Smartsheet の新機能: ポートフォリオとシナリオ プランニング

チーム リーダーやプロジェクト マネージャーによる業務の効率化、計画、実行を支援する 2 つの新機能、「ポートフォリオ」と「シナリオ プランニング」をリリースいたします。

ポートフォリオ: プロジェクト全体の標準化と可視化を実現

一貫した開始点がない場合、新しいプロジェクトのたびにシートの手動コピー、レポートの再作成、古いデータの削除を繰り返すことになります。イニシアチブが増加するにつれ、こうした不一致により、関連プロジェクトを一連の業務として管理することがほぼ不可能になります。標準化が欠如していると、初期段階で時間がかかるだけでなく、可視性が制限され、適切な業務の優先順位付けやイニシアチブの整合性維持も困難になります。 
 

ポートフォリオは、関連プロジェクトを構造化された反復可能な方法で管理する必要があるチーム マネージャーやプロジェクト リーダー向けに設計されています。標準化されたテンプレートと自動化されたプロジェクト作成により、手作業での設定作業が減少します。また、一元化されたプロジェクト リストとプロジェクトのロールアップにより、チームは進捗状況の追跡、効果的な優先順位付け、経営層への報告を可視化できます。

プロジェクトの迅速な立ち上げ: リクエストを数分で実行可能なプロジェクト計画へ変換し、チームの足かせとなる反復的な設定作業を不要にします。

一貫性の確保: 一貫した構造と一連の成果物を使用して、同じ方法でプロジェクトを開始できるため、初日から業務の整合性を確保できます。

重要事項の可視化: 関連プロジェクト全体で主要なメトリックをロールアップすることで、進捗状況の追跡、リスクの特定、関係者への情報共有が可能となります。

「このポートフォリオは、これまで当社にとって大きな変化をもたらしています。リクエストを入力するだけで、さまざまなワークスペースが自動で作成されます。誰かが手動で追加作業を行う必要はありません。プロジェクトをクリックするだけで、作業を開始できます。」- EAP 顧客

弊社の MCP サーバーと、Claude などの主要な AI アシスタントとの直接統合により、プロジェクト リストまたはポートフォリオ レポートのクエリを実行し、即座にインサイトを取得できます。期限超過のタスク、リスク、プロジェクト全体の健全性について質問し、より情報に基づいた意思決定に必要な回答を得ることができます。 

小規模または非公式の PMO の運営、部門プロジェクトの追跡、新製品の発売、従業員のオンボーディング、IT チケット管理などの反復的なワークフローの管理まで、ポートフォリオはチームに必要な構造と可視性をすぐに提供します。

ポートフォリオの詳細については、こちらのヘルプ記事をご覧ください。 

シナリオ プランニング: 確定前に適切な決断を下す

優先順位が変わった、緊急性の高い新しいプロジェクトが発生した、利用可能なリソースが不足したといった場合、業務を予定どおり進める方法を迅速に見極める必要があります。 

しかし、現行の計画を直接変更することにはリスクが伴うため、チームは手動での修正作業を繰り返すことになります。選択肢を検討する専用スペースがないため、シートをコピーして変更を試すしかありません。最終的に最適な対応策を見つけた後も、元の計画へ更新内容を手動で反映する必要があります。

今、その状況を変えるより良い方法があります。
 

シナリオ プランニングを使用することで、チームはプロジェクト タイムラインとリソースのキャパシティを併せて可視化し、現行の計画に影響を与えることなく What-if シナリオを検討できます。リソースの移動、タイムラインの変更、割り当ての調整を簡単に行い、選択肢を並べて比較できます。関係者間で合意が取れたら、最適なシナリオを適用するだけでシートを即座に更新できます。

計画リスクの軽減: 専用スペースでさまざまな対応策を検証し、現行の計画を変更するリスクを回避できます。

より良い意思決定: 直感的な判断をやめ、同じデータを使用してシナリオを並べて比較することで、確信を持って適切な判断を下すことができます。

生産性の向上: シナリオを簡単に共有して関係者の足並みを揃え、意思決定を迅速化することで、手作業による修正や長引くやり取りを削減できます。

「新しいシナリオ プランニングの機能強化により、マイルストーンの比較やプロジェクトへの影響確認をより簡単に行えるようになりました。他チームとのコミュニケーションの計画方法を改善する、非常に有意義なアップデートです。」- EAP 顧客

関係者間で認識を合わせる際も、電子メール、会議、スプレッドシートでの煩雑なやり取りは不要です。自信を持ってリーダーシップ ミーティングに参加し、意思決定者と直接シナリオを共有することで、全員が同じデータに基づいて業務を行い、チーム全体が確信を持って前進できます。

そして、これは始まりに過ぎません。現在、シナリオ プランニング向けの AI 搭載機能強化を開発中です。今後の最新情報にご注目ください。

シナリオ プランニングの詳細については、こちらのヘルプ トラックをご覧ください。

どちらの機能も Smartsheet エンタープライズ プランで利用できます。