わせることで、紙媒体を利用したシステムを置き換えることに成功しました。プロジェクト マネージャー (PM) はそれまで、あちこち歩き回って署名と承認を直に集めなければなりませんでしたが、DocuSign と Smartsheet を組み合わせて使用することで、時間を節約し、紙に記された内容を保存するのに必要だったオーバーヘッドを削減することができました。これにより、PM はプロセスの効率性により多くの時間を割いてそれに専念し、経営陣に好印象を与え続けることが可能になりました。
