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Forrester Consulting (フォレスター コンサルティング) が実施した Smartsheet の経済効果に関する調査から得られた 7 つの重要な知見
仕事が、仕事の妨げになることがあります。情報がサイロ化する、承認を得るために人を探さなければならない、助けになるはずのプログラムやツールが仕事のある側面でしか役に立っていないなど、挙げれば切りがありません。
このような問題の根底にあるのは、一人ひとり働き方が異なる中で、組織全体をサポートするプロセスやシステムを構築するのが難しいという事実です。Smartsheet を使用する前は、お客様の多くがこうした問題を抱えていました。チームを支援するツールはあっても、ニーズの変化に合わせて、プログラムが成長できなかったのです。
それを大きく変えたのが Smartsheet です。Smartsheet では、個人とチームの両方が思い通りに機能するソリューションを構築でき、重要な情報がサイロ化しにくくなりました。必要なときに、必要な情報を確認できるためです。レポートやリアルタイムのデータにアクセスできるだけでなく、アウトソーシングやコードの知識がなくても、カスタム ソリューションを構築できます。
その場しのぎのワークフローから Smartsheet の使用に切り替えるメリットは多数あります。時間の節約、効率、透明性など、明らかなものもあれば、経済的な影響といった目立たないものもあります。企業が投資効果を得られるまでの期間はどのくらいなのでしょうか？そして、重要な最終収益はどうなのでしょうか？
そこで私たちは詳しい調査を Forrester Consulting (フォレスター コンサルティング) に依頼し、これらの質問の答えを得ることにしました。その結果を紹介します。
調査について
Forrester Consulting (フォレスター コンサルティング) は、Total Economic Impact™ (TEI) of Smartsheet (Smartsheet の総経済効果™) を把握し算出するために、現在このプラットフォームを使用している 9 つの組織の意思決定者に詳細なインタビューを実施しました。そして、このインタビューに基づいて、各企業の知見を表す複合組織を構築しました。
インタビューした企業には、以下の 3 つの悩みがありました。
- 作業遂行に一貫性がなく、古い静的なスプレッドシートと手動プロセスに依存していた
- チームごとに異なるツールを使って業務を遂行していたため、プロジェクトや戦略的イニシアチブについて信頼できる唯一の情報源が存在しない
- リーダーシップ チームが作業の状況を把握できず、多くの場合、プロジェクト リーダーやチーム リーダーに連絡して最新情報を入手する必要があった
調査結果
Forrester Consulting (フォレスター コンサルティング) は、ある複合組織における 3 年間のモデル期間中の正味現在価値が 1,630 万ドルになることを確認しました。一方、Smartsheet は 680% の投資収益率を達成し、初期投資は 6 か月未満で回収されました。
Smartsheet が顧客にもたらすこのような大きな成果については、調査報告書の全文をご確認ください。ここでは、その調査結果を詳しく紹介します。
Smartsheet により従業員は戦略的な仕事に集中できるようになる
Smartsheet を使用することで、人や情報を追跡する時間が短縮され、その分より価値の高い、より大きな影響を与える仕事に集中できるようになることがわかりました。従業員の生産性が向上したため、企業は目標をより早く達成し、より大きな節約を実現できました。
プロジェクト、ポートフォリオ、プログラムの設定時間を 80% 短縮
プロジェクト管理チームが、プロジェクトの設定や承認などの繰り返しタスクをテンプレート化し、自動化できるようになりました。これにより、手作業で行っていた工程が減り、このようなワークフローの設定時間が 80% 短縮しました。また、再現性の高いプロセスを作成することで、より一貫性のあるエクスペリエンスを顧客に提供できるようになったことも利点の 1 つです。
作業管理関連の電子メールを 75% 削減
すべてをリアルタイムで追跡する Smartsheet のおかげで、チームはプロジェクトの状況を瞬時に把握できるようになりました。経営陣やその他の関係者についても、情報をリクエストして、その返事を待つ必要がありません。Smartsheet にログインすれば、まさに探しているものが見つかるのです。そのおかげで作業管理関連の電子メールが 75% 減りました。
レビュー サイクルが半分に短縮
可視性が高まったことで、レビュー サイクルの時間が 50% 短縮され、プロジェクトごとに必要なプロジェクト レビュー ミーティングの回数も減りました。Forrester Consulting (フォレスター コンサルティング) は、3 年間のモデル期間中にプロジェクト管理の電子メールが減り、プロジェクトの設定時間が短縮されたことで実現した生産性向上の価値は、610 万ドルに相当すると試算しています。
従業員 1 人あたり年間 40 時間以上を節約
Smartsheet によって管理対象リソースの稼働率が 2% 向上し、従業員 1 人あたり年間 40 時間以上を節約できました。チームがこのプラットフォームを使用していれば、そのチーム メンバーは、Smartsheet をそれほど頻繁に使用していなくてもメリットを得られます。これが 3 年間で 750 万ドルの節約につながりました。
Smartsheet により収益の増加と IT コストの削減が実現する
Smartsheet を使用することで、ほかのプログラムの予算を縮小し、必要なソリューションを自社で構築して、収益を拡大できることがわかりました。
150 万ドルの専門サービスを提供し収益を拡大
管理業務や繰り返しタスクを自動化し、より価値の高い作業に集中することで、チームはより迅速にプロジェクトを遂行できるようになりました。この効率化により各社の年間収益が増加し、複合組織では 3 年間で収益が合計 150 万ドルを超えました。
ソフトウェア ライセンスで 110 万ドルを節約
Forrester Consulting (フォレスター コンサルティング) によると、従来の CRM や ERP などのプロジェクト管理ツールのゲスト ライセンスに投資してきた企業が、その投資規模を縮小できたことで、3 年間で 110 万ドルを節約しました。
99 万 6,000 ドルの開発コストを節約
Smartsheet のノーコード サービスにより、ゼロからソリューションを開発したり、サードパーティからソリューションを構築するよりも短時間かつ低コストで、独自のアプリケーションやワークフローを構築できるようになりました。複合組織における削減額は、3 年間で約 99 万 6,000 ドルに上ると算出されました。
手法について
Forrester (フォレスター) は、投資判断に影響を与えるコスト、利益、柔軟性、リスク要因を特定するために、マルチステップ アプローチで Total Economic Impact™ (総経済効果™) フレームワークを構築しました。また、インタビューに基づいて、TEI フレームワーク、複合組織、ROI 分析を構築しました。複合組織は、同社がインタビューした 9 人の意思決定者を代表し、集計された財務分析を提示するために使用されます。複合組織の特性について詳しくは、調査報告書の全文をご覧ください。
「確かに IT ツールを買っているのですが、実際はそれ以上のもの、つまり根本的に新しい、パワフルな働き方や考え方を買っているのです。ユーザーと話をすると、自分たちが存在することさえ知らなかった問題を解決できたことについて説明してくれます。」
— 健康、安全と環境、農薬担当責任者、『The Total Economic Impact™ of Smartsheet (Smartsheet の総経済効果™)』
デジタル ワーク環境に移行することで、組織が連携する必要性がますます高まりました。COVID-19 パンデミックが発生し、私たちは世界の変化の速さと、その変化に迅速に対応した企業がいかに有利になるかを目の当たりにしました。
サイロ化はもう通用しません。固定的で直線的だった従来の働き方は、今や多角的で、簡単に自動化でき、適応性に優れたものへと進化しているのです。そして、ダイナミックに仕事をするためのツールがあれば、従業員はより幸せに働けます。Smartsheet は共同作業の障壁を取り除くことで、チームとしての連携を容易にします。それぞれに適したプロセスで人々を統合し、必要な情報を入手できるようにするのです。
