Smartsheet では、お客様が環境を効果的に管理できるよう、継続的な更新に力を注いでいます。このアプローチで重要なのは、お客様やパートナーの声に耳を傾け、共同作業とワークフロー プラットフォームの管理に必要な製品と機能を提供することです。
この度、ユーザーと予算について完全な管理性と高い透明性を実現する新しい管理機能を発表いたします。これにより、支出管理における予測可能性が向上します。これらの更新はお客様のフィードバックに基づいて行われたものであり、暫定メンバーを承認するための新しい設定と、新しいユーザー タイプ リクエストのより効率的なプロセスに重点を置いています。
暫定メンバーに対する管理者承認のデフォルト設定
来週より、暫定メンバーの承認に関するデフォルト設定に重要な変更が加えられます。以降、無料の暫定メンバーから有料ユーザー タイプへアップグレードする場合は、必ずシステム管理者の承認が必要になります。
今回の変更は、組織のコスト管理を厳格化することを目的としています。新しいデフォルト設定では、レビュー期間の終了前にシステム管理者によって明示的にアップグレードされなかった無料の暫定メンバーは、自動的に無料の閲覧者またはゲストに戻ります。この自動ダウングレードにより、意図せずに、あるいは未承認の状態で有料ユーザー タイプが追加されてしまうことを防げるため、予算と支出の予測可能性を維持できます。
従来の設定をご利用になりたい場合は、無料の暫定メンバーの有料メンバーへのアップグレードを自動承認するオプションも引き続き選択可能です。このオプションを選択した場合、購入したユーザー タイプ以外に追加された有料メンバーは、自動的に次回の請求に追加されます。
システム管理者は、いつでも暫定メンバーを手動でアップグレードできるため、最大限の柔軟性と、きめ細かな予算管理を実現できます。暫定メンバー、閲覧者、またはゲストをアップグレードするには、システム管理者がサブスクリプションから利用可能なユーザー タイプを割り当てます。すべてのユーザー タイプが割り当て済みの場合、追加のユーザー タイプを購入できます。 システム管理者は、管理センターの [ユーザー タイプと True-up (トゥルーアップ)] ページでユーザー タイプの使用状況の詳細を確認できます。
暫定メンバーの無料閲覧者またはゲストへの自動ダウングレードは、現在レビュー サイクル中で、今後 True-up (トゥルーアップ) が予定されているすべての Smartsheet プランに適用されます。すでにスケジュール済みの通知では、旧機能について言及しているものも一部ありますので、今後お送りする通知ではそれらの内容を修正する予定です。こうした状況において、システム管理者は、暫定メンバーを手動でアップグレードするか、レビュー期間の終了までに有料メンバーへのアップグレードの自動承認を選択することで、ユーザーの作業への影響を最小限に抑えることができます。
ユーザー タイプ リクエストの効率化
ユーザー タイプ管理をさらに強化するために、効率化された新しいユーザー タイプ リクエスト機能を年内にリリースする予定です。この機能により有料ユーザー タイプのリクエスト プロセスが統合および簡素化されるため、エンド ユーザーとシステム管理者の双方にメリットがあります。
この新しい機能では、閲覧者と暫定メンバーは Smartsheet でユーザー タイプをリクエストでき、システム管理者はユーザー タイプ リクエストのレビュー、承認、却下を一元的に行うことができます。
さらに、お客様の既存のプロセスと統合できるよう、この機能にはカスタマイズ可能なリンクを使用できるオプションが含まれています。システム管理者はこのリンクを使用してユーザー タイプ リクエストを既存の承認フローに結び付けることができます。これにより、マネージャーの名前とメール アドレス、ユーザーの所属部門、コスト センターなど、主要なユーザー情報を取得して、より迅速かつ正確な承認の意思決定を行うことができるようになります。
予算管理の改善とユーザー エクスペリエンスの簡素化
これらの新しい管理機能および今後リリース予定の機能、そして最近のプラットフォーム リリースにより、Smartsheet のユーザーと予算をさらに効率的に管理できるようになります。また、簡素化された管理機能によりシステム管理者の時間と労力を削減できます。
さらに、ユーザー管理を [ユーザー タイプと True-up (トゥルーアップ)] ページからアクセス可能な一か所に集約することで、管理効率をさらに向上させる予定です。
Smartsheet はお客様に信頼いただけるプラットフォームの提供に努めています。また、Smartsheet 環境を確実に管理し、チームでより多くの成果を達成するうえで、これらの新たな機能をお役立ていただけると確信しています。貴重なご意見をいただいた皆様に感謝の意を申し上げます。これらの機能の詳細は、製品リリース ニュース ページをご覧ください。