災害が発生したとき、多くの人が最初に考えるのは家族のことです。ヒューストンの建築ビジネスをリードする企業である Tellepsen (テレプセン) にとって、従業員は家族です。
2017 年 8 月、ハリケーン ハービーがヒューストン地域に大規模な洪水をもたらした際、同社は Smartsheet を活用して、広大なヒューストン都市圏に散らばって暮らす 500 人以上の従業員の状況を調べ、支援と資源を必要とする人々にそれらを提供しました。
写真提供: Tellepsen (テレプセン)
同社チームはすでに Smartsheet を使用しており、資材の追跡、納期、成果物、および従業員の人事関連プロセスを管理していました。共同作業機能と柔軟性を兼ね備えたこのソリューションは、期限を管理し、チーム間で情報とプロセスのステップを共有するための貴重なツールとなりました。
しかし、チームが想定していなかったことがありました。必要とされる支援を従業員に届け、壊滅的な自然災害の中で人々の位置を特定する上で、Smartsheet はかけがえのないツールともなったのです。
ハリケーン発生後の支援
ハリケーン ハービーはヒューストン地域に未曾有の降雨をもたらし、4 万 8,000 世帯以上が洪水に見舞われ、1,000 世帯以上が全壊し、1 万 7,000 世帯以上が深刻な被害を受けました。人事担当ディレクターの Maryanne Henn 氏は、被害が大きくない地域にいましたが、ニュース報道を見て多数の同僚が困っていることを知り、手助けをする方法を見つける必要がありました。
写真提供: Tellepsen (テレプセン)
「私たちは家族経営の組織であり、全員が家族であるという文化を持っています。誰かが病院に入院している場合でも、社員全員がそれを知っています。花や食べ物を送り、面会に行きます。これは私たちの文化の一部なのです。だから洪水に見舞われたとき、みんなが最初に考えたのは、『なんてことだ、Tellepsen (テレプセン) の家族はどうしているだろう？みんなどこにいるだろう？』ということでした。」と Henn 氏は述べています。
Henn 氏は、チーム メンバーに電話で連絡を試みるのは時間がかかりすぎると気づきました。その代わり、10 分ほどかけて Smartsheet フォームを作成し、ドロップダウン フィールドを用意しました。これにより、従業員は自分の状態を、安全、避難所に滞在中、あるいは迫り来る洪水からの救助が必要というように登録することができました。彼女と会社のマネージャーは、フォームにアクセスできる自社ブランド入りのリンクを、テキスト メッセージ、電子メール、Facebook、Twitter を介して従業員に送りました。
このリンクは一目見ただけで Tellepsen (テレプセン) のメッセージだと簡単に認識できるものでした。さらに重要なことに、モバイル デバイスであってもこのフォームに簡単に入力できました。Henn 氏は、洪水に見舞われた従業員が安全な場所に行く際、モバイル端末が数少ない所持品の 1 つであることに気づいていたのです。
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このフォームに対する従業員の回答は即座にシートに入力され、Henn 氏とそのチームはそれを使い、誰が安全かを確かめた上で、そうでない人たちへ支援が届くようにしました。Henn 氏はすぐさま最新の情報に更新して並べ替えを行い、注意が必要な人を特定することができました。
「Smartsheet の素晴らしい機能として、一定の条件を満たすと、セルを特定の色に変えられることがあります。危機に直面していた時間帯に、ドロップダウンで『避難所に滞在中』を選択すると、その人の行の項目が赤色になるのです。『洪水に直面』を選択した場合、黄色になります。200 人分の名前をしらみつぶしに調べずとも、赤で表示された人に電話をすれば良かったのです。」
Maryanne Henn 氏
人事担当ディレクター
Tellepsen (テレプセン)
従業員からはすぐに応答がありました。Henn 氏が数分ごとにシートの情報を恐る恐る更新すると、多数の回答が続々と寄せられました。そうして最も困っているのが誰かを突き止めるとともに、災害地域に続々と駆けつけてレスキュー、滞在場所、子供服、おむつ、およびその他の乳児用品などを提供していたボランティアに、連絡をとることができたのです。
写真提供: Tellepsen (テレプセン)
Henn 氏は次のように述べています。「ボランティアの派遣で Smartsheet を使用しました。洪水が引いた当初から、どの家に建築スタッフを派遣し、乾式壁材の取り出しを手伝ってもらうべきか、私たちは把握していました。カビはすぐに広がるので、すぐに対処しなければなりません。地域の他の人々は、作業員が来るまで数週間待たなければなりませんでしたが、私たちは翌日に現場へ派遣することができました。」
その後数日から数週間にわたり、Henn 氏とボランティア チームは、解体・修理チームを組織し、市内の避難所にいる従業員に乳児用品、衣服、ギフトカードを届け、資金とリソースを集めて、同僚の家族が生活を立て直すのを支援しました。
「私は別の組織で勤務していて、誰に支援を求めればいいのか正直わかりませんでした。しかし、Tellepsen (テレプセン) の素晴らしいところは、このような状況でも『困っているだろう？今どこにいるの？救助に行くよ。』というように、みんなが互いに連絡を取りながら助け合うことです。」と Henn 氏は語っています。
会社を超えたソリューションの共有
モバイル スクリーンショット提供: Tellepsen (テレプセン)
ハリケーンの後、Henn 氏は、Smartsheet を他の地元企業の人々にも見せていました。従業員の連絡用リンクが記載された Tellepsen (テレプセン) の Facebook の投稿を見ていたのです。ヒューストンの他の主要企業の経営者は、自社も将来の緊急時に備え、同社がハリケーン ハービーに対応したのと同じくらい迅速に、自社のチームを支援する方法を知りたがりました。
「多くの企業が、『なぜ私たちは早く対応できなかったのか？』と言っていました。実際、私たちもそれほど早くはありませんでした。ただ、他の人には迅速に見えていたようです。」と Henn 氏は付け加えます。「私は、『どうやってこの全員に連絡をとればいいだろうか？』と考えました。そこでひらめいたのです。Smartsheet を使えばいいと。こう言うと、従業員からの連絡をただ待っているように見えるかもしれませんが、ちょっとした思い付きでしたし、Smartsheet がなければどうなっていたか、正直わかりません。」
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