Excel で使える最高のタスク リスト テンプレート

By Kate Eby | 2016年1月22日

イベントの企画やプロジェクトの管理など、タスク リストは優先度を決めたり、進捗状況を把握するのに役立ちます。 必要なステップを 1 か所にまとめておくことで、目標を細かく分解し、それに合わせて時間を整理することができます。

この記事では、Excel 用の 9 つのタスク リスト テンプレートを紹介しています。 Excel でチェックボックスを使って独自のタスク リストを作成する手順と、タスク リスト テンプレートの最も一般的な使い方をご紹介します。

スプレッドシートに着想を得た作業実行プラットフォームである Smartsheet でもタスク リスト テンプレートを提供しています。これにより、Excel よりも共同作業向けでリアルタイムなタスク リストの管理が可能になります。

ベーシックなタスク リスト テンプレート

基本的なToDoリストテンプレート

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このベーシックなタスク リスト テンプレートは、毎日のタスク リスト、毎週のタスク リスト、毎月のタスク リストなど、ご希望の時間軸に合わせてカスタマイズできます。 タスクを書き出し、ステータスを伝え、優先度を設定し、期日と所有者を割り当て、コンテキストを追加するためのメモを追加できます。

印刷用のタスク リスト テンプレート

ToDoリストの印刷可能なテンプレート

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イベントの計画に奔走している場合、またはタスク リストを壁に貼る必要がある場合は、印刷可能なタスク リストが必要です。 しかし、すべての Excel タスク リスト テンプレートが印刷に適しているわけではありません (多くの場合、行が複数の用紙に印刷されます)。

このように、タスク リスト全体を 1 ページに印刷できるように設計されたテンプレートをぜひ探してみてください。 タスクと期日を記入し、やるべきことが終わったらチェックを入れます。

チェックボックス付きタスク リスト テンプレート

チェックボックステンプレートを一覧表示するには

チェックボックス付きタスク リスト テンプレートのダウンロード

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チェックボックスにチェックを入れた時に達成感を味わわない人はいないでしょう。

このタスク リスト テンプレートでは、各タスクにダイナミックなチェックボックスが用意されており、ボックスにチェックを入れると、そのタスクに取り消し線の書式設定が適用されます。 これにより、どのタスクが完了済みで、どのタスクが未完了なのかが一目で視覚的にわかります。

ドロップダウン付きタスク リスト テンプレート

ドロップダウンテンプレートを使用したToDoリスト

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多くのタスクに同じような詳細 (ステータスなど) を追加する必要がある場合、ドロップダウン リストを使えば、同じ情報を何度も入力する必要がなくなります。

このタスク リスト テンプレートには、優先度 (高、中、低から選択可能) とステータス (完了、進行中、未開始) のドロップダウン リストがあります。 また、タスクが完了したことを指定すると、その行は自動的に緑色になります。

アクション アイテム リスト テンプレート

アクションアイテムリストテンプレート

アクション アイテム リスト テンプレートのダウンロード

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このテンプレートは、ローリング アクション アイテム リストとも呼ばれ、特定の人が実行する必要のある特定のタスクを追跡します。 アクション アイテムは通常ミーティングで発生し、常に明確に文書化する必要があります。

このアクション アイテム リストのテンプレートには、各タスクの作成日、説明、優先度、担当者、期日、完了日、メモなどを記録できる列があります。

グループ プロジェクトのタスク リスト テンプレート

グループプロジェクトタスクリストテンプレート

 

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タスク リストには、従来、自分に割り当てられたタスクのみが含まれていましたが、同僚が取り組んでいるタスクも確認する必要がある場合があります。

グループ プロジェクトのタスクリスト、またはグループに割り当てられたタスク リストを使えば、誰でもどのタスクをいつまでに完了する必要があるのかを確認できます。 このテンプレートでは、各タスクを担当者 (または複数の担当者) に割り当て、期日を追加することにより、説明責任を強化します。

優先順位付けタスク リスト テンプレート

優先テンプレートを使用したToDoリスト

優先順位付けタスク リスト テンプレートのダウンロード

やらなければならないタスクを順不同に書き出すことでストレスを軽減することはできますが、時には、最も重要なことと、後回しにしてもいいことをすぐに確認する必要があります。

この優先順位付けタスク リストにはドロップダウン列があり、優先度の高いもの、中程度のもの、低いものでタスクを整理したり、タスクを保留にしたりすることができます。

ダブルクリック対応タスク リスト テンプレート

ToDoリストダブルクリックテンプレート

ダブルクリック対応タスク リスト テンプレートのダウンロード

このテンプレートには、VBA コード (マクロ) が搭載されており、セルをダブルクリックするだけで、そのセルにチェックマークが自動的に追加されます。 そして、そのチェックマークに基づいた条件付き書式ルールを定義することができます。 たとえば、このテンプレートでは、チェックマークがオンになると、行が緑色になり、取り消し線の書式設定が表示されます。

注: このテンプレートのファイルを開く際に、ダブルクリック コードを動作させるためには、「マクロを有効化」する必要があります。

出張チェックリスト テンプレート

出張チェックリストテンプレート

出張用テンプレートのダウンロード

タスク リストは、プロジェクト管理に役立つだけではありません。 出張を調整する必要がある場合は、飛行機に乗る前にチェックリストで予約や書類、ミーティングなどを確認できます。

この出張チェックリストには、海外渡航、顧客や取引先との打ち合わせ、チーム メンバーやクライアントへの出発通知などのタスクが含まれています。

タスク リスト テンプレートの一般的な使用法

ベーシックなタスク リスト テンプレートを使用して、ほとんどのことを追跡できます。 一般的な使い方をご紹介します。

  • 新生児チェックリスト: 新生児チェックリストがあれば、赤ちゃんの誕生までに必要なものをすべて揃えることができます。 授乳、オムツ替え、お風呂、寝る時間、家で使うアイテム (おもちゃ、モビール、常夜灯など) を含めます。
  • 新学期のチェックリスト: 長い夏休みが終わったら、新学期に必要な物のチェックリストを使って、新学期の準備をしましょう。 お子様の年齢に応じて異なるリストを作成してください (小学校、中学校、高校では必要な用品が異なります)。
  • キャンプのチェックリストまたはバックパック旅行のチェックリスト: テントを忘れることはないでしょうが、替えの靴下など、他のアイテムは忘れてしまうことがあります。 チェックリストを作成して、食料、ギア、衣類など、次のアウトドア活動に必要なアイテムを整理しましょう。
  • 食料品リスト: その週のうちに、足りなくなった食材や、翌週に作りたい料理をメモしておきます。 食料品店のセクションごとにリストを整理することで、時間を節約できます。 たとえば、農産物をまとめてグループ化します。
  • 日用品の在庫チェックリスト: 家に関連するすべてのものを 1 か所にまとめます。 週に一度の家の掃除、春の大掃除、メンテナンス、在庫管理、その他の家のプロジェクトをチェックリストに追加して、どの季節も家を清潔で安全に保ちましょう。
  • 引っ越しのチェックリスト: 引越し前、引越し中、そして引越し後も、物事が予定どおり進むようにしましょう。 チェックリストは、ガレージ セールの計画、引越し用品の注文、公共サービスへの引越しの通知など、引越しの 6 週間前から始めることができます。
  • パッキングのチェックリスト: 次の旅行の計画を立てる際には、家を出る前に必要なものがすべて揃っているかどうかを確認するために、パッキング チェックリストを作成しましょう。 お菓子、携帯電話やパソコンの充電器、パジャマなど、直前まで使っていたアイテムも忘れないようにしてください。
  • 旅行のチェックリスト: スーツケースに荷物を詰めた後も、タクシー、飛行機、ホテルに移動しなければなりません。 旅行のチェックリストは、重要な予約情報やフライト情報を 1 箇所にまとめておくことができるので、いつどこに行くかを常に把握できます。
  • 結婚式のチェックリスト、結婚式の計画のチェックリスト: 結婚式の計画のチェックリストで、全員がやるべきことを把握できるので、特別な日にリラックスして楽しむことができます。 結婚式当日のチェックリストは、準備段階から撤収までの分を別に作成しておきましょう。

Smartsheet でのリアルタイムのタスク マネジメントによる説明責任の向上

ニーズに合わせ変化に対応できるようデザインされた、柔軟性のあるプラットフォームで、チームの能力を最大限に引き出しましょう。 Smartsheet プラットフォームなら、いつでもどこでも簡単に作業の計画、保存、管理、およびレポート作成が可能なため、チームはより効率的かつ効果的に仕事を進めることができるようになります。作業に関して主要なメトリックを表示したり、リアルタイムの可視性を提供したりするために、ロールアップ レポート、ダッシュボード、および自動化されたワークフローを作成する機能も装備されており、チーム メンバーをつないで情報共有を促進することが可能です。 やるべきことを明確にすると、チームの生産性と作業達成能力が向上します。ぜひこの機会に Smartsheet を無料でお試しください。

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