あちこちに散らばっているプロジェクト関連のディスカッションを集め、メモや電子メール、チャットを掘り起こして、コメントやフィードバックをまとめ、決定事項を要約するために、一体どのくらいの時間を費やしているのでしょうか。 おそらく、必要以上に時間がかかっているでしょう。本来であれば、その間にやることリストを確認して、もっと仕事を進めることができるはずです。
断片的なディスカッションにより判断が保留され、混乱が生じ、業務運営の中断につながります。 さらに悪いことに、さまざまな異なる会話により意思決定から遠ざかり、それは特定のプロジェクトに影響を与えるだけでなく、時が経つにつれ、組織文化を浸食することにもなりかねません。
テクノロジーを自分と対峙するものではなく、自分の味方につける時がきました。 そこで Smartsheet は、ENGAGE’19 でコメント機能への変更を発表しました。 会話機能のスタートです。これにより作業だけでなく、作業に関する決定やディスカッションが、作業内容に沿って集積・管理されるようになります。 あなたやチーム メンバー、マネージャー、または新入社員であっても、情報や更新内容をすばやく確認できます。これにより可視性が向上し、詳細まで把握しているという自信を深め、迅速な決定を行えるようになります。
シームレスな共同作業
Smartsheet にはすでにコメント機能がありましたが、それは主に特定のタスクの行に添付されるものでした。 この場合、コメントは会話とは異なり、スレッドや文脈として簡単に確認できないことが課題でした。
Smartsheet の会話機能では、1 か所で対話を続け、フィードバックや決定を行うことができます。 これにより、過去の電子メールを掘り返したり、中途半端になっている 6 か月前の会話を覚ておく必要はなくなり、経営陣およびチーム メンバーはディスカッションに対する理解を深めることができ、新入社員でもすばやく状況を把握することができるのです。 - SWC (エヴァンスビル本社)、Julie Fortney
ユーザーの中には、電子メールでのやり取りを好む方もいます。そのため今月下旬には、電子メールに返信するだけで、＠メンションに返信し、会話に参加できるようになります。 返信するためにアプリを切り替えたり、別の電子メールのスレッドを作成する必要はもうありません。 返信メールの内容は、コメントの返信として Smartsheet 上に保存されます。 返信メールは会話の一部となり、プラットフォーム上で自動的に検索可能になるほか、共同作業者全員が見られるようになります。すべて作業の流れとともに確認できます。 すべてが 1 か所に集約されるため、意思決定にまつわるディスカッションや流れを後から見返すことが可能です。 すべて Smartsheet に集約されているからです。
会話を始める
行での会話を始めるには、左側のバブル アイコンをクリックします。 右にパネルが表示されるので (下記画像参照)、ここにコメントを入力して会話を始めます。
シートでの会話を始めるには、一番右側に並ぶバブル アイコンをクリックします。 右にパネルが表示されるので、ここに会話を入力します。
すべてのユーザーが Smartsheet 上の同一ページで会話をする方法の詳細は、こちらのヘルプ記事をご覧ください。
