Whirlpool はいかにリアルタイムの可視性および地域内の連携を実現したか

家庭用電化製品のグローバル企業で大きなプロジェクト ポートフォリオ (世界 5 地域で約 400 件のプロジェクトを展開) の管理を担当しているのなら、常にすべてを掌握できる状態にするために包括的なシステムを持つ必要があります。 だからこそ、Whirlpool Corporation の上級プランニング エンジニアである Thiago Zapparoli 氏は、プロジェクト マネージャー、経営陣、および自身が管理する洗濯機・乾燥機関連の全担当者が「常に同じ情報を共有」できるようにするために、 Smartsheet を採用したのです。

「同じ情報を共有」とはつまり、Portfolio Execution Management Matrix (ポートフォリオ遂行管理マトリックス) と呼ばれる Smartsheet を基盤とした追跡システムのことで、複数の地域で遂行される 400 件ものプロジェクトのすべてを集約し、各プロジェクトやタスクの責任者、 KPI、 タスクのステータス (実行中、完了済み、遅延など) などを把握できるものです。 「私は、すべてのプロジェクト マネージャーのために、質が高くユニークなシステムを提供する必要があると考えていました」と、Zapparoli 氏は当時を振り返ります。

このような Smartsheet の画期的な使い方により、地域全体を把握できるようになり、プロジェクトのステータスも、各プロジェクトに含まれる数多くのタスクも、リアルタイムで可視化できるようになりました。 この包括的な追跡システムはまずブラジルで展開され、この地域の 10 名のプロジェクト マネージャーと部署を越えたリーダーたちの日々の仕事への取り組み方と情報共有の方法を一変させました。 「2018 年 4 月には米国に導入し、大きな変革を起こしました」と Zapparoli 氏は述べています。

「ユニークで効果的なシート」にてすべての関係者をつなぎ、全員にメリットを提供するという目標のもと、Smartsheet は家庭用電化製品の世界有数のグローバル企業に以下のような成果を提供しています。

• 既存のプロジェクト パイプラインを迅速かつ簡単にインポート (1 つの地域での立ち上げまでの期間は、わずか 2 日)

• ステップごとのプロジェクトのステータス、および注視する必要のあるポイントをすばやく把握できるよう、色による識別を可能に

• 全レベル (スタッフ、マネージャー、経営陣) 向けに明確で正確なレポートを作成

• 迅速な更新リクエストにより、プロジェクト マネージャーの効率性向上に寄与

• 従業員の病欠、休暇、会議欠席、または退職時のスムーズな引き継ぎを可能に

ブラジルおよび米国での導入後、 Zapparoli 氏は残りの 3 つの地域にも Smartsheet の追跡システムを導入し、またほかの 4 つの Whirlpool 組織での展開も支援しました。 この Smartsheet のプラットフォームは、ビジネス ユーザーにも、管理層にも受け入れられています。 最近実施したユーザー調査でも、 Smartheet の追跡システムは「プロジェクトの追跡において優れたツールである」および「タスクの完了期日がわかりやすい」という記述で、100% の「同意する」を獲得しました。 この調査に対するコメントにも、次のように、このソリューションの成果が表れています。

「プロジェクトのパイプラインが非常にわかりやすくなりました」、「Smartsheet により、整理や追跡が可能になりました」、「すべてを 1 か所に集約でき、すばやく、簡単に作業ができる点が非常に助かります」

Zapparoli 氏にとっての最大の成果は、人々がこのシステムを使っていることにあります。 「『クライアント』の声は重要です。なにしろ彼らがメリットを感じていなかったり、システムによって業務に支障が及んだりしたら、誰もこれを使用しなくなってしまうのですから。 私たちの主なクライアントはプロジェクト マネージャーであり、彼らは現在、多くのメリットを認識しています。 プロジェクトをしっかりと掌握できるため、意欲も増しています。 部署を越えて仕事をするリーダーたちも、優れた可視性を確保できたことを喜んでいます。また経営陣たちは、どのような支援が必要かを具体的に把握できる点を気に入っています」