クリエイティブプロジェクト管理ソフトウェアの 5 つの必須機能
クリエイティブな専門家のチームを管理する際に、プロが何を使うのか知りたいと思いませんか？クリエイティブプロジェクトのマネージャーに、プロジェクト管理ソフトウェアに求めるトップ機能についてのインサイトを共有してもらえるようにお願いしました。以下はその内容です。
1. シンプルな UI と他のツールとの統合
導入するクリエイティブプロジェクト管理ソフトウェアを選択する際には、そのソフトウェアを使用する人から賛同を得ることが不可欠です。タスクを合理化して作業を容易にしないソリューションを選択した場合、チームは恐らくそのソリューションを使用しないでしょう。
アビー・ブラウン (Abbey Brown) 氏
「すばやく簡単に使用できなければ、豊富な統合機能を備えていても、導入してチームに使用してもらうのは困難です。オプション機能を備えた派手な製品は、機能が少なくても UI が優れた同等製品のようには使用してもらえません。」英国に拠点を置く FM Outsource のマーケティングマネージャーであるアビー・ブラウン (Abbey Brown) 氏はこのように述べています。「考慮するのもおかしいですが、新しいソフトウェアがチームに浸透するかどうかは、チームが好きかどうかによります。そしてそれに大きく影響するのが、使いやすさと視覚的なインパクトです。」
ブルース・ハーファム (Bruce Harpham) 氏
シンプルなユーザー インターフェイス (UI) や、他のエージェンシー ツールと統合できる機能は、新しいソフトウェアを採用してもらう上で大きな役割を果たします。ProjectManagementHacks.com の創設者であるブルース・ハーファム (Bruce Harpham) 氏は、デザイン用の Adobe やスケジュール用の MS Outlook など、すでに使用しているプログラムと統合できるソフトウェアを探すことを推奨しています。シンプルなUIには柔軟性もあります。さまざまなプロジェクトの要件を満たすために必要なフィールドを追加したり、ソフトウェアをカスタマイズしたりすることができないソフトウェアは、それほど使用されないでしょう。「クリエイティブなプロジェクトでは、従来のツールでは簡単に対応できない、一度きりの要望がクライアントから挙がる場合があるため、カスタムフィールドを定義する機能は重要です。」とハーファム (Harpham) 氏は付け加えています。
2. マイルストーンとタスク
ベン・トンプソン (Ben Thompson) 氏
GitPrime の共同創設者兼最高顧客体験責任者であるベン・トンプソン (Ben Thompson) 氏は、自身のキャリアをデザインに費やしてきており、全体的な目標をクリエイティブ チームと共有することの重要性を理解しています。この情報は、最善を尽くすための自律性をクリエイティブチームに与えます。チームが順調に作業を進められるようにするには、マイルストーンを設定することが重要です。
「すべての成果物に明確な時間の境界を設定することが不可欠です。クリエイティブな仕事は、従来の意味では決して『完了』しません。タスクは拡張し、与えられたコンテナに適合する傾向にあるため、大きなタスクは小さい標準的なマイルストーンに分割するのが有益です。」とトンプソン (Thompson) 氏は述べています。サブタスクを作成してマイルストーンを設定できるクリエイティブなプロジェクト管理ソフトウェアは非常に有用です。
3. 共同作業と画面上のコメント機能
従来のプロジェクト管理では、多くのタスクは、完了時に完了のマークが付きます。クリエイティブなエージェンシーのプロジェクト管理では、多くのプロジェクトがモックアップやイラストを使用しているため、要件が異なります。これらのファイルを簡単に共有する方法と、デザインに関する情報を追加するオプションを用意することが不可欠です。画面上でコメントを入力できるクリエイティブなプロジェクト管理ソフトウェアは、非常に大きな違いをもたらす可能性があります。
ジョン・リー (Jon Lee) 氏
「モックアップ内に存在する問題を、画面上で直接指摘するのではなく、言葉で説明しなければいけなかったら悪夢です。これは、社内のさまざまな部門を横断してクリエイティブな作業を行っている場合に特に当てはまります。つまり、画面上でコメントを入力できる機能がないと、全員が異なる方法でイラストを説明するため、混乱が増す傾向があります。」 Rabbut のクリエイティブディレクター兼創設者であるジョン・リー (Jon Lee) 氏はこのように述べています。
4. 視覚的なタイムライン
一日の終わりには、プロジェクトマネージャーとして、成果物がスケジュールどおりに提出されていることを確認する必要があります。クリエイティブチームはより視覚的な傾向があるため、ガントチャートを使用してタイムラインを作成すると、チームは締め切りを簡単に確認できます。「クリエイティブチームはプレッシャーの中でうまく働き、締め切りが近づいているときに最も仕事がはかどる傾向があります。タイムラインを短い集中的な期間に圧縮すると、高い創造力、集中力、士気が維持されます。」と GitPrime のトンプソン (Thompson) 氏は述べています。
クリエイティブチームと一緒に仕事をする際に、他のプロジェクト管理方法を使えない理由はありません。カンバンボードとアジャイル手法は、ソフトウェアの開発に最適なだけではありません。広告ベースのクリエイティブプロジェクトに取り組む際にも非常に便利なツールです。「詳細な部分に没頭しないようにしてください」とFM Outsource のブラウン (Brown) 氏は言います。「アジャイル手法とカンバンボードを使用することは、迅速に動いて結果を出すのに役立つでしょう。」
5. 正確なデータ
広告ベースのプロジェクトを作成する際には、データとリサーチが不可欠です。レポートをすばやく実行して、舵取りや表面化に必要なデータを生成できるツールを探してください。すでにこれを行うプログラムを保有している場合は、そのソフトウェアと統合できる製品か、すべてのリサーチを 1 つの場所に保管して、チーム全員がアクセスできるようにする製品を選択します。
「広告ベースのクリエイティブプロジェクトには、業界に関する重要なデータとリサーチが必要です。ほとんどのクリエイターは、見栄えの良いものを作ることはできますが、実際には市場であまり成功しません。たとえば、Facebook の広告です。どんなに広告の見た目が良くても、製品やサービスを直接販売していれば、お金を無駄にしていることが分かります。Facebook のユーザーのほとんどは、説教されたいのではなく、教えられたいと考えています。これは、マーケティングの観点から見たインサイトが必要な理由を示す典型的な例です。」 Rabbut のリー (Lee) 氏はこのように述べています。
優れたクリエイティブプロジェクトマネージャーになるために必要なこと
すべてのプロジェクト管理の中心にあるのは、解決しようとしている問題を知り、その情報をチームと共有することです。クリエイティブプロジェクト管理がそれほど異なるわけではありません。クリエイティブチームのプロジェクトマネージャーは皆、構造を提供するだけでなく、チームが日々の細かいプロジェクト運営とらわれずに力を発揮できる環境を育むことが重要であると認識しています。
目標を共有したら、それを迅速に達成するための計画を立てるのは簡単です。
「段階的な方向性を示す代わりに、目標を詳しく説明して、貢献してくれる各メンバーに自律性を与える方がはるかに効果的です。クリエイティブなブレークスルーは、あらゆる角度から自由に問題を解決できる場合に起こります。」 GitPrime のトンプソン (Thompson) 氏はこのように付け加えています。
柔軟性を持ち、クリエイティブな仕事には時間がかかることを知る
自分の環境で創造性を育みたい場合は、チームメンバーがある程度柔軟に各自のプロジェクトに取り組めるようにする必要があります。だからといって、それだけがメンバーのすべきことではありません。達成すべき仕事は依然としてあります。このアイデアは、他の事業部門での仕事の仕方と完全に矛盾しているかもしれませんが、クリエイティブチームには非常に有益な可能性があります。「クリエイティブなインサイトは爆発的に生まれます。休憩を取らずに継続的に仕事をしていると、標準以下のデザインが生成される可能性が高くなります。実際、個人的なプロジェクトに 20 ～ 40% の時間を費やすと、インスピレーションが湧きやすくなり、同時にクリエイティブチームは、自分のスキルを高めることができます。」と Rabbut のリー (Lee) 氏は述べています。