パンデミックによって、職場および従業員の仕事の進め方が変わりました。Harvard Business Review (HBR) Analytic Services (ハーバード ビジネス レビュー (HBR) アナリティクス サービス) の調査によると、ビジネス リーダーの 93% が、チームに必要なソフトウェアやツールを提供することは、仕事を成功させるために必要であると認めています。
パンデミック以前に従業員が使っていたテクノロジーの多くは、新しい働き方にとって十分ではありません。分散したチームには共同作業を円滑に行うためのプラットフォームが必要です。また、従業員のイノベーションにさらに重点を置くには、創造性、俊敏性、自律性を促進するツールが必要です。
HBR の調査によると、ビジネス リーダーの中で、自社のテクノロジー スタックが従業員の現在のニーズを十分に満たしていると感じているのはわずか半分です。革新と実行に必要なツールをチームに提供するには、企業は以下の 5 つの要件を満たすテクノロジーを導入する必要があります。
1. 実証済みのセキュリティ
チームが分散していると、リモート ワークによって企業がサイバー リスクにさらされやすくなるという課題が IT 部門にもたらされます。Tessian (テシアン) が最近実施した調査によると、43% の人が仕事中にセキュリティに関わるミスをしたことがあり、47% の人が仕事中にフィッシング メールをクリックしたことがあるとのことです。
このことを考えれば、IT 部門の意思決定者の 35% がセキュリティ脅威のリスク増大を懸念しているという 451 Research (451 リサーチ) の調査報告は、驚くことではありません。この数字は 2020 年 5 月に記録された 48% から減ってはいるものの、やはりテクノロジーのセキュリティに不安を感じている企業が多いことに変わりはありません。
テクノロジー プラットフォームは、チームが安心して創造的な仕事ができるように、厳格なセキュリティ プロトコルを満たす必要があります。また、IT 部門がワークフローを妨げることなく、コンプライアンス、ガバナンス、セキュリティを容易に監視できるテクノロジーでなければなりません。たとえば、Smartsheet は 24 時間体制のモニタリング、物理的なセキュリティ、データの暗号化、ユーザー認証などマルチレベルのセキュリティを提供します。
2. ノーコード ソリューションの構築
企業には、従業員の不満や離職の原因となる日々の摩擦を取り除き、シームレスな職場体験を提供する必要もあります。ノーコード ツールのコンポーネントはわかりやすく、ドラッグ アンド ドロップで操作できるため、従業員のイノベーションを促進します。
直感的なプラットフォームは、イノベーションの原動力となります。技術的なスキルがなくても、従業員が IT チームに頼ることなく必要なソリューションをすばやく構築できます。たとえば、Smartsheet にはワークフローを自動化し、従業員の創造的な問題解決能力を引き出す機能があらかじめ組み込まれています。
「数回のクリックでプロジェクトを立ち上げることができます。」と、電子部品の販売会社である Digi-Key Electronics (ディジキー エレクトロニクス) のオペレーショナル エクセレンス担当シニア マネージャーの Andrew Bourne 氏は言います。「データ収集フォームを使って、プロジェクト パスを選択し、数分で開始できます。この手軽さは本当に強力です。」
3. 適応性
テクノロジーは常に変化する状況に対応し、特定のプロジェクトやイニシアチブのニーズに合わせて拡張する必要もあります。データをリアルタイムに把握することは意思決定に役立ちます。必要な情報を必要なときに得ることができれば、イノベーションは前進します。
たとえば、セキュリティ インテグレーターの Convergint (コンバージャント) は、Smartsheet を顧客情報の単一の記録システムとして使用しています。このプラットフォームを導入する前、同社はスプレッドシートなどの手動プロセスに頼っており、顧客のアクティビティに関する単一の情報源を持っていませんでした。Smartsheet の一元化されたハブと使いやすいテンプレートにより、Convergint (コンバージャント) のチームは顧客情報をアップロードして共有できるため、自信を持って顧客の優先事項に対処することができます。
「私の目標はスピード、正確性、簡素化です。」と、Convergint (コンバージャント) のグローバル プログラム マネージャーである Luke Rowan 氏は言います。「Smartsheet を利用して、どれだけ速くこれを達成できるでしょうか？複数のデータ入力ポイントが不要になったことで、どれだけ正確な作業ができるでしょうか？同僚や顧客に対して、日々の業務をどれだけ簡素化できるでしょうか？というのは、シンプルになればなるほど、より正確で、より速くなるからです。これは改善のサイクルです。」
4. 共同作業
イノベーションが、共同作業から生まれることはよくあります。社内外のチームがどこにいても、共同作業できるようにするのがテクノロジーです。単一のプラットフォームでチームを統合するツールは、コミュニケーションをサイロ化することも、情報やインサイトへのアクセスを制限することもなく、部門内に閉じ込められていた価値を解き放ちます。
会社全体でデータを共有することで、イノベーションにつながる情報にアクセスできるようになります。たとえば、Convergint (コンバージャント) は共同作業に Smartsheet を使用しています。プログラム管理ディレクターである Scott Gandolfe 氏は、チーム間およびグローバルなコミュニケーションが向上したと述べています。顧客のニーズやステータスをより明確に把握できるようになったことで、同社はより高いプロ意識でリクエストにすばやく対応できるようになりました。
「私たちのイノベーションについて言えば、Smartsheet には当社のすべてのプロジェクトがあります。」と Digi-Key (ディジキー) のシニア イノベーション プログラム リーダーである Pete Danos 氏は言います。「日々のタスク管理、スケジューリング、更新、そしてすべてのプロジェクトを部門別ダッシュボードに関連付けるために Smartsheet を使用しています。その結果、私たちの部門は、会社全体から高く評価されるようになりました。」
5. 拡張性
テクノロジーは、イノベーションに合わせて拡張する必要もあります。特に、プロジェクトが小規模なチームから全社的な取り組みに発展する場合、適応性に加えて、ダイナミックな成長の要求に応えられるだけの堅牢性が必要です。
Digi-Key (ディジキー) は Smartsheet を使用してプロセスを改善し、ワークフローを自動化して、会社の仕組みを再構築しています。Microsoft Excel やノートブックなどのツールから Smartsheet Control Center に移行したことで、同社はプロジェクトやポートフォリオ管理の規模を拡大できるようになりました。
Danos 氏は、Smartsheet を活用した自分の部門の成功事例を Digi-Key (ディジキー) の IT 部門と共有しました。「7 か月前、IT 部門の悩みの種になっていたのは、素晴らしい仕事をする複数のプロジェクト マネージャーです。」と彼は言います。「それぞれが微妙に異なる方法でプロジェクトを管理していて、すべての情報をまとめるのが大変でした。」
「事前に少し準備して、テンプレートやプロジェクトの管理方法を決めておけば、全体として一貫性のある作業を行えるということを彼らに示しました。」
イノベーションの推進
IDG (アイディージー) の『2021 State of the CIO』レポートで、IT リーダーたちはセキュリティ管理とビジネス イノベーション推進の 2 つを最優先事項として挙げています。このバランスを取るには、両方の取り組みをサポートできるだけの俊敏性を備えたツールを選択する必要があります。Smartsheet が、目標の達成とビジネスの推進に必要なテクノロジーをどのようにチームに提供できるかをご覧ください。
