ニーズに合った予算作成・管理用テンプレートの選択
予算作成・管理を行うためのテンプレートは、シンプルなものから非常に複雑なものまで各種ありますが、よく使われる代表的なテンプレートを集めました。もちろん、必要に応じてカスタマイズも可能です。
アカデミック クラブ予算
アカデミック クラブに限らず、クラブの活動は会費およびその他の収入 (資金調達金や寄付金) で通常は賄われます。クラブのゴール達成と管理運営のためにも、予算と実費をしっかり管理しましょう。このテンプレートでは、クラブの収入と支出を追跡管理できるだけでなく、予算と実費の差額もすばやく把握できます。
ビジネス予算
どんな規模の組織/団体でも、成長に欠かせないのが、ビジネス予算の策定です。どの項目で予算を増減すれば良いかが一目瞭然になれば、正しい戦略的決断を行えるようになり、結果として組織/団体を良好な状態へと導くことができるからです。このテンプレートには、損益計算を行うためのワークシートだけでなく、人件費と材料費を追跡管理するためのワークシートも含まれています。
大学生活の予算
親元から離れて大学生活を送る場合は、何かと出費がかさみます。学期ごとに収入と支出を管理して経済的に無理のない暮らしを送ることができれば、大学生活も充実したものになるはずです。このテンプレートには、一人暮らしをしている人が大学生活の予算管理を行うためのワークシートと、一人暮らしをスタートすることを考えている人が大学生活費の見積もりを作成するためのワークシートが含まれています。
部門予算
部門ごとに予算を作成すると、実績と比較できるのはもちろん、予算を達成するために具体的な行動計画を策定することにもつながります。前年対比ができるこのテンプレートでは、予算案が立てやすくなっています。
退職後の予算
退職後に必要な生活費がいくらか、ご存知ですか。年金だけで暮らしていくことができるのでしょうか。退職後に必要な生活費がわかれば、退職前にどのくらい支出できて、どのくらい貯蓄する必要があるかがはっきりします。このテンプレートには、退職後の収入源と生活費をシミュレーションするためのワークシートと、インフレ率に対応して退職後に必要な生活費総額を計算できるワークシートが含まれています。
家計簿
家計簿を付けると節約志向になり、貯金が増えると言われています。家計全体を総合的に見るには、年間家計簿として機能するこのテンプレートが役立ちます。月間家計簿として機能する家計費予算テンプレートと併せて使用し、最低 1 年間は家計簿を続け、毎月の収支を把握することから始めましょう。
詳細な予算
家計簿の付け方はいろいろありますが、ストレスになってしまうと長続きしません。1 か月が前半と後半に分かれていて、項目が詳細に設定されているこのテンプレートなら、収入と支出が管理しやすくなるのではないでしょうか。月間予算を決めて出費を抑えるためのワークシートだけでなく、主な項目別に出費内容を記録するためのワークシートも含まれています。
贈答品 (お中元・お歳暮等) 購入リスト
取引先、お客様、上司、恩人、先輩、先生、家族、親戚など、お世話になった相手や親しい人への贈答品は、リストとして記録管理することをお勧めします。金額ではなく気持ちが大事とは言え、プレゼント マナーを守りながら予算内で贈り物をするのに役立つのが、このテンプレートです。
住宅建築予算
新築、改築、増築、あるいは予定外の修築の場合でも、予算に合わせて計画を行えば、経済的な負担を大きくすることなく、理想の住まいを築くことができます。このテンプレートでは、材料費や人件費に対する予算と費用を入力するだけで、使える資金がいくらあるのかを確認できます。
家計費の予算
自分の経済状態が把握できると、旅行、車、住宅購入など、大きな買い物を計画的に行えるようになれる。これが、家計簿のメリットです。それにはまず、毎月の家計費の予算と実費を項目別に入力して追跡管理する必要があります。月間家計簿として機能するこのテンプレートと、1 年間の家計全体の収支をまとめて見れる家計簿テンプレートを併用して、お金を上手にコントロールしましょう。
マネー管理帳
1 か所で家計をすべて管理できるのが、このテンプレートです。月間家計簿として使用できるワークシートと、年間家計簿として機能するワークシートの他に、銀行口座のトランザクションを記録するためのワークシートも含まれています。
個人予算/家計予算
どんな場合にも予算を立てることは重要であり、これは私たち各自のファイナンスにも当てはまります。収入、支出、貯蓄を追跡して管理すれば、個人的なファイナンシャル ゴールの達成につながります。個人予算/家計予算を作成・管理するのが初めての場合でも無理なく使えるこのテンプレートで、自分の経済状況を把握しましょう。年間家計簿として機能するワークシートにデータを入力すると、ダッシュボードとして機能するもう 1つのワークシートに収入、支出、貯蓄の金額が視覚的なグラフとして表示されます。
プロジェクト予算
プロジェクトを成功に導くためには、正確な予算の作成と追跡が鍵を握っていますが、スコープやスケジュールが変化し続ける場合には特に、これは難しい課題です。しかし、このテンプレートを使用すれば、プロジェクトの各タスクに関連する人件費、材料費、固定費を予実管理できます。
シンプルな予算管理
個人予算/家計予算を作成・管理したくても「とにかく時間がない」という悩みを抱えている場合は、シンプルな予算管理表をすばやく作成できるこのテンプレートがお勧めです。収入金額を入力したら、支出はカテゴリを気にせず出費額を記入するだけで、残高が自動計算されるようになっています。
結婚式予算
結婚式は、準備から実際に挙式をするまで、時間も労力も費用もかかるものです。しかも、結婚式にかかるお金はピンからキリまであり、最終的な支払費用は見積費用より高額になりがちです。そこで、このテンプレートを使用して、「いくら払えるか」という現実的な予算を最初に立てることをお勧めします。結婚後の新生活に影響を及ぼさないためにも、結婚式は予算内で挙げたいものです。
週間予算
家計簿を付ける大切さは何度も説明しましたが、このテンプレートでは、週単位で家計の収支を入力して追跡できます。1 か月または半月単位で家計の予算を立てても、やりくりが上手くいかない場合には、週予算を立ててみましょう。
ゼロベース予算t
ゼロベース予算とは、最終的に「収入－支出＝残額ゼロ」になるように毎月の予算を組む方法です。慣れてくると、「収入－支出－預貯金＝残額ゼロ」、さらには「収入－支出－預貯金＝残額」になるように取り組むことが可能になります。ただ単にレシートの内容を転記するのではなく、このテンプレートを使用して収入や支出が持つ意味をより理解し、家計簿マスターになりましょう。
個人予算/家計予算を作成・管理する重要性
個人予算/家計予算を作成して管理することは、自分の経済状況を把握するためだけでなく、短期および長期のファイナンシャル ゴールを達成するためにも重要です。便利なテンプレートを使用して家計簿を効率的に続けることにより、ストレスフリーで自分のファイナンスを計画的にコントロールしましょう。
個人予算/家計予算の作成・管理では、以下を考慮に入れることをお勧めします。
- ゴールを設定する: まずは、短期および長期のファイナンシャル ゴールをリストアップします。次に、各ゴールに優先度を付け、どのようにして、いつまでに達成するかを考えます。短期のゴール (例: 車のローンを終わらせる) であれば 1 年未満で達成できる場合もあるでしょう。長期のゴール (例: 子供の教育費を積み立てる) は達成までに何年もかかることがありますが、根気よく続けるのみです。
- 出費を記録して追跡する: 予算を正確に立てるためには、少なくとも数か月 (できれば 1 年) は家計簿を付けて、何にどれくらい支払っているのかを把握する必要があります。予算を途中で変更することも可能ですが、自分の支出の傾向が分かっていれば、節約するときにも役立ちます。
- 予算をカスタマイズする: ニーズに合わせて予算をカスタマイズできるテンプレートを使用して、柔軟な家計のやりくりを行いましょう。予算を毎月しっかりと立てていても、予期しない支出はありえます。家計の予算は必要に応じて変更してもよいのです。
Excel テンプレートを使用して個人予算/家計予算を作成・管理する方法
それでは、Excel テンプレートを使用して、個人予算/家計予算を実際に作成・管理してみましょう。
まずは、「個人予算/家計予算テンプレートをダウンロードする」という上記リンクをクリックして、無料のテンプレートをダウンロードします。ファイルを開くと、サンプル データが入力されている「予算」および「概要」という 2 つのワークシートが含まれていることに気付くはずです。
データの入力は「予算」ワークシートで行います。このワークシートには、「収入」、「貯蓄」、「支出」という 3 つのセクションがあります。「収入」セクションのカテゴリは、以下のとおりです (カスタマイズ可能)。
- 給与
- 利子
- 配当金、売買益
- 償還差益
- サイドビジネス
- 年金
- その他
次の「貯蓄」セクションでは、短期および長期の貯蓄ゴールを入力します。このセクションのカテゴリは、以下のとおりです (カスタマイズ可能)。
- 臨時資金
- 給与振込口座からの自動積立
- 確定拠出年金 (個人型/企業型)
- 株式、債券、ファンド
- 教育資金
- その他
3 つ目の「支出」セクションでは、出費額を記入します。このセクションのメイン カテゴリは、以下のとおりです (サブ カテゴリを含め、カスタマイズ可能)。
- 住宅費
- 交通費
- 生活費
- 娯楽
- 健康・ヘルスケア
- 余暇/休暇
各セクションにデータを入力すると、セクションの下部に月ごとの合計がそれぞれ算出されるようになっています。また、カテゴリ別の 1 年間の合計が右側にも表示されます。
データのダッシュボード表示は「概要」ワークシートで行います。「予算」ワークシートに入力したデータは「概要」ワークシートで自動的に更新され、自分のファイナンス状況を視覚的に見ることができます。このダッシュボードには、以下が表示されます。
- 残高プラスの可能性: 「収入－貯蓄ゴール－支出＝残額ゼロ」であれば、現在のゴールを達成したことを意味します。現在のゴールを超えて貯蓄する場合は、「収入－貯蓄ゴール－支出＝残額」になるように目指しましょう。
- 収入 vs 支出: 総収入分のうち総支出がどれだけ示しているかが、棒グラフで表示されます。
- 収入 vs 貯蓄ゴール vs 支出: 総収入、総貯蓄、総支出の割合が、円グラフで表示されます。
Smartsheet テンプレートを使用して個人予算/家計予算を作成・管理する方法
プロジェクト管理・共同作業・コミュニケーション用ツールの Smartsheet は、スプレッドシート形式で使いやすく、役立つ機能も豊富に備えています。Smartsheet にも、あらかじめフォーマットされた個人予算/家計予算テンプレートが用意されており、毎月の予算の作成と管理を簡単に行えます。また、年間の予算、実費、差額も自動的に算出されます。Smartsheet が提供する既成のテンプレートは、誰でも簡単に使用できる一方、ファイル/リンクの添付、アラートの設定、ディスカッションの追加といった情報共有機能が強化されているため、シンプルさとパワフルさを両方とも備えた優れものです。
それでは、パワフルなテンプレートを使用して Smartsheet で個人予算/家計予算をすばやく作成する方法を見てみましょう。
1. 個人予算/家計予算テンプレートを選択する
1. Smartsheet にログインします (30 日間無料お試し期間を使用することもできます)。
2. [ホーム] タブの左上にある [新規作成] -> [テンプレートの参照] をクリックするか、または [+] タブ (新規追加) を選択します。
3. 上部にある検索用ボックスに「予算」と入力して Enter キーを押し、検索を開始します。
4. ここでは「家計簿_月間と年間」というテンプレートを選択し、右上にある [テンプレートの使用] をクリックします。注: [テンプレート カテゴリー] で [すべてのテンプレート (英語)] を指定すると、英語のテンプレートを豊富なセレクションから選択できます。
5. テンプレートを適用するシートに名前を付け、保存場所を選択したら、[OK] をクリックします。
2. 予算データを入力する
このテンプレートが適用された状態で Smartsheet シートが開くと、行列にはサンプルとしてデータ、添付ファイル/リンク、ディスカッションなどが既に入力されていることに気付くはずです。これらはプレースホルダーの役割をしているため、自由に変更することが可能です。
列の挿入や削除も簡単です。任意の列を右クリックし、[左に 1 列を挿入]、[右に 1 列を挿入]、[列の削除] を適宜選択してください。不要な行は、該当行のセルを右クリック (または行番号の右側にあるドロップダウン矢印をクリック) して [削除] を選択すると削除できます。注: 必要に応じて行を新たに挿入することも可能です。
- [予算項目] 列で、メイン カテゴリとサブ カテゴリの名前を必要に応じて変更します。注: このテンプレートでは、「総収入」と「支出」という 2 つのセクションが含まれています。貯蓄用のセクションを作成したい場合は、「支出」セクション内にある「投資 & 貯蓄」メイン カテゴリの行全体を選択し、希望の位置 (たとえば、「支出」セクションのすぐ上) までドラッグ アンド ドロップしてください。もちろん、右クリック メニューの [切り取り] および [貼り付け] (またはショートカット メニューの Ctrl/Cmd + X および Ctrl/Cmd + V) を使用することも可能です。
- [月間予算] 列で、各項目に対して毎月の予算を入力します。数式があらかじめ指定されているため、階層ごと (メイン カテゴリ別およびセクション別) に合計が自動的に算出されるようになっています。
- また、シートの左側にある [添付ファイル/リンク] 列のクリップ アイコンや [ディスカッション] 列のバブル アイコンをクリックすると、該当行の項目に添付ファイル/リンクやディスカッション コメントを直接追加することもできます。
- [コメント] 列には、自分用のメモや URL リンクを挿入すると便利です。
3. 毎月の実費を入力する
- 該当する月の列で、各項目に対して毎月の実費を入力します。家計簿を付け忘れないようにするために、リマインダー メールが送信されるように設定することも可能です。リマインダーを設定するには、下部の [アラート] タブをクリックし、[新しいリマインダー] をクリックします。リマインダー機能についての詳細は、こちらをクリックして確認できます。
- 夫婦、カップル、家族間で家計簿を共有することもできます。シートを共有するには、下部の [共有] タブをクリックし、共有先 (共同作業者) のメール アドレスを入力します。シートの共有権限 (閲覧専用または編集可) を指定することも可能です。[招待の詳細] をクリックし、招待メールの件名とメッセージをオプションで入力/変更したら、[シートの共有] をクリックします。共同作業者は、受け取った電子メール内のリンクからシートに直接アクセスできます (ログイン要)。
最も役立つ予算作成・管理用テンプレート
予算を作成して管理する習慣を付けると、職場でも家庭でも役立ちます。収支状況が明確になれば、将来に向けた経済的な改善および計画を効率的かつ効果的に行えます。プロセスを合理化し、金銭面で確実にコントロールするために、何度も再利用したり必要に応じてカスタマイズしたりできるのが、テンプレートです。適切なテンプレートを使用すれば、過去のデータを蓄積して今後の予算作成・管理に生かすことが可能です。
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