ドイツのプロジェクト マネージャーによる Smartsheet の活用方法
「長年にわたりプロジェクト マネージャーとしていくつものツールを使用してきましたが、Smartsheet は自分の仕事、そしてチームや会社全体の成功に変化をもたらし加速させる機能、統合、可能性を適切に兼ね備えたソリューションであると確信しています。」
Tomasz Kowalski 氏、Delivery Hero (デリバリー ヒーロー)、シニア プロジェクト マネージャー
新型コロナウイルスが世界に蔓延する前に、Smartsheet はドイツにおけるデジタル トランスフォーメーションの内情と障害となっている事項を調査しました。ドイツでは、予定通りに成果物を納品することが変革を推し進める要因にはなっていないことがわかりました。つまり、ドイツのマネージャーは、米国や英国よりも効率的にプロジェクトを進めているということです。しかし今日、効率だけでは十分ではなくなってきました。
ここ数年の新型コロナウイルスのパンデミックに伴い、ドイツの プロジェクト マネージャーは、生産性、セキュリティ、ツールの統合、自動化への移行といった課題に直面しています。特に重要なこととして、パンデミック時の作業では、リモート、ハイブリッド、オンラインの各チームへの切り替えが非常に大きな混乱を招くことが明らかになりました。
Smartsheet の最新の調査結果では、書類手続きと非電子化プロセスのデメリットが、ドイツ企業の競争力低下を招き始めていることが明らかになりました。ほぼ一夜にしてオンライン プロセスに移行したことで、オフィスでは管理できてもリモート ワークでは継続不可能なマニュアル ソリューションへの過度な依存が露呈しました。
プロジェクト マネージャーにのしかかるプレッシャー
ドイツのデジタル革命の半数以上は PMO チームが推進しているため、この混乱期に物事を順調に進めなければならないというプレッシャーは、デジタル ツールの選択いかんで成功するかどうかが決まることを意味しています。この傾向はドイツ、オーストリア、スイスで広く見られ、71% の経営陣は共同作業向けデジタル ツールがこれからの日常業務でますます重要な役割を担うと考えています。
Smartsheet が初めてドイツのデジタル革命を取り巻く障害について調査した際、3 ～ 4 年前に立ち上げたプロジェクトの割合が 11% で、米国の 20% に比べてやや出遅れていることがわかりました。また、2021 年の調査では、ドイツの企業は「リモート ワークを効果的にサポートするテクノロジーがない」ことについて懸念を共有していました。これはドイツ企業の 41% にとって重要な懸念でした。一方、英国と米国では企業の 32% にすぎません。
パンデミックによってドイツのプロジェクト マネージャーに、危機を乗り切る間だけでなく長期的にも、システムやプロセスの有効性について問題が提起されたことは確かです。企業が安定し、統制が利いている状態ではなくなってしまった一方で、安定性とセキュリティだけでなく成長や成功に役立つソフトウェアを導入しているほかの国から学ぶ大きなチャンスにもなりました。
効率的でダイナミック
Smartsheet を導入したドイツのプロジェクト管理チームに話を聞き、懸念事項や導入に至った経緯を探りました。その結果、プロジェクトの効率を維持しながら、よりダイナミックに作業できることが大きな優先事項になっていることがわかりました。
ここでいうダイナミックとは、組織の内外を問わずシームレスに共同作業でき、すべての作業状況をリアルタイムで確認でき、今日の急速に変化する作業環境に臨機応変に対応できる俊敏性を備えていることを意味します。
ドイツのある PMO リーダーは次のように説明しています。
「当社は Smartsheet を使用して社内のすべての製品発売プロジェクトを管理しています。プロジェクト計画を立て、プロジェクトのチーム メンバー全員が自分の担当範囲をしっかりと自覚し、プロジェクト マネージャーが各作業パッケージの状況を全体的に把握できるようにしています。
そのおかげで、時間を適切に管理でき、発売日までの遅れを予測する際の参考に役立っています。」
ドイツのある PMO にインタビューしたところ、Smartsheet を使用して事務上の間接費を削減でき、「信頼できる単一の情報ソース」によりプロジェクトの管理と追跡に費やす時間を短縮できたとの回答を得ました。また、Smartsheet ではプロジェクトのチーム メンバー全員が必要に応じてその場でシートを編集できるため、関係者全員がプロジェクトに貢献でき、プロジェクトを全面的に可視化できるというメリットも挙げられました。
「Smartsheet を使用すると、そのような情報を確認し、処理を自動化できるため、社内システムから直接フィードを受け取ることができるようになりました。すべて統合され、テンプレートが作成され、ドラフトが作成され、プロジェクト計画を作成できるようになりました。以前は、これらの情報をまとめるのに 1 週間、場合によっては 2 週間かかっていたのですが、今では自動化され、数時間で行えるようになりました。」
Michael Ghrist 氏、Roche (ロシュ)、コマーシャル オペレーションズ IT 顧客アカウント担当
Smartsheet のようなプロジェクト管理ソリューションは、場所を問わず、プロジェクトのステータスや利用可能なリソースを完全に可視化できるため、効率向上の有効な手段となります。また、共同作業や作業負荷の管理方法を効率化して、ダイナミックなチーム ワークを実現します。日常的な事務手続きを自動化することで、時間の節約にもなり、ミスを減らすこともできます。
新型コロナウイルスのパンデミックが発生している間、これらすべてが不可欠でしたが、Smartsheet は混乱に対応できるだけではありません。柔軟性、共同作業、説明責任、明確なコミュニケーションはすべて、ドイツのプロジェクト マネージャーがこの危機の最中にも将来的にも価値を見出すことができるメリットです。
「Smartsheet では、リソースの全体像とプロジェクトのステータスを確認できます。優先事項は急に変わる可能性があり、新しい機会も生じるので、プロジェクトのステータスについては最大限の透明性を持たせる必要があります。Smartsheetを使用すると、誰もがいつでもプロジェクトの進捗状況を確認でき、問題が発生した場合でも全員が状況を共有できます。」
Marzio Locatelli 氏、Trafag (トラファグ)、プロジェクト マネジメント部長