プロジェクト管理においてリソース計画が重要な理由
リソース管理は、プロジェクト管理に不可欠なプロセスであり、大企業から小規模なスタートアップまで、人事管理の中核的な活動です。プロジェクトを管理するには、リソースを管理する必要があります。プロジェクトが新しいソフトウェア機能を開発する場合でも、新しい建物を建設する場合でも、リソース計画はプロジェクトの最終結果に直接貢献します。リソースが過剰なプロジェクトでは時間が無駄になり、リソースが少なすぎると重要なマイルストーンが見つからないリスクがあり、間違ったリソースを使用するプロジェクトは期待に応えられません。プロジェクト マネージャーは、正確なプロジェクト計画を作成する前に、プロジェクトが必要とするリソースとプロジェクトがすでに持っているリソースを理解する必要があります。
リソース計画、割り当て、管理のトピックは、多くの場合、人事管理 (HRM) や計画に共通する活動を計画する人に関連します。人材管理とは、人材の獲得、トレーニング、制御、管理、測定のアプローチであり、人材計画とは、トレーニング、報酬、安全性、コミュニケーションなどの人々の活動をサポートすることで、ビジネスや組織に付加価値を生み出す戦略です。リソース プランニングは、以下を含むさまざまな業界やアプローチにも関連しています。
- エンタープライズ リソース プランニング (ERP): ERP とは、企業 (会計や人事など) の異なる機能と、製造業や製品開発、ビジネスや組織のサービスサイド機能を組み合わせたビジネス プロセスと情報の組み合わせを指します。ERP ソフトウェア (Microsoft Project など) は、フォーチュン 500 企業や製造業を含む何千ものプロジェクトの業務を拡大する大企業でのリソース計画活動をサポートしています。
- 資材所要量計画 (MRP): 在庫、生産、スケジューリングの計画および管理システム。MRP は、マスター生産スケジュールを、土木、商業施設、製造業界で使用される原材料の詳細な内訳に変換する材料リソースを扱うアプローチです。製造・リソース計画 (MRP II) は MRP を標準に置き換え、ERP は人事や財務活動に対応するために参照を拡大しました。
- ユーティリティ リソース計画:この活動では、ユーティリティ リソースが満たす需要(たとえば、天然ガス、リソースの信頼性、利用可能なリソースのコスト、考慮すべき政府の方針と規制)を見積もります。
- 統合リソース プランニング (IRP): 政府機関、業界の擁護団体、開発者、その他のプロジェクト関係者と協力して開発されたユーティリティ リソース計画に使用されるロードマップ ツールの一種。
- 天然資源計画: 土地、水、土壌、植物、動物などの天然資源の管理を指します。対照的に、流通リソース計画 (DRP) とは、サプライチェーン内の注文を計画する方法を指します。
アジャイル リソース計画テンプレート
このリソース キャパシティ計画テンプレートには、アジャイル ソフトウェア プロジェクト スプリントのリソースを視覚化して計画するためのガントチャート機能が含まれています。このテンプレートを使用して、ソフトウェア開発リソースを数量とスキルの種類 (PM、アナリスト、開発者、デザイナー、製品マネージャー、管理者など) でグラフ化します。テンプレートを変更して、アジャイル スプリント カレンダー全体でのチームの時間と活動の分布を表示します (このテンプレートでは 2 週間間隔で表されます)。
リソース計画プロセスの最適化
プロジェクト リソース プランニングでは、人材、資材、設備、財務資本など、さまざまな種類のリソースを割り当て、活用します。「リソース」という用語は、一般的に、プロジェクト マネージャーやビジネスが製品やサービスを提供するために依存するすべてのことを意味します。この例の文脈では、用語は人材を意味します。人材計画は、物理的なリソース計画とは異なります。
まず、プロジェクト スケジュールのリソース要件を特定します: プロジェクト タスクを完了するために必要なスキルを持つ人材の種類は何ですか? 社内の従業員を使用するか、外部ベンダーの契約リソースを使用しますか? チーム メンバーに仕事の力を与える材料、ソフトウェア、設備はありますか? このステップでは、プロジェクトの役割と責任を文書化し、コンピテンシーに基づいてプロジェクト チームを整理し、変化と関係を管理するためのリソース管理計画を作成します。
次に、プロジェクト スケジュール全体で必要なリソースのコストと期間を決定します。プロジェクト管理ソフトウェアを含むリソース予測テクニックとツールを使用して、最適化されたリソース計画の作成を支援します。必要なコンピテンシーの範囲 (プロジェクト タスク別) を決定し、プロジェクト範囲を変更したり、追加のトレーニングを計画したり、テーマの専門家を提供したりする必要があるかどうかを判断します。このステップは、定量的 (以前のプロジェクトスケジュール、予算とレポート、データ分析などの情報を使用するという点で) と定性的なステップの両方です (人員計画コンポーネントが原因)。
最後に、リソーススケジュールとカレンダーを作成し、プロジェクト スケジュール全体を期限内に完了するためのリソース要件があるかどうかを判断します。What-if シナリオを予測して、最悪の場合のリソース管理シナリオを決定します。個々のプロジェクト リソース アクティビティをリスト化し、すべてのタスクが特定のリソースに割り当てられていることを確認します。
スプレッドシート ソフトウェアを使用してリソース計画を作成する方法には限界があります。データを手動で管理することで、エラーを予測する可能性が高くなります。プロジェクト リソース計画は生きたプロジェクト文書であるため、データのリアルタイム分析は成功に不可欠です。スプレッドシートのリソース計画を上書きまたは削除したり、分散プロジェクトチーム全体で複数のバージョンを作成したりするリスクが高くなります。スケジュールを維持し、リソースの計画と管理を最適化するために、プロジェクト管理ソフトウェアへの投資を検討してください。
プロジェクトリソース計画テンプレート
このプロジェクト リソース計画テンプレートは、複数の種類のプロジェクトおよびポートフォリオ管理シナリオに使用します。プロジェクトの起源から実行まで、各プロジェクト フェーズに基づいて簡単に分析できるように、人事と非人材 (資材や設備など) を別々のセクションにスケジュールします。フルタイムの従業員、フリーランスのコンサルタント、臨時人員配置、ソフトウェア、ハードウェアなどのコストを計画し、見積もります。
リソース プランニング ツールとテクニック
リソース管理ソフトウェアツールを使用すると、タスクを自動化し、予算に対する勤務時間を追跡したり、色分けされた視覚化チャートを提供して不足しているリソースをリアルタイムで監視したり、ポートフォリオ マネージャーが複数のプロジェクトやチーム間で what-if シナリオを追跡するための全体像データを共有したりできます。リソース管理戦略には、プロジェクト チームを整理し、管理するためのさまざまなプロセスが含まれます。
リソース プランニングとは、締め切りや予算の制約下で製品やサービスを開発するために、人間と非人材を戦略的に使用することです。ソフトウェア ツールはリソース計画を簡素化するのに役立ちますが、プロジェクト リソース管理のための人的要素は、管理するテクノロジー以上のものを必要とします。以下を含む、リソース計画とプロジェクト チームの管理を支援するさまざまなテクニックが存在します。
- リソース ミーティング: 短く、頻繁に行われるアクション指向のミーティングでは、プロジェクト マネージャーがリソース計画に関連する役割と責任について話し合うフォーラムを提供します。会議では、重要なプロジェクトの活動やタスクに関する事実に基づく情報と短期的な計画を共有することに重点を置いています。これらのミーティングは、プロジェクト文化を生み出し、リーダーシップに是正措置と明確化を頻繁にコントロールするのに役立ちます。
- リソース平準化: これは、リソースの過剰割り当てによって引き起こされる競合を解決するために、時間の経過とともにプロジェクトのスケジュールを調整することにより、リソースの割り当てを最適化する手法です。PMBOK ガイドによると、これらのプロジェクトスケジュールの調整はクリティカル パスに影響を与える可能性があります。
- リソースのスムーズ化: クリティカル パスに影響を与えることなく、フリー フロート (または合計フロート) を使用してリソースの割り当てを最適化する手法。PMBOK は、フリー フロートを「プロジェクトの終了日を遅らせたり、スケジュールの制約に違反したりすることなく、スケジュール活動を早い開始日から遅らせたり延長したりできる時間」と定義しています。
- リソースの可用性と使用状況: プロジェクトに割り当てられたリソースが実際に利用可能であることを確認するためのリソース計画手法。これは、使用するコストを計算し、計画されたリソースと実際のリソースの使用を監視し、是正措置を取ることで行われます。
- リソース キャパシティ プランニング: リソース計画を監督し、複数のプロジェクトを管理するポートフォリオ マネージャーが使用する計画手法。キャパシティ プランニングでは、割り当てられたリソースが新しいプロジェクトを完了するのに十分かどうかを判断し、既存のプロジェクト チームでリソースの量または熟練した人材のレベルが十分かどうかを判断します。
リソース計画図とは何ですか?
リソース計画ソフトウェアには、プロジェクト マネージャーがプロジェクト スケジュールのリソースを視覚化、計画、管理するのに役立つガントチャートや RACI (責任、説明責任、コンサルティング、情報に基づいた) 図などのリソース計画チャートを作成する機能が含まれています。プロジェクト マネージャーは、ガントチャートなどのリソース計画チャートを使用して、クリティカル パス、プロジェクト スケジュールを通じて一連の活動を表示する色分けされたネットワーク図、各タスクの期間、最初のプロジェクトアクティビティの開始から最後のアクティビティの終わりまでの最長の経路を見つけます。PMBOK ガイドでは、クリティカル パス法 (CPM) を使用して、プロジェクト スケジュールの可能な限り短い期間を決定することをお勧めします。
スタッフ リソース計画テンプレート
リソース管理では、プロセスと参加を明確にするために、プロジェクト チームにタスク、役割、責任を割り当てます。このリソース計画テンプレートは、RACI マトリクスとヒストグラム機能を組み合わせたものです。これらのツールを使用して、プロジェクトの活動を視覚化して計画し、スタッフのリソースに基づいて最適化されたプロジェクト スケジュールを作成します。
リソース管理計画で取り上げる内容
リソース計画は、リソースの割り当て、制御、および使用方法をガイドします。この実用的な機能に加えて、リソース管理計画は関係者の賛同を得て、プロジェクト予算を承認するのに役立ちます。物理的なリソース管理計画は、プロジェクト マネージャーに資材や設備の使用を助言します。人材計画では、プロジェクトの完了に必要なスキルを持つ人の種類と、特定の活動の量、コスト、スケジュールされた期間を指定します。プロジェクト計画を導入する前に、リソース計画を変更して整理し、すべてのプロジェクト タスクを適切な担当者に割り当てます。健全なリソース計画には、次の情報が含まれます。
- リソースの識別: 必要な人員または資材リソースの種類、名前、タイトル、ソース (契約されている場合)、割り当てられたプロジェクト チーム。
- リソース コスト: 直接的または推定されたリソース コスト。
- リソース要件: 利用可能なリソース (利用可能な時期、条件、利用可能期間など) に関する情報。
- 役割と責任: 人材リソースがプロジェクトに対して実行する特定の機能。この情報には、意思決定や承認権限など、リソース権限がリスト表示される場合があります。
- リソース数量: このタイプのリソースの量 (労働時間、設備、資材の量など)。
- リソースの状態: リソースの現在の状態 (計画、要求、承認、拒否、割り当て、確認済み)。
- リソースの場所: 仮想リソースや共同チームなど、リソースの場所。
- リソース組織: プロジェクト チームと他のプロジェクト チーム リソースとの関係をグラフィック表示します。
- リソース カレンダー: 予定されている勤務日、シフト時間、さまざまなプロジェクト マイルストーンの開始日と終了日、および予定されている休日。リソース カレンダーは、特定のリソースの作業期間を識別します。
- リソース問題ログ: 熟練したリソースの獲得など、リソース計画の課題に関する情報や、プロジェクトのリソース計画を順調に進めるために働いた問題解決のステップ。
リソース予測とは何ですか?
リソース予測とは、リソースの量と、プロジェクトの計画、割り当て、および実際のリソースのコストを見積もるために使用される条件とイベントを定量的に評価することです。この予測は、リソース計画の作成時に利用可能な情報に基づいています。アクティビティ期間の見積もりでは、各プロジェクトのアクティビティにかかる時間を予測します。これは、時間、週、日、または月で表現され、必要な人材リソースのコストと量を決定するのに便利なテクニックです。PMI では、PMBOK ガイドに以下を含むさまざまな予測ツールとテクニックが記載されています。
- ボトムアップ見積もり: 作業範囲全体の集計内訳から、個々のプロジェクト アクティビティ期間などの小さな詳細をリソース別に評価します。この手法を使用して、リソース コストと消費の下位レベルの見積もりをすべて加算して、個々の割り当ての期間、または熟練したリソースのコストを予測し、総見積もりを決定します。このプロセスは正確ですが、時間がかかります。
- 公開データの参照: 公開されたレポート、業界誌の記事、PMI などの組織の公開データを活用して、このデータを使用してリソース予測を作成し、見積もりを作成します。これは類似する見積もりの一種で、PMBOK で「類似するアクティビティやプロジェクトの過去のデータを使用して、アクティビティやプロジェクトの期間やコストを見積もるテクニック」として定義されます。
- パラメトリック見積もり: プロジェクト管理ソフトウェアは、パラメトリック見積もりを実行するアルゴリズム機能を備えています。このツールを使用して、プロジェクトのリソース パラメータと過去のデータに基づいてリソース コストを予測したり、リソース期間を見積もったりします。
- 3 ポイント見積もり: 3 つの見積もりの平均を適用して、現実的な見積もり、楽観的見積もり、プロジェクト労働の最悪のシナリオ見積もりを使用して、リソース コストを予測します。
チーム リソース プランニング テンプレート
このテンプレートを使用して、ヒートマップの視覚化を使用して、プロジェクト チームの帯域幅 (勤務時間と表現) を予測します。勤務時間のリソース割り当てに基づいて、チームの可用性を反映するようにテンプレートをカスタマイズします。これは、チームの需要を計画および管理し、割り当てられ、活用されたプロジェクトの時間に基づいてデータをすばやく入力できるように設計されたリソース活用ツールです。
チーム リソース プランニング テンプレートのダウンロード – Excel
Smartsheet によるリソース プランニング作業の改善
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