効果的な共同作業はビジネスにおいて運命を左右するスキルです。最近行われたある調査によると、業績の高い企業は、そうでない企業と比べて、パフォーマンス目標において共同作業を重視する傾向が 3.5 ～ 5.5 倍高いことがわかっています。その理由は簡単です。サイロ化した環境にいる従業員は、他者の知識やインサイトを活用することができません。また、関係者間の認識が一致していなければ、プロジェクトの進行はより一層難しくなります。
問題の解決、製品の市場投入、その他の目標達成などどのような場面においても、チームメイトや部門間、外部のクライアントやパートナーとの共同作業により、より良い結果を生み出すことができます。共同作業には間接的なメリットもあります。主体的な責任感が生まれ、従業員間のつながりができ、士気とエンゲージメントが高められます。
ここでの課題は、企業構造がより複雑かつグローバルになり、従業員のリモート化や分散化が進むにつれて、共同作業が困難になる可能性があるということです。クラウドベースの作業遂行プラットフォームは、共同作業の摩擦を軽減するのに役立ちます。しかし、数多くの選択肢がある中で、最適なものを見つけることは容易ではありません。
ここでは、共同作業を加速させ、より迅速に業務を完了させるために作業遂行プラットフォームで重視すべき 3 つの重要な機能について説明します。
1. 全員のための可視性
共同作業を成功させるには、同じ職場で働くチーム メンバー間の協力やコミュニケーションだけでは不十分です。多くの場合、支店や異なる拠点に分散している同僚や、エンタープライズ ネットワークへのアクセス権を持たない外部のパートナー、ベンダー、クライアントと情報や視点を共有することが必要となります。そのため、組織内外の関係者と容易に作業し、共有できる共同作業プラットフォームが重要です。
クラウドベースのプラットフォームは、共同作業を行うすべてのパートナーがツールにアクセスできるようにするのに役立ちますが、プランの価格モデルによって、他のユーザーとの共同作業に不要な制限が課される可能性もあります。たとえば、一部のツールでは、無料ユーザーとの共有や共同作業ができなかったり、チーム全員のライセンスを購入しなければ重要な機能が制限される場合があります。Smartsheet なら、ライセンスの有無に関わらず、共同作業者はシートの閲覧や編集ができ、共有されているレポートやダッシュボードの内容もすべて無料で表示できます。
2. 直感的な使用
ユーザーフレンドリーでないプラットフォームを使用したことがある人には当然に思えることかもしれませんが、ある調査によると、エンタープライズ ソフトウェアが複雑で使いにくいと感じられる場合、従業員の精神的な負担とストレスが増加することが証明されています。このような場合、たとえ有益な生産性ツールであっても使いたいと思わなくなり、共同作業が損なわれてしまいます。
共同作業ソフトウェアに関しては、シンプルさが重要です。直感的で使いやすいツールを見つけることで、導入の成功と失敗が分かれる場合があります。目的のアクションの実行や必要なツールの検索を簡単に行えるような見やすいメニューやツールバー、重要な情報を一目でしっかり把握できるダッシュボード、すぐに使用できる使い慣れた機能などを重視しましょう。Smartsheet はビジネスユーザー フレンドリーであるため、誰でも IT のサポートなしでダッシュボードを構築したり、作業プロセスを自動化したりできます。
3. 展開が簡単
使いやすさの重要性は、プラットフォームのセットアップにも当てはまります。ツールの展開が難しい場合や、立ち上げに多大な IT リソースが必要な場合は、共同作業のメリットを享受できるようになるまでに時間がかかります。外部の関係者や共同作業者とツールを共有している場合、手間が多いとまったく使用してもらえない可能性があります。Forrester (フォレスター) によると、92% の顧客が Smartsheet は導入が容易だと回答しています。つまり、効果的かつ効率的な共同作業を妨げる障壁が少ないことを示しています。
共同作業は、多くの場合、企業の成功と失敗を分ける要因となります。そして、ツールを使用することでこのような重要なビジネス スキルをより簡単に活用できますが、適切な共同作業プラットフォームがあれば、ビジネスの成果をさらに加速させることができます。
