Xencor (ゼンコア) のソリューションで優先順位とチームの共同作業をレベルアップ

Xencor (ゼンコア) は、南カリフォルニア州に拠点を構えるバイオテクノロジー企業で、最先端のたんぱく質工学技術を使用してバイオ治療薬を開発しています。これによって、癌や自己免疫疾患を抱えている患者の生活が改善される可能性があります。製薬会社のパートナーの協力のもと、Xencor (ゼンコア) の技術を採用した 20 種類を超える薬品候補が臨床試験段階にあり、その他多数の薬品が臨床前の開発段階にあります。 

Xencor (ゼンコア) の成功に関する重要な要素の 1 つは、企業文化と効率向上に向けた熱意です。「皆のスケジュールが詰まっていることは認識しています。」と Xencor (ゼンコア) のプログラム リーダーシップ シニア マネージャーである Julie Silverio 氏は説明しています。「ミーティングにかける時間を減らし、各自が本来の仕事に専念できるように、できることは何でもしようと考えています。」Xencor (ゼンコア) は物事をスムーズに進められるように、数年前から Smartsheet を使用してきました。「整理された状態を保ちやすくするために、ダッシュボード、レポート、カレンダーが重宝しています。」と Silverio 氏は続けています。「Smartsheet は会社全体で使用されています。弊社の調査部門は Control Center ツールを使用してプロジェクトを管理しており、最大限に有効活用しています。臨床試験マネージャーは、このツールを使用して試験のタイムラインを追跡し、臨床試験の対象となっている患者がどのような状況かを監視しています。」

効率化のさらなる推進

Silverio 氏は再び Smartsheet を利用することを決定して、成長中のチーム、さまざまな部門、重要なプロジェクトを追跡するためのソリューションを生み出しました。

「数百にも及ぶサブタスクをこなすのは容易なことでありません。」と Silverio 氏は振り返ります。「優先順位を付け、整理された状態を保ち、重要な情報や期限を確実に把握できるようにする簡単な方法が必要でした。」

Silverio 氏は Smartsheet テンプレート ギャラリーなどのリソースにヒントがないか探し始めました。「ソリューションを最大限に活用するために、Smartsheet が提供するあらゆるリソースを使用しています。」と説明しています。「リソースとしては、ヘルプ記事、 Smartsheet University、コミュニティ (数式や構文を調べるときに特に役立つリソース)、そしてウェビナーがあります。テンプレート ギャラリーを閲覧して、自分の問題に対するソリューションがあるかどうかを確認しました。しかし、物事をもっと柔軟な方法で伝えるために、もう一歩踏み込む必要があることに気付きました。」そこで今回、Silverio 氏はソリューションを自分で構築し、Smartsheet ENGAGE’22 Template Contest (Smartsheet ENGAGE’22 テンプレート コンテスト) に参加して、Smartsheet コミュニティで他のチームをサポートすることにしました。「コンテストは、Smartsheet の実力を示して、取り組んできた内容を他の人と共有するよい機会です。」

コンテストで受賞したテンプレート

Silverio 氏は、シート、レポート、ダッシュボードという効果的な Smartsheet の中心的機能を使用して、ソリューション中心のテンプレートを設計しました。これによって、各自がタスクの計画、管理、視覚化の方法を強化できるようになりました。ユーザーがタスクを追跡しやすくなるように、連絡先、仕事の進め方に関するメモ、タスクの優先度、健全性、日付、メトリック、ステータス、先行タスク、後続タスクの列があり、すべてがどのように関連しているかを確認できます。ユーザーは、重要なタスクに関するアラートを自動的に受け取ることができ、レポートやシートのサマリーを生成して全体的な状況を把握できます。

「計画したタスクの数、そのうちリスクがあるタスクの数を簡単に確認できます。」と Silverio 氏は説明しています。「数式に苦手意識を持つ人が大勢いるのは知っていますが、構文に慣れてしまえば、情報をすべて 1 か所にまとめるのは素晴らしい方法です。シートのサマリーは非常に効果的であるため、その導入をさらに進めて、皆に使い方を案内することが絶対に必要です。いくつものソリューションをニーズに合わせて組み合わせることができるため、全体的に Smartsheet が非常に役立ちました。」

このソリューションを Silverio 氏の組織に導入し、コンテストに出す前から、Silverio 氏は自身の仕事の整理や効率向上のために利用してきました。「たくさんの人、グループ、プロジェクトと組織横断的に仕事をしていますが、今ではすべての状況を正確に把握できるようになりました。」と説明しています。「リスクのあるタスクを簡単に絞り込み、優先順位をつけて、進捗状況を可視化できます。何よりも重要なことは、優先順位付けと体系化されたメモ書きのおかげで 1 日の作業時間が約 10% 節約されてきたことです。」

この成果の証拠として、Silverio 氏のソリューションが際立っていて、他のユーザーが職場をシンプルかつ効率的な方法で強化することに役立つと、テンプレート コンテストの審査員 7 人全員から評価されました。Silverio 氏がコンテストのリスト/非構造型作業管理部門でベストソリューション賞を受け、実績のある効果的なソリューションを誰でも使用できる意味のあるテンプレートとする Silverio 氏の仕事が評価されました。今では、個人タスク管理テンプレートをユーザーが使用できて、Smartsheet テンプレート ギャラリーからダウンロードできます。

スキルと能力の強化

このソリューションを使用することによって、Silverio 氏と同僚とのコミュニケーションがより効率的になりました。「平均的なタスクの所要時間がわかるようになり、常に正確な見積もりをスタッフに提供して、今後のタスクに対して現実的な期待値を設定できるようになりました。」と説明しています。「また、自分の進捗状況が上司にさらに直接的に伝わるようになりました。ダッシュボードを表示するだけで、取り組んでいる内容を示すことができます。Smartsheet は仕事上の対人関係という点で間違いなく役立っています。」

最終的に、このソリューションによって Silverio 氏はモチベーションを維持し、自分の能力を向上させることができました。「自分の長所と短所、さまざまなタスクにかかる時間をはっきりと認識できるようになりました。」と述べています。

「改善するべき点がわかり、自分のキャリア アップを速める機会となります。さらに、自分が達成したすべてのことを追跡し続けることは、モチベーションの維持にも非常に役立ちます。」

Xencor (ゼンコア) が Smartsheet を社内プロセスに組み込み、企業情報を最新の状態に維持する処理の自動化を進めている中、Silverio 氏は自作のソリューションをチームに導入する準備を進めています。このソリューションは、コンテストで受賞した 4 つのテンプレートのうちの 1 つで、テンプレート ギャラリーで公開されています。「自分の作品をコミュニティで共有しても、それを使用する人がいるかどうかわからないことがあります。」と続けています。「このテンプレートが今後数年間他のチームの役に立ち続ける可能性があると聞いて、非常に嬉しく感じています。」 

ここをクリックして、Silverio 氏のテンプレートをダウンロードしてから、所属しているチームと共有します。