ワークフォースマネジメントとは
ワークフォースマネジメント (WFM) とは、企業の従業員の生産性を高めるための一連のプロセスです。企業はさまざまなレベル (個人、部門、全社) で WFM システムを導入し、その目的は採用からスケジューリング、給与までさまざまです。本質的には、WFM は従業員が実際の作業により多くの時間を割くことができるようにするために (そしてフォームに記入したり、統一されていないチームのための作業を完了したり、情報をリクエストしたりするために使う時間を減らすために)、内部プロセスを合理化することを目的に設計された統合戦略です。また、WFM は、サイロ化したチームによってそれぞれ異なるシステムで作業するのではなく、部門間でこれらのプロセスを標準化することを目指しています。
WFM システムは企業がさまざまな目標を達成するために役立ちますが、確実に成功する単一の包括的な戦略というものはありません。そうではなく、企業はニーズに合った特定のポリシーやプログラムを適用し、すでに生産的な現在のシステムの使用を継続できます。WFM は、従業員関連のあらゆる側面を整理および管理するために役立つ、社内で選択して実施できる一連の効率性向上プログラムだと考えてください。
企業は、内部プロセスを合理化するために、1980 年代から WFM に注目し始めました。しかし、1990 年代を通した WFM の焦点は主にサプライチェーンやその他の市場投入に向けたパイプラインであり、他の従業員管理チーム (または従業員自身) の関心を大きく集めたことはありませんでした。現在、WFM は多くの人事 (HR) アクティビティや、労働、予算、後継者の計画にまで拡大しているため、人気が再燃しています。記事の後半で、この傾向がなぜ今起こっているのかについて専門家の話を聞きます。まず、WFM 自体について詳しく見ていきましょう。
ワークフォースマネジメントに含まれるもの
前述のとおり、ワークフォース マネジメントは幅広い従業員プログラムに適用できます。WFM システムは、人事管理の側面に最も一般的に適用され、データの取り込みを簡素化および合理化するために使用されます。これにより、冗長性を減らし、不整合を解決し、時間を節約できる、より効率的なシステムを構築できます。以下は、一般的なタスクベースのカテゴリのリストで、いずれも WFM の一部です。
- スケジューリング: 時給で働く従業員に向けて、スケジュール ビルダーとして WFM システムを使用できます。
- 休暇/長期休暇: 従業員と人事部が協力して休暇のリクエストと承認を行います。
- タイムレコーダー: 多くの WFM システムでは、出勤と退勤の管理がさらに容易になり、不整合を避けることができます。
- 給与支払い: すべての従業員の出勤状況と振込口座情報を一元的に保管することで、給与支払いを簡素化できます。
- 福利厚生: 複数のソースやデータベースを参照することなく、昇給、ボーナス、その他の福利厚生について把握できます。
- オンボーディング タスク: 従業員は入社時の書類作成やその他のオンボーディング タスクを完了でき、人事部は同じハブでこれらの項目のステータスを追跡できます。
最近では WFM は、これらの実際的なタスクを超えて、単一のインプットやアウトプットではなく時間の経過とともにデータを監視する「ワークフォース追跡」と呼ばれる分野に拡大しています。このタイプの機能の例には次のようなものがあります。
- 需要予測: 人員配置のギャップや変化を見据えて、潜在的な後任探しを開始できます。
- 労働力予算: 新しいプロジェクトを計画するか、従業員/チームの対応能力を評価して、成長ニーズを満たすために常に十分な従業員を確保できます。
- パフォーマンス監視: 従業員に関するパフォーマンスの詳細を追跡します (これは、他の人員配置領域に関する予測に役立ちます)。
- 従業員のスキルマッチング: 応募者または現在の従業員のスキルセットを特定し、最適な職務に配置できます。
- 資産追跡: 部門やチーム間で移動する会社のリソースを追跡します 。
通常、WFM には上記の内部リソース管理が含まれますが、サプライチェーン管理 (SCM)、ワークフォース資産マネジメント (WAM)、生産計画サービス (PPS)、フィールドサービス管理 (FSM) などの他の側面にも拡大できます。WFM にビジネスのすべての側面を含める必要はありません。しかし、これらの分野で効率化システムを導入する場合は、WFM によって標準化することで一貫性を保つことができます。
WFM システムにどの作業の分野を含めようと目標は同じで、生産性を最大化するために内部プロセスを合理化し、標準化することです。成功した場合 WFM システムはタスク管理ツールとして機能し、リスクの軽減、コンプライアンスの遵守、従業員のモビリティとアジリティの向上、定着率の引き上げ、最終的には社内チームの効率性の向上に役立ちます。
最近ワークフォースマネジメントの人気が高まっている理由
WFM の概念は 1980 年代に始まり、1990 年代にも形成され続けましたが、最近まではあまり人気を得ることはありませんでした。この人気の高まりのきっかけを理解するために、プロジェクト管理分野の数名の専門家と話をしました。
Tim Hiller, Consultant Relations Manager at Surety Systems offers the following explanation. “WFM is a hot topic right now because of it's immense impact on how a business operates and performs. Anything ranging from labor costs to employee satisfaction can fall under this umbrella, and companies that do it well can see huge cost savings and increased productivity within their workforce.”
一方で、ヒラー氏は次のように言います。「その重要性を無視した企業は、従業員のエンゲージメント、定着率、最終的には収益など、多くの分野で悪影響を受けることになります」
ヒラーはまた、Kronos Incorporated と Coleman Parkes Research による最近の研究も引き合いに出しました。この調査によると、米国企業は不要な管理タスクに毎年 6,870 億ドルも無駄に費やしていることがわかりました。そこで役に立つのが WFM (および WFM ソフトウェア) です。「テクノロジーを効果的に使用することで、多くのタスクは自動化するか、少なくともより効率的にこなすことができます」とヒラー氏は言います。「そして、そのテクノロジーはますますユーザーフレンドリーになり、あらゆる規模のチームにとってこれまで以上にアクセスしやすくなっています」
ヒラー氏によると、WFM に関する新しい関心を生み出す役割を担っているのは主にテクノロジーです。管理プログラムを自動化し、古いシステムの使用を減らすことで、従業員は社内データの追跡が容易になります。
We also talked to Charina Flores, Vice President of Human Resources at Barbelo Group. She credits the rapid rise of WFM software with making WFM such a hot topic: “Although many organizations recognize the importance of WFM, most organizations did not have the time and resources to correctly implement WFM across multiple disciplines,” she says.
「従業員の KSA を追跡し、ビジネス戦略や予測につなげる新しいテクノロジーの可用性と手頃な価格が、WFM へのアクセスを容易にし、人気を高めました」
フローレス氏はまた、企業が新しい組織システムを採用する理由として、労働力の高齢化、「ギグ市場」の台頭、フリーランスの労働者の増加などの情勢の変化も挙げています。「企業は、雇用とトレーニングへのアプローチを再考し、受動的であることをやめる必要があります。
最後に、WFM ソフトウェアを使用するとデータとメトリックを活用しやすくなるため、管理者はリソースを容易に追跡できるようになります。「WFM は、より優れた人材管理、より効果的な人材の採用と定着、最適なコストでのサービス提供、従業員のアジリティの向上、そして何よりも株主価値の向上につながります」とフローレス氏は言います。さらに、データを使用して WFM システムの効果を簡単に測定できます。
ヒラー氏は、今後 WFM が注目され続けると確信しています。「WFM ソフトウェアは常識になり、今後数年間、すべての企業がさらに大きな関心を寄せるでしょう」と彼は言います。「生産する商品や製品と同じくらい人的資本が重要であると認識している企業は、組織全体でポジティブな結果を得ることができます」
フローレス氏は同意しますが、リーダーシップと人事部門幹部の専門家には WFM の「戦略的」な部分を学ぶよう促します。「ほとんどの組織では、ビジネス戦略とどのように結びついているか、ツールやテクノロジーの使い方など、WFM の本質について深く理解できていません」と彼女は言います。「ビジネスと一致する戦略を持つ、スキルと意欲があり、アクセスしやすく、効率的に配置された労働力を構築することは、ビジネスパフォーマンスと財務的な成功にとってますます重要な差別化要因となります」
ワークフォース マネジメント ソフトウェアのメリット
もちろんシステムをゼロから設計することも可能ですが、システムを自動的に統合し、部門を超えて管理できる包括的な WFM プラットフォームは数多く存在します。ソフトウェア主導の WFM の鍵は最適化です。つまり、使いづらいシステム、複数のレコード、進化が遅いプロセスに依存するのではなく、ソフトウェアによる効率化を最大限に活用することを意味します。以下は、WFM ソフトウェアが提供するその他の主なメリットです。
- 可視性: プロセスとリソースを一目で把握できます。
- 自動化: 特定のプロセスを自動化するシステムによって、手動での更新に費やす時間を削減できます。
- スケジューリング アルゴリズム: WFM の大部分はスケジューリングであるため、アルゴリズムによってリソースを割り当てる時間とフラストレーションを削減できます。
- 拡張性: ほとんどの WFM ソフトウェアは成長するビジネス向けに設計されているため、拡大しても社内プロセスを整理できます。
- リアルタイムの評価: 四半期末まで従業員の評価を待つ必要はなく、パフォーマンスをリアルタイムで監視することで需要をより正確に予測し、雇用を進めることができます。
これらは、WFM プログラムを成功させることでチームが受ける多くのメリットのほんの一部に過ぎません。製品を選択する際には、ビジネスニーズを念頭に置いて (そして将来を見据えて)、最適なツールを選択してください。
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