クラウドベースの作業スケジュール メーカーのメリット
クラウドの登場により、作業スケジュール ソフトウェアは、すべてをオンラインで行えるので、企業の時間を節約し、より効率的に運営するのに役立つ重要なツールとなっています。従業員が働いているシフトを見つけるために、もはや呼び出す必要はありません。今や従業員は、インターネット接続と Web ブラウザーを使用して、またはモバイル アプリを使用して、任意のデバイスでリモートでスケジュールにアクセスできるようになりました。多くのソフトウェア オプションにはドラッグ＆ドロップのインターフェイスがあるため、シフトがどのように結びついているかを素早く視覚化し、従業員のスロットを簡単に移動できます。作業スケジュール ソフトウェアの中には、従業員が同僚とシフトを入れ替え、マネージャーの時間を解放できるものもあります。多くのプライバシー管理と権限が組み込まれているので、マネージャーはスタッフ メンバーが見る内容とスケジュールをどれだけ変更できるかを制限できます。
クラウドベース ソリューションのもう 1 つの利点は、通常、他のクラウドベース製品とうまく機能することです。勤務スケジュールの場合、給与計算サービスと互換性のあるサービスもあり、従業員の支払い方法を自動化できます。一部の人には、勤務時間に費やしている量を追跡するのに役立つ予算作成機能があります。作業スケジュール ソフトウェアを使用してプロジェクトを管理する場合、これらの予算作成機能は、個人がそれに費やしている時間の量と、その時間のコストがプロジェクトの目標と一致しているかどうかを管理するのにも役立ちます。
考慮すべき作業スケジュール メーカーの機能
- 自動化: どのスタッフ メンバーが働いているかを把握するのに時間を費やしたくありませんか？この機能には、スケジュールを立てようとしている時点で働くことができる従業員のリストのみが表示されます。1 人が月曜日の午後に常に働いていることがわかっている場合は、スケジュールでそれを自動的に割り当てるように設定できます。
- アラート: これはグループ メッセージのようなものだと考えてください。従業員やチーム メンバーのグループを設定し、全員に電子メールやテキストを同時に送信します。グループ メッセージを処理するオプションもあります。
- 従業員シフト スワップ: 発生するすべてのシフト スワップをスケジュールする時間がない人のために、この機能は従業員が自分のスワップを処理できるようにします。クラウド内であるため、情報はすぐに更新されます。アクセスの量を制限する場合は、権限を設定できる作業スケジュール メーカー アプリを探してください。
- シフト置換: 最後の最後にシフトをカバーする方法に興味がありますか？この機能を使用すると、入力する必要があるシフトをクリックして、働ける従業員を選択できます。選択したすべての人がモバイル アラートと電子メールを受け取り、最初に返信する人がシフトを取得します。
- プロジェクトへの従業員の割り当て: 前述のとおり、作業スケジュール メーカー ツールはシフトを管理するためだけでなく、プロジェクト タスクをチーム メンバーに割り当てるのにも便利なツールです。これを使用して、利用可能な同僚を特定し、タスクと期日を割り当てることができます。
- 出欠の追跡: 一部のオプションでは、バーチャル タイム クロックが提供されるため、従業員は簡単にシフトに出勤または退勤できます。この情報は保存され、給与計算システムにエクスポートできます。
- 休暇のリクエストの管理: 誰が働いているかを知るために、別の休暇カレンダーを参照することにうんざりしていませんか？スタッフ メンバーはこのツールを使用して休暇をリクエストでき、マネージャーはすぐに承認または拒否できます。承認された場合、情報はシステムに記録されるため、休暇中の人を誤ってスケジュールすることはありません。
- 給与計算システムへのデータのエクスポート: より高度な作業スケジュール メーカーのソリューションの多くは、ADP、PayChex、SurePayroll、QuickBooks などの給与計算システムと互換性があります。タイムシート データをこれらのシステムのいずれかにエクスポートすると、ユーザー エラーを排除し、より正確なタイムシートを提供できます。また、レポートを実行して、予算編成の目標を達成しているかどうかを素早く確認することもできます。
- プライバシー: クラウドに何がある場合でも、人々はプライバシーを懸念しますが、ほとんどのソリューションにはパスワードが必要です。他の従業員にスケジュールの変更を許可する場合は、ユーザー権限を作成できるソリューションを探してください。
- モバイル アプリ: 従業員がスケジュールにアクセスするために使用するデバイスの種類を検討してください。多くのソリューションには、ユーザーがダウンロードできる Android および iOS 用のモバイル アプリがあります。また、BlackBerry アプリを備えたいくつかの製品があります。それは従業員の間で人気のあるデバイスの選択であれば覚えておくべきです。
- ドラッグ＆ドロップ インターフェイス: スケジュールに合わせて簡単にシフトを移動できます。これにより、作業スケジュール メーカーを始めるのは簡単です!
- 更新を自動的に保存: 保存ボタンを押すのをいつも忘れてしまう方には、この機能が役立ちます。スケジュールに加えられた変更は自動的に保存されます。これには休暇のリクエストが含まれるため、従業員の休暇が承認されると、仕事が可能であるとは見なされません。
- 複数のスケジュール ビュー: スケジュールを表示する方法を指します。視覚的、グラフ、リスト形式の、日次、週次、月次のオプションがあります。これらのビューからいつでも選択できる必要があります。
- カレンダーと同期: 従業員がいつ仕事をしているかを確認するたびにアプリにログインするのは面倒だと思っていませんか？Outlook、Google カレンダー、iCal などの個人のカレンダーと同期させるオプションを選択します。
- 複数の場所のスケジュール: 複数の拠点を構える企業は、各拠点で従業員のスケジュールを作成する機能を高く評価します。
- 他のスプレッドシート プログラムへのスケジュールのエクスポート: 他の用途に従業員情報やタイムシート情報が必要な場合もあります。Excel などの他のスプレッドシート プログラムにエクスポートできる機能は、時間の大幅な節約になります。
- 従業員リストのインポート: これは、作業スケジュールを最初に設定する際に特に役立ちます。時間を節約するだけでなく、エラーを排除するのにも役立ちます。サポートされる一般的な形式は、Excel と CSV ファイルです。
- コスト管理を含むマネージャーのビュー: 承認したばかりの残業にかかる費用はどれくらいでしょうか？この機能は、スタッフの時間が会社にとってどれだけ費用がかかるかをマネージャーが確認できるように設計されています。予算編成に便利なツールです。
- テンプレート: 多くのオプションはカスタマイズ可能ですが、含まれているテンプレートは作業スケジュールを作成するための出発点として最適です。
- サポート: ベンダーは通常、開始に役立つフォーラム、チュートリアル、ライブ チャット、ビデオを提供します。無料かどうか、または追加サービスに対する支払いが必要なのかは、必ず確認してください。
無料の作業スケジュール メーカーのソリューションは価値があるか？
無料のオンライン作業スケジュール メーカーは、あなたとあなたの会社に適したオプションかどうかを簡単に確認する方法です。簡単に始める方法は、従業員と共有する Google カレンダーを作成することです。グループ メールを手動で送信したり、アラートを設定したりできます。
それが十分に進まない場合は、無料のオンライン作業スケジュール メーカーをお試しください。Google カレンダーよりも多くの機能を提供しますが、有料版で利用できる幅広い機能はほとんど提供していません。アラートの送信、スケジュールの繰り返しの設定、個々の従業員への直接電子メールの送信、カスタム スケジュールの作成、従業員の出席状況の記録などが可能な場合があります。1 か月間使用した後、必要な機能はそれだけだと思うかもしれません。
無料版のデメリットの一部は、既存のツールと統合できない点です。たとえば、給与計算の自動化などは行えません。より堅牢な作業スケジュール メーカーに興味がある場合は、多くのプロバイダーが 30 日間の無料トライアルを提供しています。そのうちのいくつかを試してみて、どちらが好みかを確認してみましょう。
Excel、Word 用の無料の作業スケジュール メーカー テンプレート
思い切ってオンラインの作業スケジュール メーカーを試してみる準備はまだ整っていませんか？Excel、Word 形式で利用できる、さまざまな無料の週次作業スケジュール テンプレートをまとめました。無料で入手でき、ニーズに合わせてカスタマイズできます。
Smartsheet でスケジューリング作業を改善
シンプルなタスク管理やプロジェクト プランニングから、複雑なリソース計画やポートフォリオ マネジメントまで、Smartsheet は共同作業の改善と作業速度の向上に役立ち、より多くの成果を上げるのに効果的です。 Smartsheet プラットフォームなら、いつでもどこでも簡単に作業の計画、保存、管理、およびレポート作成が可能なため、チームはより効率的かつ効果的に仕事を進めることができるようになります。作業に関して主要なメトリックを表示したり、リアルタイムの可視性を提供したりするために、ロールアップ レポート、ダッシュボード、および自動化されたワークフローを作成する機能も装備されており、チーム メンバーをつないで情報共有を促進することが可能です。 やるべきことを明確にすると、チームの生産性と作業達成能力が向上します。ぜひこの機会に Smartsheet を無料でお試しください。