業務フロー図とは？
業務フロー図とは、業務のつながり、業務ごとの作業手順などのプロセスを可視化するために作成するフロー図です。どの仕事にも業務を効率よく進めるための最適な流れが存在します。その最適な流れをシンプルな構造で図解したものが業務フロー図です。業務フロー図を作成することで、解決するべき課題を抽出しやすくなります。
業務フロー図を作成する目的
業務フロー図の目的は、業務プロセスの可視化（見える化）です。
業務フロー図を作成することで、業務内容や課題、改善点などを関係者間で正確に共有することが可能になります。業務フロー図の作成の目的を主に下記通りです。
- 業務の視覚化、標準化
- 業務における問題の発見
- 担当者および他部署間の業務の把握、相互理解
- 業務の保守性、拡張性の向上
業務フロー図を活用するメリット
業務フロー図により業務プロセスが可視化されることで、様々な情報共有が行いやすくなります。
業務フロー図は、新人教育の基礎資料としても活用できます。例えば、新人が担当業務を十分に理解していない場合は、業務フロー図で業務の概要について説明し、それから詳細を解説していくのが効率的です。
業務フロー図があれば、現状のフローが最適かどうか、検証を行うことも可能です。もし現在の業務フローで問題が起きていなくても、それが最適なフローだとは限りません。フロー化により業務を可視化できるので、ボトルネックとなっているプロセス、省略可能なプロセスを特定しやすくなります。
最適な業務プロセスを業務フロー図として可視化することで、業務の個人のやり方のバラツキを抑えることもできます。
業務フロー図の種類
業務フローの図示にはさまざまな方法がありますが、代表的な種類をご紹介します。
JIS（日本工業規格）X0121 情報処理用流れ図
情報処理用流れ図で使われている記号は、JIS (X 0121) で定められたものがあり、各工程のパーツは 『情報処理用流れ図・プログラム網図・システム資源図記号 JIS X 0121 – 1986』で規格化されています。
処理を表す記号や流れも決まっており、厳格化された形式に則ることで、誰が見ても処理やプロセスの内容を把握できます。
DFD （データフロー図）
データの入力元、出力先や格納先を視覚的に表す図表です。処理のタイミングや順序を表すのではなく、データ処理の流れのみを図解します。DFDの別の呼び名として、「データフローダイアグラム」や「データフローグラフ」、データを処理するプロセスを丸（バブル）で表すため「バブルチャート」と言われることがあります。
UMLアクティビティ図
統一モデリング言語を用いるUMLアクティビティ図は、プロセスに含まれる手順と流れを視覚的に表す図表です。元々はプログラムの流れを表すフロー図でしたが、システムだけでなく、業務フロー図にも使用することができます。
BPMN（ビジネスプロセスモデリング表記法）
BPMNでは、UMLアクティビティ図とよく似た図表を用います。社内外の関係者が業務に対して共通認識を持つことを目的としています。
業務フロー図の活用シーン
業務フロー図のメリットはフロー全体を可視化することができるので、フローが複雑で管理が難しい業務ほど活用の効果が大きいと言えます。
対象となる業務の特徴として以下が挙げられます。
- 業務内の条件に合わせてフローが分岐する
- 複数の業務が同時進行する
- 業務フロー図に関係者が複数いる
- 業務ステップ（作業）が多い
業務がどのように遂行していくのかが可視化されることで、より直感的に業務を理解しやすくなります。業務フローの図や表を見ただけでも、理解できるようになります。
ビジネスプロセスモデリング
ビジネスプロセスモデリング (Business Process Modeling) とは、図表などを用いてビジネスプロセスを可視化することを指します。
また、ビジネスプロセスモデリングとは、BPMN（ビジネスプロセスモデリング表記）を意味することが多くあります。
業務フロー図の書き方
業務フロー図を作る際は、いきなり記号を描くのでなく、事前の準備が重要です。
ステップ1 作成する目的を決める
業務フロー図の作成の目的を明確にすることで、どのくらい詳細な業務フロー図が必要なのか判断できるようになります。
- その業務フロー図は誰に見せるものなのか
- 現状の業務を対象とするのか、業務改善のために理想とする業務フローを書くのか
- どの業務を対象に書くのか
どんな目的で描くのかを最初に明確にしておきましょう。
ステップ2 担当者や部署を洗い出す
対象となる業務に関わる担当者や部署など全ての関係者を洗い出します。システムも含め、ここで洗い出した関係者を必要に応じて業務フロー図に追加します。
ステップ3 作業を洗い出す
関係者にヒアリングを行い、その業務の手順やタスク（作業、処理など）を洗い出します。
あんまり細かい粒度で洗い出すと、タスクの洗い出しだけで大変な作業なってしまいます。まずは単純化したもので構わないので、業務フロー図を完成させることが重要です。完成した業務フロー図は実務を通して必要に応じてタスクを追加し改善していきます。
ステップ4 タスクを矢印でつなぐ
業務の流れと照らし合わせて時系列に並べ替え、矢印で繋ぎます。作業の洗い出しのスッテップできちんとタスクを洗い出せていれば、このステップではタスク同士を矢印で繋ぐだけで完了します。
ステップ5 詳細が必要な部分を増やす
一連の業務フロー図が完成した際に、より詳細な説明を追記した方がいい部分がないか確認をし、必要に応じて処理の流れを足していきます。
図としてわかりやすく書くことは重要ですが、目的を達成できることの方が大切です。
業務フローのテンプレート・サンプル
稟議承認フローのエスカレーションを例に、業務フロー図をBPMN に従った書き方で考えてみます。
ここで検討すべきは「チーフ承認を経てマネージャーが決裁する」という社内ルールを、どのように描くべきかという点です。
全ての起案は「1.申請」→「2.チーフによる承認」→「3.マネージャーによる決裁」の流れを踏襲します。
業務フロー作成のポイント
実際に作成した業務フロー図が分かりにくいものになっている場合もあるでしょう。原因は色々と考えられますが、記号の数が多すぎたり、矢印が絡んで見えたり、複雑なフローになってしまい業務を正確に把握しづらくなります。
誰が見ても業務の流れがわかる様に、以下のポイントに気をつけて業務フローを作成するよう心がけましょう。
開始と終了を明確にする
複数の開始時点があると、全体の流れを把握するのが難しくなります。開始や終了は1つにしましょう。
矢印はわかりやすくつなげる
矢印が交差したり、不明確な場所に繋がっていたりすると、業務の流れが分かりづらくなります。
時系列を意識した適切な記号を配置する
時系列ズレているフロー図は業務理解がしづらくなるので、図形記号は必ず正しい時系列で配置します。
条件分岐は分岐先を明確にする
業務フロー図に意思決定など条件分岐がある場合に、分岐した先がどの作業につながるのか、明確にしておく必要があります。
「条件分岐」の記号を使わず、処理の記号を使って表現することも可能ですが、記号の数が増えてしまいフローが複雑になりやすいので注意が必要です。
記号の数を最低限にとどめる
業務フローの複雑さや規模よりますが、図形は最大でも15個程度に収めるようにしましょう。こうすることでフロー図がすっきりして見やすくなります。
まとめ
業務フロー図を作成することで各業務の作業プロセスを可視化できるので、解決するべき課題を抽出しやすくなります。課題を解決することで、業務を効率よく進めることができるようになります。
また、業務フロー図が共有されていれば、業務理解を助けてくれ、様々な情報共有が行いやすくなります。
BPM全体について基礎から体系的に理解したいという方向けに、BPM（ビジネスプロセスマネジメント）の概要をまとめていますので、こちらも是非ご覧ください。
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