COVID-19 のパンデミックによってこの大混乱が引き起こされるとは、誰にも予測することはできませんでした。エンタープライズにとっては、この件でデジタル成熟度が足りない分野、つまりこうした影響に対して準備が不十分であった分野が明らかになりました。特にドイツの企業文化ではデジタル化への準備不足から、通常通りにビジネスを継続するために急いで対応する必要がありました。
COVID-19 以前に、Smartsheet はドイツにおけるデジタル革命の秘密と障害を探るレポートをまとめています。ドイツではデジタル革命プロジェクトを 3、4 年前に始めた企業は 11% であり、米国の 20% と比較してやや遅れていることがわかりました。
その後のパンデミック当初に、ドイツ企業の 73% が作業の遅れや縮小を経験したのも当然です。Smartsheet が 2020 年 10 月に、事業部門は翌年に向けてどの程度準備ができているかを尋ねたところ、「十分に」と答えたのはドイツの回答者の 42% に過ぎませんでした (米国の場合は 62%)。
今こそツールを統合
昨年、リモート ワークへの移行という課題をより深く調査し、ドイツ企業の経営陣の 63% がチームの共同作業用ツールに、56% がプロジェクトおよび作業管理ツールに、43% がワークフローの自動化に投資していることがわかりました。
ある通信事業のリーダーは、リモートで共同作業を行うために電話やコンピューターのさまざまなアプリで「全員が別々のシステムを使用」しており、作業は「少し混乱」してきたと述べました。こうした急な採択は、企業が「壊れてテストされていない」テクノロジーに頼っていることを意味していました。
異種のデジタルで混乱しているというセンチメントは、McKinsey (マッキンゼー) レポートで確認されています。レポートでは、ドイツでミッテルシュタントと呼ばれる中小企業の約 9 割が、パンデミック初期においてビジネスを継続するために「一時的なアクション」や短期的なソリューションに頼っていたことが示されました。また別の EMEA IT リーダーは次のように述べました。
「実験期間がありました。おそらく何らかの統合が必要だと思います。本質的にまったく同じ機能に対して、複数の支払いを行っているのです。少し片付ければ、少しコスト削減になります。」
IT リーダー、エネルギー業界
それでは、どういったソリューションなら、ツールとシステムが重複するこの混乱したデジタル環境を管理できるのでしょうか？企業は今、組織中の技術スタックを統一し、エンタープライズ全体の透明性を高め、チーム間のコミュニケーションのサイロ化を解消するのに役立つ多機能ツールを探しています。
「私は、プロジェクトの運営やシニアレベルの関係者に向けたレポートの編集から、バーチャル チーム イベントの企画や同僚向けのグローバル トレーニング セッションのホストまで、自分の役職のあらゆる側面に [Smartsheet] を使用しています。社員の週の作業時間を大きく節約するのにも役立ちます。あるチームからは、このプラットフォームを導入してから、毎週の定型的なタスクにかかる時間がなんと 25% も削減されたとの報告があります。Smartsheet があれば、あらゆることを達成できそうです。」
Tomasz Kowalski 氏、Delivery Hero (デリバリー ヒーロー)、シニア プロジェクト マネージャー
「Smartsheet には、他のプラットフォーム、情報フロー、ワークフローを統合するという、既存のソリューションではできなかった機能があります。こうしたソリューションを開発したので、スタンドアロン アプリケーションを置き換えました... また、製品のプロジェクト管理組織内で、生産性が 30% ～ 40% 向上しました。無駄をなくし、より効率的なプラットフォームを利用するだけで、同じ人員でより多くのプロジェクトをこなし、より優れた顧客体験を提供できるようになりました。」
Bryan Langford 氏、Roche Diagnostics North America (ロシュ・ダイアグノスティックス (北米))、実装・計画・サポート担当副社長
既に多くの企業が次の事項を管理するための単一のソリューションとして Smartsheet を選んでいます。
データの一元化
Smartsheet では、同じ組織のさまざまなレベルに向けた複数のデータ ビューを備えた 1 つのデータ ソースを提供します。つまり、現場のチーム メンバーは生データを詳細に見て利用でき、顧客は自分に関係するレポートを利用でき、関係者は概要ダッシュボードで全体像を見られるということです。
「(Smartsheet を使った結果) 作業は分散化されました。データ入力の重複はなくなりました。KPI のステータスはよりタイムリーになり、データの欠落が一目でわかります。」オペレーション リーダー、製造業
コミュニケーションと情報の一元化されたハブがあれば、信頼できる共通の情報源を作ることにより、企業全体で一貫性のあるデータを確保できます。これによりミスと複雑なバージョン管理が削減され、重要なことに、データ セキュリティを強化できます。Smartsheet のセキュリティ制御では、誰が、いつ、どのデータにアクセスできるのかを、IT チームが決められることになります。
コミュニケーションの強化
「顧客との明確で即時性があり透明性の高いコミュニケーションが、ボトルネックや討論を切り抜けるのに役立ったことは何度もあります。」
戦略リーダー、製造業 (Smartsheet の利点について)
優れたコミュニケーションの価値は、はっきりしています。Smartsheet を使って業務を標準化すると、全員の、つまり社内チームと顧客の両方の認識を揃えて、分かり合うことができます。この透明性により混乱や誤解が減り、ミスとボトルネックで失われる時間を節約できます。
「Smartsheet のおかげで、より効率的に世界中の GRC マネージャーと共同作業できるようになり、月平均で時間を 35% 節約できています。素晴らしい結果です。」
Babak Mohtachemi 氏、Delivery Hero (デリバリー ヒーロー)、ガバナンス・リスク・コンプライアンス (GRC) 担当グローバル シニア ディレクター
柔軟な展開
新しいテクノロジーを実装したいと考えるリーダーシップにとっては、従業員にそれをどうやって使わせるかということが大きな懸念事項です。
そこで現状を打破するのが、Smartsheet の統合機能 (とオープン API) です。Smartsheet なら、チームは、例えば Google Suite、Microsoft、Dropbox、Slack などの既に知っているツールに接続できます。結果として、自社の高価な ERP システムをカスタマイズした Smartsheet ソリューションに置き換えた企業まであります。
「Smartsheet は柔軟性が高いので、シート、フォーム、ダッシュボード、数式、アラート、通知など、さまざまなユース ケースに利用できます。こうした機能を実装するのに、技術知識が特に必要になるわけではありません。」
ドイツのエンタープライズ、リーダー
これは、直感的でコードを必要としないインターフェイスと結び付きます。最小限のトレーニングと、ガント ビュー、プロジェクト ビュー、カンバン ビューなど、あらゆる人の好みに合うさまざまなビュー オプションで、簡単に使えるようになります。
「機能横断型チームで仕事をしていて、自動化や制御が必要であるにもかかわらず、そのようなレベルの IT サポートを受ける予算がない場合、Smartsheet は簡単に始められて、実際に機能するソリューションです。」
Stacie Barrett 氏、Domino's (ドミノ・ピザ)、社内コミュニケーション担当ディレクター
パンデミックによって働き方が恒久的に変わってきたのと同時に、ドイツのエンタープライズには、デジタルの混乱から学び、統一された技術スタック、統合されたプロセス、透明性の高いコミュニケーションを生み出す機会があります。Smartsheet は、不明瞭なすぐ先の未来に、そして長期的にも立ち向かうことができる、多機能で動的なソリューションです。
「Smartsheet は現在の作業に不可欠です。これまでに 1,000 時間以上節約できています。使い始めてから、ビジネス効率を高める最善の方法だけでなく、一般的なテクノロジーなど多くのことを学びました。」
Thassilo König 氏、HIT Holz (HIT ホルツ)、調達中間マネージャー兼財務および運用サービス アドバイザリー
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