作業管理とは何か
調査および諮問企業の Gartner によると、作業管理の定義は「情報の移動と、情報を生成するビジネス プロセスおよび人間のワーカー プロセスの相互作用にワークフロー構造を適用する、ソフトウェア製品とサービスのセットです。作業管理は、重要なビジネス プロセスを合理化し、変革し、結果とパフォーマンスを改善できます。」作業管理という用語はさまざまなビジネス機能に適用されるため、この定義を分解するのは難しい場合があります。本質的に、作業管理は、組織が成功を最大化するために社内プロセスを管理し、改善する方法を定義します。
作業管理のフレームワークを採用することは、ビジネス オペレーションの全範囲を調べ、現在のプロセスの強みと弱みを特定し、改善することを意味します。これには、個々のワークフロー、管理、サポート、IT システム、商品やサービスの計画、生産、配布が含まれます。全体的に、 作業管理は、組織の収益に影響を与えるすべての舞台裏のプロセスに関わります。
作業管理では、専門家は方法についての質問に関心を持っています。どうすればさらなる製品/プロジェクトの成功を収められるだろうか？ビジネス目標をよりよくサポートするために、プロセスを改善するにはどうすればよいだろうか？などです。多くの場合、作業管理戦略を採用することで、企業がプロセスを合理化し、冗長性を排除し、無駄を減らすのを支援することが、これらの質問の答えになります。そのためには、組織はより効率的なワークフロー (作業指示書、つまりタスクの順序付けを定義する) を開発する必要があります。これが作業管理です。
作業管理 vs. プロジェクト管理
作業管理とプロジェクト管理 (PM) は、効率の向上、無駄の削減、プロセスの合理化という同じ基本原則の多くを共有していますが、これらは 2 つの異なるフレームワークです。作業管理は、個々の従業員からプロセス自体まで、ビジネス/組織管理全体のあらゆるレベルに関係します。一方、プロジェクト管理は、個々のプロジェクト プロセスに関するものです。
従来のプロジェクト管理では、企業は作業構造を整理 (または再編成) し、各プロジェクトの効率と成功を最大化します。作業管理では、企業は大きな視点から業務システムの全体像を見て調整を行い、ビジネス全体の成功を最大化します。個人レベルでは、プロジェクト管理はプロジェクトの成功を確実にするために補完的なスキル セットを持つチームを設計することに関わりますが、作業管理は作業の順序付けとプロセスを改善し、すべての個人がシステム内で最高の能力を発揮し続けられるようにします。
PM は個々のプロジェクトに関わるため、いくつかの限界があります。理論的には、厳格なプロジェクト管理は作業のサイロ化を引き起こし、部門間のコミュニケーションを悪化させる可能性があります。さらに、プロジェクト管理を目的とした多くのソフトウェア ソリューションは、作業を区分することができます。したがって、プロジェクト管理手法を適用すると、個々のプロジェクトの成功率は向上し、無駄な時間やリソースを削減されることが多くなりますが、すべての業務ニーズを解決することはできません。そこで作業管理が必要となるのです。
作業管理はまた、次の管理領域と特徴を共有します。
- エンタープライズ作業管理: このフレームワークは作業管理とほとんど同じですが、大規模な組織にのみ適用されます。エンタープライズ作業管理では、リソースを会社のミッションおよび目標とそのまま一致させる形で編成します。
- オペレーション管理: その名の通り、オペレーション管理は生産プロセスと戦略的なビジネス オペレーションを扱います。オペレーション管理において、成功とは、時間の経過に沿った組織の継続的な成長によって定義されます。
- 作業活動管理 (WAM): これは、チームが作業項目の進捗を委任し、追跡するのに役立つ新しい戦略です。WAM の目標は、プロセスをタイムリーに進め、チームが仕事のどこで行き詰まっているかを特定することです。
- リソース管理: これには、組織のすべての種類のリソース (財務、資料、人材など) が含まれており、必要に応じてそれらのリソースに正常にアクセスしたり展開したりすることに関わります。
これらの特定の分野の多くは重複していますが、この記事では主にスタンドアロンの領域としての作業管理について説明します。
作業管理システムとソフトウェア
作業管理がチームの効率改善を支援する理論的手法であれば、作業管理システムはそれを可能にするツールです。あらゆる組織、大企業、企業レベルの企業、小規模非営利団体において、非常に多くの活動要素がある中で、プロセスをマッピングし、進捗とリソースの割り当てを監視し、すべての重要なドキュメントを保存するためのプラットフォームが必要になります。さらに、強力な作業管理システムにより、ユーザーにコミュニケーションとコラボレーション機能を提供し、作業を合理化して、対面会議やメーリング リストを削減できます。また、バージョン管理にも役立ちます。
作業管理システムがユーザーに提供すべきことを考えると、論理的には、最も一般的な作業管理システムはソフトウェア ソリューションになります。ソフトウェア ツールは、扱いの面倒な手動管理システムではなく、より迅速なコミュニケーションと改訂機能、データ ストレージの強化、使いやすさとカスタマイズ オプションの強化を可能にします。
ソフトウェア作業管理システムの需要は、今日のデジタル時代に高まっています。このニーズは、管理システムの規模および複雑さの増加と、より高速なサービス (つまり、より効率的な内部プロセス) が要求される競争の激化する市場を反映しています。このソフトウェア ソリューションへの依存度の高まりに対応して、選択可能な作業管理ツールがいくつかあります。
作業管理システムのメリット
作業管理ソフトウェアの最も重要な利点は、全体的なビジネス パフォーマンスを改善できることです。作業の追跡、管理、整理を容易にするツールを使用することで、現在のオペレーションやワークフロー システムの非効率性を発見するだけではなく、かつては手動で進捗の追跡と更新に費やしていた時間を短縮できます。最終的には、強力な作業管理システムを使用することで、より信頼性が高く迅速な生産や、より効率的な内部プロセスへと導くことができます。
選択する作業管理システムの種類にかかわらず、以下のメリットを享受できます。
- 共同作業型タスク管理: チーム メンバーは、作業管理システムを使用して一緒に仕事を達成できます。多くのシステムでは、タスクの割り当て、進捗の更新、リストの作成、リアルタイムの共同作業が可能です。
- 一元化されたコミュニケーション: 多くのプログラムでは、コメント、メモ、チャット機能など、従業員がプラットフォーム内で「話す」ことを可能にする機能も提供されています。作業管理システムは、複数の対面会議、メーリング リスト、電話からメモを集めるのではなく、関連するすべてのコミュニケーションを簡単に参照できるように保存します。この機能は、チーム メンバー間だけでなく、チームと部門間の共同作業にも役立ちます。
- 柔軟性: 包括的な作業管理システムを使用すると、作業の表示と追跡が容易になるため、プロセス タイムラインに柔軟性が得られます。ボトルネックや障害を特定し、現在のオペレーション スケジュール内で時間の余裕を発見します。多くの場合、作業管理ソフトウェア ソリューションを使用しているチームは、効率を高めるためにアジャイル手法を採用しています。
作業管理システムを使用することで、直接的な人員へのメリットもあります。プロセスを可視化することで、リソースの割り当てを最適化し、適切で公平な作業量を確保できます。さらに、作業管理システムは、プロセスの追跡と管理に費やす時間を減らすことで、マネージャーの時間を解放できます。これにより、マネージャーは重要な戦略上の意思決定に多くの貴重な時間を費やすことができます。最終的には、これらのすべての労働者指向の利益は、より楽しく自己指向的かつ効率的な労働力につながる可能性があります。これは会社の評判、士気、従業員の定着にとって重要です。
作業管理システムを採用しても、現在のビジネス プロセスを廃止しなければならないわけではありません。むしろ、作業管理の原則を使用して既存のワークフローと統合し、すでに採用しているシステムを改善できます。作業管理システムは、作業の整理、管理、追跡を支援し、チームメンバー間のより迅速で簡単なコミュニケーションを可能にすることで、業務を強化します。
組織の作業管理システムを選択する方法
高度な機能を備えた作業管理システムは数多く存在しますが、成功の最大の決定要因は会社との適合性です。しかし、解決策の検討を始める前に、まず現在のワークフロー プロセスを調べる必要があります。それらを改善し、解決と管理に役立つ新規のシステムを採用するには、現在のビジネス状況を十分に知らなければなりません。
この調査を開始するには、次のような質問をします。
- 現在の作業プロセスで上手くいっていることは何か？上手くいっていないことは何か？
- どのプロセスを完全に変更する必要があるか？どのプロセスを調整し、どのプロセスを維持する必要があるか？
- あなたのビジネスのための最も重要な改善領域 (市場での製品の成功、生産速度と効率、部門間のコミュニケーションなど) は何か？
- 成功についての現在の制限は何か？これらの制限に対処し、改善することができるのはプロセスのどの部分か？
これらの質問に答え、改善が必要な領域を決定したら、作業管理システムに何を提供してほしいかを考えます。ここでも特定のニーズを念頭に置いておきましょう。見栄えのいいソフトウェア プログラムが必ずしもすべての組織に最適な選択であるとは限りません。したがって、ソリューションを検索する際には、以下を考慮に入れます。
- 会社の規模/稼働期間: システムに何人、チーム、部門を提供する必要がありますか？現在のプロセスはどこまで明確で、スタッフはプロセスをどの程度受け入れようとしていますか？システムを巡る作業量を計画することで、手動で処理できるか、ソフトウェア ソリューションを選択する必要があるかに関する重要な情報が得られます。
- 現在使用されているシステムの種類: プロセスと進捗を手動で更新していますか、それともすでにソフトウェアを用意していますか？新しいシステムを採用することはどの程度困難でしょうか？実際のソフトウェア統合と、従業員にとっての使いやすさを考慮してください。
- 現在のプロセスの歴史: システムのパフォーマンスと従業員の満足度の両方を考慮します。現在のシステムの強みと弱みを特定して、更新時に同様の作業ができるか、改善できるようにします。
これらの指導原則は、どのような種類のシステムが組織に最大の利益をもたらすかを判断するのに役立ちます。次のセクションでは、ソフトウェア ソリューションを追求する場合に考慮に入れるいくつかの基準について説明します。
作業管理用ソフトウェア ソリューションの選択
一般的に、ソフトウェア ソリューションは手動作業管理システムに対して 3 つの大きな利点を提供します。
- 自動化: データの自動同期、更新、アラートで時間を節約できます。
- クラウドベース: いつでも、どこでも、どのデバイスからでもアクセスできます。また、複数のチーム メンバーがクラウドベースのシステムに同時にアクセスすることもできます。
- リアルタイムの更新: デバイス間でリアルタイムに更新される 1 つの中央情報ハブを使用してバージョン管理を維持します。
先程確認した現在のプロセスに基づいて、ソフトウェア ソリューションが組織に最適な選択であると判断した場合、特定の製品を選択する際には、時間を要する意思決定プロセスに再び取り組む必要があります。各プログラムが提供する特定の機能を見て、ニーズに最も合ったプログラムを選択します。道具が揃っても、現在のワークフロー プロセスの特定のニーズやギャップに対応しない限り、ビジネスの成功には変換されません。
考慮すべきいくつかの機能には、以下が含まれます。
- タスクの割り当て
- スケジュール管理ソフトウェア
- モバイル版
- ダッシュボード/レポート機能
- 位置データ対応
- ガント チャート (および依存関係)
- ドキュメント共有
- 他のソフトウェア プログラムとの統合
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