大規模な組織では、人員が削減される中でイニシアチブが大型化しており、ビジネス リーダーは、より少ないリソースでより多くの成果を達成することを求められています。しかしながらリーダーがいくら努力しても、時間を浪費する職場の慣行や習慣が解消されなければ、生産性は上がりません。
Thrive Global (スライブ グローバル) によると、一般的な非生産的タスクにより、労働者が主業務に費やせる時間が半分以下になる可能性があり、1 日 8 時間労働の場合、平均的な労働者の生産的な時間は 3 時間程度しかないことが調査によって確認されています。
ここではチームの生産性を低下させ、創造的で革新的な仕事の妨げとなっている 5 つの時間の無駄を紹介し、より価値の高い仕事に注力するための方法を考察します。
1. 電子メールを頻繁にチェックする
あなたのチームは、あなたが思っている以上にメールに時間を費やしている可能性があります。『Harvard Business Review (ハーバード・ビジネス・レビュー)』誌によると、平均的なプロフェッショナルは勤務時間の 28% をメールの閲覧と返信に費やしており、平均的なフルタイム ワーカーが 1 日に受け取るメールは 120 通、その処理に要する時間は 2.6 時間とされます。
現在のところ、メールが減る気配はありません。『State of Enterprise Collaboration (企業の共同作業の現状)』レポートによると、共同作業ツールの急速な普及にもかかわらず、IT 意思決定者の 58% が社内でのメール使用量が増加していると回答しています。
メールで時間を浪費しようとしている人はいませんが、誰かが自分に何かを求めているメールを見落とすのを懸念していたり、誰かから情報が送られてくるのを待っていたりするために、メールを頻繁にチェックしています。また多くの人が、メールを送れば相手とすぐに連絡が取れると考えがちです。
共同作業管理 (CWM) プラットフォームは、受信トレイの外で仕事を整理および管理できるスペースをチームに提供することで、プロジェクト管理におけるメールへの依存を軽減します。『The Forrester Wave™: Enterprise Collaborative Work Management Tools For The Enterprise, Q4 2018 (フォレスターウェーブ: 企業向け共同作業管理ツール、2018 年 Q4)』によると、CWM プラットフォームは「反復可能なプロセス駆動型のアクティビティと、成果物駆動型のワークストリームの両方について、組織が計画および進捗状況を追跡するためのワークスペースの構築を可能にする」もので、チームは「ニーズに合わせて計画や共同作業機能を調整」できます。
2. 進捗報告会議に出席する
あなたのチームは、効果のない進捗報告会議に多くの時間を費やしていませんか。ご存じのとおり、こうした会議では、関係者全員が (本来の業務から離れて) 一室に集まり、これまでの取り組みや、プロジェクトの進捗状況、今後の予定などを話し合います。
あなたのチームが、自分の業務に関連するかどうかにかかわらず、最新情報を得るために 1 時間を費やしているならば、今こそアプローチを再考すべきです。Smartsheet のような作業遂行プラットフォームを使用すると、関係者全員を集めてスタンドアップ ミーティングを行うことなく、プロジェクトのあらゆる要素の状況を一元的に把握できるようになります。
さらに Smartsheet は進捗報告リクエストの自動化も可能で、関係者は求めている情報と、その情報をどこに伝えるべきかをすぐに把握できます。またプロジェクトが順調に進行していることを知らせるために、現況報告書を作成して主要な関係者に毎週自動送信することも可能です。
3. 人々に期限を知らせる
あなたやチーム メンバーは、期限が迫っていることを人々に知らせたり、進捗状況を確認したりする作業に時間を費やしていませんか。こうした作業は非生産的なメールを増やすだけでなく、時間の浪費にもなります。
チームや部門横断的な共同作業者に期限を知らせるうえで、効果的な方法があります。Smartsheet を使用すると自動リマインダーを、プロジェクトの計画とスケジュール、コンテンツ マーケティング カレンダー、製品発売計画などに設定されたマイルストーンや期日に基づいて作成できます。たとえば、あるタスクの期限の 3 日前と当日に、そのタスクの責任者と担当者にリマインダーを自動送信するように Smartsheet に設定できます。
4. 情報を探す
業務に必要な情報を探すことは、チームにとってかなりの時間の無駄になる可能性があります。CMS Wire (CMS ワイヤー) によると、平均的なワーカーは 1 日の 36% を情報の検索と集約に費やしています。しかも 44% の確率で必要な情報を見つけられずにいます。
プロジェクトを完了したりプロセスを管理したりするために必要なすべての情報を、1 か所で取得する方法があります。『The Forrester Wave™: Enterprise Collaborative Work Management Tools For The Enterprise, Q4 2018 (フォレスターウェーブ: 企業向け共同作業管理ツール、2018 年 Q4)』によると、CWM プラットフォームは「チームの作業管理システムとして機能し、とりわけデジタル コンテンツを作成するチームに効果を発揮」します。 また CWM プラットフォームは、Box (ボックス)、Google Drive (グーグル ドライブ)、Microsoft OneDrive for Business (マイクロソフト ワンドライブ フォー ビジネス) などのコンテンツ管理ソリューションと統合されるため、更新されたコンテンツは指定のワークスペースやタスクに関連付けられて、チーム全員が簡単に利用できます。さらに電子メールの添付ファイルを探すための無駄な時間も軽減されます。
5. 割り込みへの対応
American Psychological Association (アメリカ心理学会) によると、「タスクの切り替えによって生じる思考停止は、たとえ短時間であっても、生産的な時間を 40% も減少させる可能性がある」とのことです。このような割り込みの中には、より社会的な性質のものもありますが、その多くは情報の検索、プロジェクトの進捗報告リクエスト、プロジェクトの進行に必要な承認の取得などの形で発生します。
このような割り込みは、承認、進捗報告、リマインダーなど、反復的な手動タスクを自動化することで軽減できます。人々は時間があるときに対応でき、能動的な割り込みに煩わされることがなくなります。また「割り込みが発生しない」時間帯を設定してチームに通知することで、邪魔されることなく仕事に集中する時間を確保することも可能です。
価値の高い仕事に費やせる時間を増やす
チームが直面している時間の無駄を調べて、価値の高い仕事に振り向けられる時間を増やす方法を考えましょう。価値の高い仕事により多くの時間を費やせれば、チームの満足度が高まるだけでなく、より大きな成果を達成できます。
