すべてを自動化: タスク自動化の究極のガイド

By Kate Eby | 2018年8月9日 (更新 2023年1月31日)

デジタル変革の動きは、リーダーが革新的なテクノロジーを使ってビジネス活動やプロセスを近代化することを推進しています。ロボット工学、人工知能 (AI)、予測分析は、社会に大きな影響を与えるデジタル テクノロジーのほんの一部に過ぎません。これらの現代の技術の進歩は、ワークフローから人的要因を取り除くことによって自動化を可能にします。当初、高度なテクノロジーは単調なタスクを自動化に置き換えることができましたが、テクノロジーの進歩に合わせて、より複雑な活動を自動化する機能も備えるようになりました。高度な技術を使用した実用的なタスクの自動化は、すべての業界で見ることができます。

この記事では、従来人間の知性を必要とした繰り返しのタスクを自動化するためのテクノロジーの応用について探ります。

タスクの自動化とは?

タスクの自動化とは、タスクを完了するために人間の関与を最小限に抑えたり、排除したりする現代のテクノロジーの応用です。空港の自動チェックイン機、ATM、ファスト フードの注文、処方薬の補充、サブスクリプション サービスなど、日常生活の中で多くの形態のタスク自動化を私たちは経験しています。これらの自動化により、プロセスの少なくとも 1 つのステップから人的要素が排除されています。たとえば、空港でチェックインを行う際、以前は搭乗券の受け取りや荷物の受け付けのために、乗客全員が列に並ぶ必要がありました。現在では、これらのタスクはテクノロジーによって自動化されています。搭乗券を自宅で印刷したり、空港の自動チェックイン機を使って取得したり、携帯電話に表示したりできます。多くの場合、人の介入はすべて、搭乗券や荷物の取り扱いから排除されています。

チャットボットは、個人やビジネスですぐに使用できるタスクの自動化の別の形式です。サポート チャットボットは、ビジネス Web サイトでユーザーの質問に答えたり、プロセスを通じてユーザーをガイドしたりするために利用できます。スキル チャットボットは、自宅で自動的にライトをオンにしたり、サーモスタットの設定を調整したりするために使用される場合があります。Amazon Alexa や Siri などのパーソナル アシスタント チャットボットは非常に人気があり、かなりの範囲の機能を提供しています。

携帯電話、タブレット、その他のスマート デバイスも、タスク自動化アプリを活用できます。人気のあるアプリの1つ、IFTTT (If This Then That) は、他のアプリやデバイスが互いに話し合うのを取得します。たとえば、Facebook の投稿にタグ付けされている場合、IFTTT は自動的に同じ投稿をツイートすることができます。

ビジネス タスクを自動化する方法

ビジネスの専門家は、適切なテクノロジーを使って簡単に自動化できるタスクを実行するために膨大な時間を費やしています。ビジネス タスクの自動化を開始するための 3 つのヒントを以下に示します。

  1. AI と機械学習 (ML) の最新情報を調べる。利用可能なツールと、AI とML に関する絶え間ない革新により、タスクの自動化に備えます。たとえば、チャットボットはナレッジ ベース コンテンツを活用し、インテリジェントなナレッジ ベースを構築することで、将来の自動化に備えます。

  2. 自動化できるタスク、特に自動化がカスタマー エクスペリエンスを向上させる繰り返しの活動を特定するため、プロセスを文書化または作成します。

  3. 日常的なタスクに取って代わるテクノロジー ソリューションを選択することで、スタッフはより収益を生み出し、価値のある活動に集中できます。たとえば、Hootsuite などのツールを使用すると、SNS の投稿を事前にスケジュールできるため、毎日手動で投稿する必要はありません。

目標は、できることは何でも自動化し、スタッフがより価値のある活動に集中できるようにすることです。

今すぐ自動化できる 10 のビジネス タスク

よくある誤解の 1 つは、タスクの自動化によってスタッフが解雇されるということです。実際、ほとんどの仕事の役割は、テクノロジーによって完全に置き換えられるわけではありません。むしろ、タスクやワークフローを自動化する際に、ジョブの役割を再定義する機会があります。従業員の生産性が向上し、コストを削減し、時間を節約して、効率を高めることができます。McKinsey Global Institute (マッキンゼー グローバル研究所) が発表した報告書によると、「個人が支払いを受けて行う活動の 45% は、現在実証されているテクノロジーを適用して自動化できる」ということです。

面倒で繰り返し発生するタスクは、自動化の主要な候補です。以下に、今すぐ自動化できる 13 のビジネス タスクを示します。

  1. レポート作成

  2. ソフトウェア/ハードウェア/テクノロジーのリクエスト

  3. 人事のリクエスト (従業員の採用/解雇)

  4. 予約のスケジューリング

  5. 請求書の支払い

  6. 請求書発行/会計

  7. ソーシャル メディアの投稿

  8. メールの返信、署名、並べ替え

  9. ワープロ機能 (テキストの置換、ファイルの名前変更など)

  10. データ マイニング

  11. 提案書テンプレート

  12. 顧客とのコミュニケーション

  13. ログイン資格情報とフォーム情報の入力

American Psychological Association (アメリカ心理学会) によると、「タスク間の移動で発生する精神的なブロックは、短時間であってさえ、生産的な時間の 40% ものコストを要する」とのことです。そうであれば、可能な限り自動化しない理由はありません。会社が自動化すべきタスクを決定するには、人間ではなくテクノロジーを使用することで生み出すメリットと、従業員が他の活動に焦点を当てることで提供できる価値を考慮してください。

タスクの自動化のメリットを受けられるのは誰か?

すべての産業の業種やビジネス部門のビジネス専門家は、タスクの自動化のメリットを得ることができます。たとえば、McKinsey Institute (マッキンゼー研究所) は、マーケティング エグゼクティブの時間の 10 ~ 15% は「現在実証されているテクノロジーを適用することで自動化できる」と見積もっています。

 

Jen Holtvluwer

Technology marketing executive Jennifer Holtvluwer utilizes task automation to encourage social selling that engages buyers and increases brand awareness. “Marketers tasked with growing voice share for a challenger brand understand the power of employee advocacy,” she says. “Leveraging the networks of your employees is one way to expand brand recognition — and having consistent messages to share externally is crucial for success.”

「SNS 投稿にタスクの自動化を活用することで、従業員はブランド化された適切なコンテンツを提供し、数秒で簡単にソーシャル プロファイルでの共有ができます」と Holtvluwer 氏は付け加えます。「EveryoneSocial のようなプラットフォームを使い、ソーシャル チャネルを活用してブランド認知度を高める際に、タスクの自動化を非常にシンプルで迅速に行いました。」

法律事務所からセールス チーム、マーケティング専門家まで、現代のテクノロジーを使って自動化できる活動は無限大です。

産業・部門 タスク
法務 データ マイニング
保健医療 患者のスケジューリング、予定のリマインダー、処方薬の補充
政府 建築許可、ライセンス
教育 クラス登録
セールス リード創出
マーケティング メール テンプレート、SNS 投稿の統合、コンテンツ シンジケーション
経理部 自動支払い
IT データ バックアップ、ネットワーク管理、PC メンテナンス、アプリ/プログラムのアンインストール、ファイルの一括変換、アカウントの作成、ファイル転送、データ抽出
人事 給与計算のスケジューリング、候補者の採用
開発・プログラミング ファイルをコピーし、繰り返しのアクションを実行するためのスクリプト、画像の最適化
 
カスタマー サポート 調査・アンケート

 

適切なタスク自動化ツールを選択する方法

ほぼすべてのビジネス部門のタスクを自動化するために、専用のデスクトップ ツールやクラウドベースのツールが開発されています。ほとんどの組織に役立つツールのリストを以下に示します。

ツール タスク
Hootsuite ソーシャル メディアの投稿
Dropbox データ バックアップ
Google アナリティクス ウェブ トラフィック レポート
Gmail 電子メールの自動返信
Wordpress ブログ投稿のスケジューリング
Google アラート 検索用語の調査
Microsoft Office 検索/置換、ファイルの名前変更規則
Windows フォーカス アシスト MS Windows アラートの管理
SurveyMonkey

顧客アンケート・アンケート、データ収集


ツールの選択はビジネスの業種やニーズによって異なりますが、ソフトウェアの選択プロセスでは、ビジネス ニーズをサポートする基準のリストを作成します。一般的なタスク自動化機能には、次のものが含まれます。

  • 簡単に使用できるドラッグアンドドロップのインターフェイス

  • 他のツールとの統合

  • ウェブおよびモバイル デバイスによるアクセス

  • 検索機能とレポート機能

  • 電子メールやアラートによる自動通知

  • 定期的なタスク スケジュール

  • 週末と休日を考慮したリアルタイムのスケジューリング

  • コーディングなしで構成する機能

タスク自動化のメリット

人工知能とロボット工学は、ビジネスや個人的な生活の中で行うすべてを改善しようとしています。上位のエグゼクティブは、プロセスとタスクの自動化を効率を高める最優先事項としてランク付けします。さらに、人工知能、ロボット工学、予測分析を活用した革新的なテクノロジーにより、スタッフはすべてのビジネス機能を自動化できます。適切なツールを使用することで、企業はタスクの自動化により次のメリットを享受できます。

  • コスト削減

  • 生産性の向上

  • システム可用性の向上

  • 精度と信頼性の向上

  • パフォーマンスの向上

  • 人材の利用可能性の向上

  • 価値の高い戦略的活動への集中の強化

 

Mike Palazzolo

Mike Palazzolo, Owner of Fintentional, relies on task automation for appointment planning: "Automating the task of scheduling client appointments is a major time saver for everyone. I use Calendly. Automation reduces the time I spend scheduling appointments, provides clients the flexibility to schedule at any time, and allows me to efficiently balance my day between appointments and office work."

タスク自動化の過去と未来

コンピューターの自動化は、50 年以上前にバッチ ジョブを実行できる最初のオペレーティング システムで始まりました。テクノロジーは長年にわたり進歩を続け、今日では、さまざまなタスク、アクティビティ、ビジネス プロセスを自動化するための何万ものツールが利用されています。

McKinsey Institute (マッキンゼー研究所) が行った調査によると、「職種の 60% が、構成活動の 30% 以上を自動化している可能性がある」とのことです。これは、ロボットが仕事を引き継ぐという意味ではありませんが、そのテクノロジーは日常的で複雑なタスクを簡単に自動化できるため、より多くのビジネス価値を提供する役割を再定義できます。ロボット工学や人工知能がよりスマートになり、日常生活に組み込まれるのを見ると、タスクとプロセスの自動化は従う価値のある傾向でしょう。

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