あらゆる種類のプロジェクトがスクラム ミーティングの恩恵を受けることができます
スクラムはソフトウェアだけに向けたものではありません。スクラムはほとんどあらゆるプロジェクトに適用し、成果を向上することができます。実際、2013 年の Scrum Alliance の調査によると、スクラムを使用している回答者の半数以上が、法執行機関、医療、小売業など、IT 以外の業界にいたことがわかりました。
アジャイル手法はリーン製造技術から生まれたものです。デイリー スクラム ミーティングの最も有名な例の 1 つは、英国枢密院の立ったまま行われる毎日の会議です。
では、どのようにして独自のデイリー スクラムを確立すればよいでしょうか？いくつかの主要なステップに分割してみましょう。
プロジェクト管理ガイド
プロジェクト管理のすべてが一元的に
プロジェクト管理の取り組みを向上させる準備はできていますか？作業をより効果的に管理するためのヒント、ベスト プラクティス、無料のリソースについては、包括的なプロジェクト管理ガイドをご覧ください。
スクラム ミーティングのフレームワークを設定する
スクラムの習慣に適切な基盤を構築するには、デイリー スクラムの適切な使い方を理解し、リーダーシップのサポートを得る必要があります。
アジャイル ソフトウェア開発の文脈では、デイリー スクラムはスプリント内で実施されます。スプリントは、通常 2 〜 4 週間の作業期間です。スプリント中に、製品バックログからの事前定義された一連の要件に取り組み、ソフトウェアの新しいイテレーションを作成します。
スクラム アプリケーションに関係なく、スクラム ミーティングは特定の集中的な作業期間に実施され、その他の日常の業務、プランニング、ステータス ミーティングとは異なることに注意してください。特定の作業を大きく前に進める機会以外のタイミングでスクラム ミーティングを行うことで、集中期間の価値を損なわないようにしてください。
デイリー スクラムでは、チーム メンバーが前日に何を達成したか、その日に何を計画しているか、どのような障害に直面しているかについて話します。このプロセスは、上司やマネージャーが各チーム メンバーから報告を受けるトップダウンではありません。焦点は共同作業であり、チーム メンバーが互いにコミットメントすることです。
スクラム チームのメンバーを決定する
スクラム チームは 10 人未満、理想的には 5 〜 7 人が最適に機能します。人数を限定することでコミュニケーションが容易になり、仲間意識と所有権の共有が促進されます。
プロジェクトが大規模な場合は、作業を分割して複数のチームを作成することでスクラム ミーティングを拡張できます。各チームは独自に デイリー スタンドアップ ミーティングを行い、1 人の代表者を「スクラム オブ スクラム」ミーティングに送り、そこですべてのチームの作業が調整されます。
スクラム チームには 3 つの役割があります。
スクラム マスター はチームのコーチの役割を果たし、問題の解決と作業の促進を行います。チームが行っている作業について深く理解する一方で、スクラム マスターは上司の役割を果たす従来のプロジェクト マネージャーではないことに注意する必要があります。スクラム チームは自立したチームです。
プロダクト オーナーはユーザーや消費者など、作業の主要な関係者の代表であり、チームに広範なビジョンや目標を伝えます。ビジネスの根拠を理解し、仕事に優先順位を付けます。また、プロダクト オーナーは、スクラム チーム以外の関係者ともコミュニケーションを取ります。アジャイル コミュニティでは、プロダクト オーナーがデイリー スクラムに参加すべきか否かについて議論がありますが、多くのエキスパートは「参加すべき」としています。
チーム は、異なるスキルセットを持つ人々で構成されています。チームは機能横断的であり、お互いを強化します。最高のチームは緊密に連携しており、同じ場所に所在します。スクラム チームのメンバーは、お互いを助け合い、チームの優先事項を第一に考える必要があります。
チーム外の人の役割
これらのメンバーはすべてスクラム ミーティングに参加します。チーム外の人がミーティングへの参加を希望する場合や、参加する必要がある場合もありますが、チームが目標に焦点を当てることを妨害しないよう議論には参加しません。スクラムを確立したばかりの時期は、デイリー スタンドアップに部外者を参加させることを控えるべきかもしれません。
チーム メンバーは自分が見せ物になっていたり、組織の他の部門のマネージャーや関係者から評価されていたりするように感じ、課題や障害について正直になれない可能性があります。参加者を制限することで、プロジェクト ライフサイクルの初期や特に不安定な時期に、スクラムメンバーの信頼と自信を築くことができます。
スクラムをどこで、いつ実施するかを決める
効果的なスクラム ミーティングを実施する次のステップは、流れを把握することです。毎日のスクラムを毎日同じ時間に同じ場所で開催することで、習慣の力を強化できます。多くのスクラムのベテランは、全員が 1 日の作業内容を明確に把握できるように、その日の初めに実施することを推奨しています。1 日の中でチーム メンバーのシフトがずれている場合、全員が揃っている 1 日の中盤を選ぶこともできます。
ミーティングに最適な場所は、作業のステータスを示すスクラム ボードをミーティング中に確認および更新し、後で参照できるチーム作業エリアです。分散型のチームは複数の理由でスクラムにとって理想的とは言えませんが、チームが分散されている場合は、オンライン ボードで同じ目的を果たすことができます。リモートのチーム メンバーがいる場合は、初日までに電話やビデオ会議でスクラムに参加できるように準備してください。ビデオ会議の声が聞こえかったり割れて聞こえたりする場合や、画像が乱れる場合ほど勢いやエネルギーを損なうものはありません。
厳しい時間制限を設ける
次は、デイリー スクラムの制限時間を決めます。スクラムの鉄則は、非常に短く (15 分以内) にするということです。スクラムの目的は、プラニングや技術的詳細を深掘りすることではありません。順調に進めるために、チームによっては巨大なタイマーを用意したり、全員が見ることができるアプリケーションを使用したりします。
スクラム ミーティングの情報交換ですぐに解決できない問題が発覚した場合は、その問題に直接関わるメンバーの間で、ミーティング後に個別に議論するようにします。これはサイドバーやパーキング ロットと呼ばれることもあります。迅速に進むように、スクラムは伝統的に立った状態で行われます。電話やその他のデバイスを禁止して、注意が散ることを最小限に抑えます。
チーム メンバーは何を話すか
実際、デイリー スクラムでは、従来の意味 (または時間配分) でのアジェンダはありません。ミーティングでは、各参加者が 3 つの質問に答えます。
- 昨日何をしたか？
- 今日は何をする予定か？
- 進捗を妨げる障害はあるか？
スクラム マスターは障害をメモし、ミーティング後にその問題を解決します。
メンバーが話す順番について事前に合意します。スクラム マスターなど、特定の人に任せて決めてはいけません。そうしないと、スクラムの自己組織化の原則に反し、チームがスクラム ミーティングを実施しているという感覚が得られなくなってしまいます。
時計回りに回したり、逆時計回りに回したりと、話す順番を決める方法はさまざまです。ボールなどのトークンを渡し、それを投げて回すことを楽しむチームもいます。もう 1 つの方法は、到着順に話してもらうか、数字が書かれたカードを引くことです。また、タスクボードに沿って、右側 (最も完了に近い) と上 (優先度が最も高い) の項目から始めて進めていくこともできます。メンバーは、所有する項目が議論される時に話します。
音楽で合図する
スクラムに一種の古典的条件付けを取り入れ、ミーティングの開始時と終了時にちょっとした合図を出すことでエネルギーを高く保つことができます。
ボブ・マーリーの「Get Up, Stand Up」などの曲をデイリー スタンドアップの始まりの合図にしているチームもありますし、たいていのチームはスクラム ミーティングをキャッチ フレーズで締めくくることを好みます。素晴らしい「Get Ready to Scrum」のプレイスリストをご覧ください。
立ち上げ準備
デイリー スクラム ミーティングの基本ルールと流れを決めたら、チームを集めて詳細を議論しましょう。この議論を最初のスクラムで行わないでください。焦点を非常に狭く絞るというミーティングの成功の鍵から逸れてしまうためです。
効果的なスクラム ミーティングには、慣らし運転の期間というものはほぼありません。最初から成功を感じるはずです。この方法に関して経験を積んだ進行役やスクラム マスターがいると、チームはサイドバーで行うべき議論で行き詰まったり、簡潔に 3 つの質問に取り組まないなどの一般的な落とし穴を避けることができます。
しかし、ミーティングをガイドするスクラムのベテランがいなくても、核となる原則に忠実に従うことで、効果的なデイリー スクラムを素早く確立できます。魔法が解けてしまうリスクがあるため、少なくともプロセスの初期には、変更したいという誘惑に打ち勝ってください。
トラブルシューティング
しかし、スクラムが期待したように上手くまとまらない場合は、いくつかの一般的な問題の 1 つが原因であると考えられます。それらの問題を紹介し、潜在的な解決策をいくつか簡単に説明します。
- スクラム マスターに焦点を当てる - 効果的なデイリー スクラムの主催者は、同僚同士のコミュニケーションの重要性を強調します。特に新しいスクラムの場合、一般的な落とし穴の 1 つは、メンバーがスクラム マスターに向かって話してしまう傾向があることです。チームメイトに焦点を当て直し、お互いに対してコミットするために、スクラム マスターは意図的に話者と目を合わせないこともできます。もう 1 つのテクニックは、スクラム マスターが輪の外に立つことです。
- ミーティングの脱線 – 雑談、話者が問題を詳細に掘り下げすぎること、サイドバーに適したトピックで会話が行き詰まることなどが問題です。リマインダーとして「オフラインで話そう」というフレーズを使うチームもあります。または、2 つの手のルールを試すこともできます。ミーティングがトピックから外れたと思った人は手を挙げます。2 人目が手を挙げたら会話を止め、スタンドアップを通常の流れに戻します。
- 質問に焦点を当てない — スクラム ミーティングは、上記の 3 つの質問を中心に展開しないと効果を失います。スクラム マスターは、ミーティングの初めから新しい要件や発生したばかりのプロジェクトの変更について話したいと考えるかもしれません。これによって必然的に新しいニーズに対処する方法についての議論につながり、質問は無視されます。
- 同様に、スクラム マスターが同僚同士のコミュニケーションを犠牲にして会話を仕切ったり「回し」たりすると、共同作業の雰囲気が損なわれてミーティングの効果が失われます。質問に固執することで、スクラム ミーティングの焦点をプロジェクトの目標に向かってチームを前進させることに絞ります。
- メンバーが遅刻する、準備をしてこない、話す気がない - これらはデイリー スクラムを停滞させ、エネルギーを失わせます。スクラムの精神を損なうため、懲罰的な措置は避ける必要があります。より良い対策は、話者の順番を決める方法や質問の表現方法を変えること (昨日何を「した」かを代わりに何を「達成した」か、何に「コミットした」かで尋ねる) で変化を取り入れることです。チームにおける信頼や結束の欠如、コミュニケーション不足、労力の重複、スクラム マスターによる詳細な管理、解消されない障害など、より深い問題がある場合は、スクラム ミーティングを数日間停止し、根本的な問題に対処することを検討してください。これによって、デイリー スクラムは時間の効果的な使用方法ではないという認識を生んで状況が悪化することを避けられます。
スクラム ミーティングを開始し迅速に終わらせるためのチェックリスト
- 基礎を築く
- 経営陣からのサポートを受ける
- スプリントに適した作業を特定する
- チームを形成する
- スクラム メンバーを特定する
- 人数を 10 人以下に抑える
- スクラム マスターとプロダクト オーナーの各役割を割り当てる
- ロジスティクスの把握
- 作業エリアの近くにミーティングを常に開く場所を選ぶ
- スクラムの開始時間を設定する
- リモートの参加者がいる場合は、ビデオ/電話会議の手段を用意する
- ボードで作業ステータスを示すとともに、タイマーを用意する
- 音楽などの儀式的な合図で開始と終了を意識する方法を検討する
- メンバーが交代で話者となる方法を選択する
- チームの方向付け
- チームと立ち上げ前のミーティングを開く
- スクラムの目的を説明する
- スタンドアップを日次で行う基本ルールを概説する
- 毎日 3 つの質問を設定し、それらについて話し合う
- 自分自身が取り組むプロジェクトについて話し合う
- 補足として保存すべき話題の例を挙げる
- 必要に応じたトラブルシューティング
- 数日後の進捗を評価する
- メンバー同士が直接コミュニケーションできるようにする
- メンバー全員が 3 つの質問に回答したかどうかを確認する
- スクラムが順調に進み、時間内に終わるかどうかを確認する
- これらに問題があれば、修正する
Smartsheet を利用してスクラム ミーティングとプロジェクトを順調に進める
シンプルなタスク管理やプロジェクト プランニングから、複雑なリソース計画やポートフォリオ マネジメントまで、Smartsheet は共同作業の改善と作業速度の向上に役立ち、より多くの成果を上げるのに効果的です。 Smartsheet プラットフォームなら、いつでもどこでも簡単に作業の計画、保存、管理、およびレポート作成が可能なため、チームはより効率的かつ効果的に仕事を進めることができるようになります。作業に関して主要なメトリックを表示したり、リアルタイムの可視性を提供したりするために、ロールアップ レポート、ダッシュボード、および自動化されたワークフローを作成する機能も装備されており、チーム メンバーをつないで情報共有を促進することが可能です。 やるべきことを明確にすると、チームの生産性と作業達成能力が向上します。ぜひこの機会に Smartsheet を無料でお試しください。