情報共有機能とは？
情報共有とは、個々の社員が持っている情報を社内やチームなどの組織全体で共有することを言います。
社員一人ひとりに属人化していた情報を全体で共有することにより、その情報を活用して個々の生産性だけでなく組織全体の生産性を高めること出来るのです。
情報共有ツールを利用することで、簡単に共有でき、情報をまとめて整理して、いつでもアクセスしやすい状態にできます。すぐに必要な情報を手に入れられるので、業務効率化にも繋がります。
情報共有の重要性
情報共有が重要な理由は、「情報共有がスムーズに行われると、個人やチームの生産性を高めることができるから」です。
ビジネス活動には情報共有が欠かせませんし、今後、その重要性はますます高まっていくことが予想されます。その理由は下記2つです。
ビジネスにスピード感が要求されるようになる
ITが浸透し、あらゆることが目まぐるしく変化する現代では、ビジネスにもフットワークの軽さ、スピード感が求められます。そのような状況下で企業が生存し続けるためには、市場の変化や潜在的ニーズをいち早くとらえ、競合他社の一歩先をいくことが重要です。 市場変化に対応し、潜在的ニーズを先んじて掴み、競合他社に対して優位性を保ちながらビジネスを展開するためには、スピーディな意思決定が必要です。そのためには、円滑な情報やデータの共有が今以上に求められます。
価値観が多様化している
現在は人の価値観も多様化しています。 企業が生き残るためには、価値観の多様化に対応することも求められます。そのためには、多くの人の意見・アイデアを取り入れる必要があり、情報共有の役割はより大きくなります。
情報共有の目的
情報共有をする本来の目的は、社内で迅速な施策立案や改善をすることです。なぜなら、組織の拡充、利益の追求といった企業活動の最適化のために、情報共有が必要だからです。
社員一人ひとりに属人化していた情報を全体で共有することにより、その情報を活用して個々の生産性だけでなく組織全体の生産性を高めることに繋がるのです。
情報共有の手法
情報共有の手段として、以下の6種類が挙げられます。
- 電子メール
- チャット
- ミーティング
- 掲示板（社内wiki）
- 社内SNS
- 情報共有ツール
手段においては、それぞれ特徴が異なるため、1つの手段に偏らず、複数の手段を使い分けることも大切です。
情報共有のメリット
情報共有ツールを導入することは、企業にとって経営や職場環境の改善に非常に有用です。そのため、多くの企業で情報共有ツールが導入され、経営にかかわる大きな成果を上げています。
導入することで得られるメリットを6つ紹介します。
メリット1 業務効率の向上
情報共有の具体的なメリットとして、まずは業務効率の向上が挙げられます。
担当者への通達漏れにより取引先とのスケジュール調整がスムーズに進まない、現場に必要事項が正確に伝わっていなかったがゆえに納期に遅れが出てしまった、などビジネスにおいて情報共有不足によるトラブルは多いものです。情報共有が円滑になると、この様な業務停滞・遅延は減り、業務効率が向上します。
例えば、新しい機器を導入したものの、一部の社員しか詳しい操作方法を理解できていないといったケースもよくあります。情報共有を進めると、一部の社員が時間と手間をかけて一人ひとりに教えることなく、全社員が操作方法を習得することが可能です。
メリット2 迅速な意思決定が可能
情報共有は、迅速な意思決定にも役に立ちます。
ビジネスではタイミングやスピード感が極めて重要です。さまざまなモノ・コトが絶えず変化し続けている現代社会では、スピード感の欠如は大きなハンディキャップとなります。取引契約に関しても、システムの導入などに関しても、情報をスムーズに共有できれば、決断までの時間を短縮することが可能です。
メリット3 トラブルに迅速に対応できる
ビジネスにおけるトラブルは初動が重要です。普段から情報共有がしっかりしていれば、人員配置や進捗の状況を常に正確に把握しておくことができます。トラブル発生時に素早く状況を把握し、対応にあたることができるため、被害を最小限に抑えることが可能です。
メリット4 新たな発想が生まれやすい
新たな発想が生まれやすい点も情報共有のメリットと言えるでしょう。
組織内のメンバー一人ひとりが異なる考えを持っており、それを交換・共有することで、発想の固着から抜け出すことができます。個人では思いつかなかったアイデアが生まれたり、意外な盲点に気づいたりすることもあるでしょう。
メリット5 情報の取捨選択が可能
必要な情報を取捨選択できるメリットもあります。
今や情報過多といわれる時代です。当然、有益な情報もあればそうでない情報もあります。企業が成長するためには、膨大な情報の中から、組織にとって本当に重要な情報だけを抽出することも重要です。情報共有が進むと、情報の信憑性などを見定めることも可能になって来ます。
メリット6 コミュニケーションが活性化する
日常的な情報共有はコミュニケーションの質を高めます。知識やノウハウ、業務の進捗状況や成果などを共有し合うことで議論が深まったり、仕事の課題点・改善点が浮かび上がったりし、業務効率化につながります。
情報共有不足のリスク
企業にとって円滑な情報共有は欠かせないものですが、もし情報共有が適切に行われない場合にどんな事が起きるのでしょうか？ここでは、情報共有不足が引き起こす4つのリスクを紹介していきます。
リスク1：業務に支障が出る
情報共有手段が適切でないと伝達ミスが増えます。
伝達ミスが発生すると、仕事のやり直しやスケジュールの再調整をしなければなりません。伝達ミスが頻発すると業務が滞りがちになり、生産性が大きく落ちることになります。 また、違う部署で同じような企画が走ってしまう場合もあります。複数の部署で同じ施策をやってしまうという無駄が発生します。
リスク2：チームの生産性が低下する
社内での情報共有ができていないと、必然的に社員間で情報格差が生まれやすくなります。そうなると、業務が円滑に進まなくなるだけではなく、チーム全体としての生産性も下がってしまいます。
リスク3：情報伝達のタイムラグが発生する
情報共有が滞ると、管理者に情報が伝わるまでに時間がかかります。
判断を下すまでにタイムラグが発生すれば、大きなビジネスチャンスを逃すことにもなりかねません。 画期的な企画や商品を立案しても、意思決定者に伝わるまでに時間がかかれば、実行、リリースの時期が遅れ、他社に先を越されてしまう可能性もあるのです。
リスク4：問題への対処が遅れる
問題が発生したとき、情報共有が行えていないと対応が遅れることがあります。
その結果、トラブルの発生を認識されるまでに時間がかかり、対応も後手に回ることになってしまいます。
情報共有ツール選定のポイント
社内情報共有ツールの4つの選定ポイントを紹介します。
あくまでもツール導入の目的は「情報の共有」なので、個人的としてのメリットが多くてもメンバー間で情報が効率良く伝わらなければ、ツール導入の恩恵が受けられなくなるので注意が必要です。
自社に必要な機能は何か
「情報共有」と言っても、共有したい情報は様々です。
まずは情報共有したい内容と、重要視するポイントを把握しましょう。
確認するポイントとしては、以下が挙げられます。
- 情報伝達の速さ
ビジネスチャットは迅速なレスポンスを期待する場合に有効です。
多数に一斉公開したいのであれば社内SNSが便利です。 - 長期的な視点での情報活用
社内Wiki化を行うことで、新入社員や新規参入メンバーへの教育資料としても活用できます。 - 情報公開の範囲
会議資料として公開するならばグループウェアの活用が有効です。
1対1、または限定グループ内での確認であればビジネスチャットが有効です。
本当に新たなツールを導入する必要があるか
既に何らかの情報共有ツールを導入している場合、まずはそのツールの機能を再確認しましょう。目標を達成する上で新たに必要となる機能やスペックを補うために、現在利用しているツールと連携できるツールを追加導入すると、より効率良く活用できます。
複数のツールを利用していれば、1つのツールが故障した時にも他のツールで情報共有でき、作業が止まらないというメリットがあります。
使い方は簡単か
どんなに優れたツールでも、現場メンバーの使い勝手が悪ければ、誰も使ってくれなくなります。現状の作業導線を邪魔しないようなツールを選択すると良いでしょう。
- 操作が簡単か
- ツールのために設定、準備する手間が無いか
- メイン画面で知りたい情報が一目瞭然か
- 過去情報の検索が簡単に行えるか
情報共有ツールの導入事例
社内wikiの活用によりナレッジ共有と社員教育にかかる時間短縮を実現
Web制作やグラフィックデザイン制作を行うA社では、以前からナレッジの共有を行っていましたが、主に2つの課題から思うような成果を上げられていませんでした。1つ目は、メンバーが欲しい情報を欲しいタイミングで見つけるのが困難だということです。
この会社ではナレッジ共有をチャットツールと社内ファイルサーバーで行っていましたが、チャットツールだと、情報が次々と流れていくためナレッジの蓄積ができませんでした。2つ目は、ナレッジをワードやエクセルで社内のファイルサーバーに保管しましたが、検索性が低いうえに更新履歴がわからないという課題です。社内のファイルサーバーでは、社外からのアクセスができずに業務の効率化も実現できていませんでした。
そこで、これらの問題を解決するため、マルチデバイスに対応した社内wikiを導入。ナレッジの蓄積と管理が容易にできるようになったうえに、必要な情報をいつでもどこでもすぐに見つけられることで、業務効率化と社員教育の時間短縮を実現できました。
企業の成長とともに増加した社員をチームに分けてナレッジを管理
クラウドツールの開発、運営、販売を行っているB社は、企業の成長に合わせ社員数が増加しました。社員が少人数のときには直接コミュニケーションでできていたナレッジ共有も、人が増えるにつれ、次第に難しくなっていました。
B社のナレッジ共有の特徴は、社内規程やインシデント記録など全社員が閲覧する情報のほか、業務ごとにチームをつくり、それぞれに関連する情報を管理していることです。これにより、必要な情報がどこにあるのか分かりやすくなるため、新入社員とのナレッジ共有もスムーズに行えます。また、ナレッジを公開する場所ができたことで、多くの社員が積極的にナレッジをアウトプットするようになり、ナレッジが企業資産としてさらに大きな価値を持つようになってきています。
チャット機能により情報が集約され、作業時間の削減を実現
マーケティング会社C社は、毎日の営業計画と実績報告に情報共有ツールを活用しています。
これまで各人が営業計画を提出していたのですが、情報共有ツールの同時編集の機能やチャット機能を活用することにより情報が集約され、作業時間が約半分に減りました。また、社内にあった1,000以上のトークスクリプトを活用しやすいようにラベル付けをし、スクリプトのナレッジ共有をしています。
コミュニケーションが集約され時間短縮を実現
webメディアを運営しているD社では、編集部メディアの記事企画から執筆・レビューに情報共有ツールを活用しています。
複数名のライターを抱えている編集部では、ライターとのコミュニケーションが情報共有ツール上で集約される点や資料のバージョン管理が一目でわかる点が時間短縮に役立っています。
まとめ
社員一人ひとりが持っている情報も、全体で共有することによってビジネスチャンスが生まれたりコミュニケーションが活発になり、組織力を向上することが可能となります。
ツールを活用して、情報の蓄積や活用が簡単に容易にできるように、また情報共有する目的を明確にして、それに合ったツールを選ぶことが重要です。
情報共有に課題を抱えている方は、ぜひ今回紹介した社内情報共有ツールの導入を検討して見たいという方は、グループウェアの概要に関する記事をご覧ください。
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